Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сдать отчетность в электронном виде». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обмен электронной информацией (отчетными документами) между компанией и контролирующими инстанциями происходит по закрытому коммуникационному каналу связи ТКС. Он обеспечивает передачу большого объема данных на любое расстояние без сбоев и задержек. Организация электронного документооборота (ЭДО) через ТКС возможно только при участии специализированных программных сервисов. Именно сервисы помогают хозяйствующему субъекту формировать файлы с отчетностью, заверять электронными подписями (ЭЦП), зашифровывать и отправлять получателю.
Топ 3 способа сдать отчетность удаленно
С учетом данных технических нюансов, компании по своему усмотрению имеют возможность сдавать отчетность несколькими способами.
| № | Способы сдачи отчетности | Достоинства | Недостатки |
| 1 | Через операторов ЭДО |
|
|
| 2 | Бесплатные сервисы контролирующих органов |
|
|
| 3 | Фирмы-посредники (аутсорсинг) |
|
|
Статистическая отчетность с 2022 года сдается только в электронном виде
Согласно Постановлению Правительства РФ №2340, с 1 января 2022 года все компании и ИП должны представлять статистическую отчетность в Росстат только в электронном виде. Временный порядок, по которому у малого бизнеса была возможность сдавать первичные статистические данные на бумаге, закончил свое действие в последний день 2021 года и продлен не был.
Отчетность в статистику обязательна для плательщиков любого налогового режима и вида деятельности. Единого перечня отчетности, который должны сдавать организации и ИП, нет. У каждого предприятия свой список отчетности для Росстата. Он зависит от вида экономической деятельности, величина предприятия, других критериев отбора.
Росстат должен информировать предприятие о необходимости отчитаться с указанием нужных форм, однако предприятие — во избежание просрочек — может самостоятельно узнать о необходимости отчитаться в Росстат. Можно сделать письменный запрос в орган статистики по определенной форме, а можно воспользоваться и более простым способом — через официальный сайт Росстата, раздел «информация для респондентов». В форме поиска нужно указать реквизит (ОКПО или ОГРН, или ИНН). Программа выдаст перечень необходимых отчетных форм.
Кто должен представлять декларации?
Налоговую отчетность сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют экономическую деятельность, предполагающую оборот денежных средств.
Перечень подлежащих уплате налогов и, соответственно, подготавливаемых деклараций, разнится в зависимости от организационно-правовой формы предприятия и выбранного режима налогообложения. Так, индивидуальные предприниматели могут выбрать 3 режима: основной, упрощенный, единый налог на вмененный доход.
Обратите внимание: индивидуальные предприниматели должны подавать отчетность не только в ФНС, но также во внебюджетные фонды – ПФР, ФСС. В последние инстанции декларации необходимо сдавать ежеквартально, в налоговую службу (по упрощенной системе налогообложения) – ежегодно. Каждый год также необходимо подавать сведения о работниках ИП.
Юридические лица, использующие для расчетов с бюджетом ОСНО, каждый квартал должны представлять расширенный пакет отчетных документов:
- Бухгалтерская отчетность по 6 установленным формам;
- Пояснительная записка к БО;
- Декларации по НДС, налогу на доход физических лиц и другие;
- Отчеты в ФСС, ПФР, Росстат.
Коды налоговых периодов
Любая декларация обязательно содержит коды, которые указывают на отчетный период и вид налогов. Например, для 2019 года установлены следующие коды:
- При расчете налогов с нарастающим итогом: 21 – квартал, 31 – 1 полугодие, 33 – 9 месяцев, 34 – календарный год;
- Для ежемесячных деклараций: коды с 35 по 46 с января по декабрь соответственно;
- Для консолидированных групп налоговых агентов: с 13 по 16, ежемесячная отчетность начинается кодом 57 и заканчивается 68;
- При ликвидации организации: 50;
- Для имущественного налога: 21 – первый квартал, 17 – полугодие, 18 – 9 месяцев, 51 – первый квартал при реорганизации предприятия, 47 – полугодие при реорганизации предприятия, 48 – 9 месяцев при реорганизации предприятия;
- При упрощенной системе налогообложения: 34 – календарный год, 95 – последний отчетный период при смене системы налогообложения;
- При едином налоге на вмененный доход: 21 или 51 – первый квартал (и первый квартал при ликвидации), 22 и 54 – второй квартал, 23 и 55 – третий квартал, 24 и 56 – четвертый квартал;
При такой схеме налогоплательщик заключает договор с организацией-оператором ЭДО. После этого клиенту предоставляется доступ к сервису для сдачи отчётности. При этом на руководителя организации или его уполномоченного представителя выпускается электронная подпись.
Преимущества:
-
работа по сдаче отчётности полностью контролируется программой;
-
благодаря сервису налогоплательщик может получать сообщения и требования от налоговой;
-
при подаче отчётных сведений гарантируется их достоверность — канал для подачи отчётности защищён от мошенников разными методами шифрования;
-
все документы хранятся в личном кабинете у налогоплательщика — при необходимости он сможет отправить отчетность повторно;
-
возможность сэкономить при подключении нескольких предприятий.
Недостатки:
-
ежегодные платежи за сервис;
-
пользователь должен понимать, как происходит процесс отправки, знать требования и следить за сроками.
Обязательные функции.
Кроме отправки отчётных документов в основные контролирующие органы в минимальном наборе функций системы должны быть:
-
система подготовки и сдачи отчётности;
-
возможность загрузки файлов с отчётностью из других программ;
-
сверка и возможность обмена неформализованными документами с контролирующими органами;
-
оповещение о принятой отчетности от контролирующего органа;
-
юридически значимые выписки из ЕГРЮЛ;
-
система оповещения о требованиях и сроках сдачи;
-
обновление системы согласно новым требованиям (например, наличие электронных трудовых книжек).
Нужно также учитывать количество абонентов. Если у вас сразу несколько предприятий, операторы могут предложить выгодный тариф специально для группы компаний.
Обратите также внимание на интерфейс. Он должен быть интуитивно понятным. Вопрос здесь не только в удобстве, но и в необходимости дополнительного обучения для работы с сервисом.
Дополнительные функции. Системы сдачи онлайн-отчётности зачастую обладают дополнительными опциями, которые предоставляются операторами ЭДО за отдельную плату. Например:
-
автоматическое выполнение работы бухгалтера: система сама составляет необходимые расчёты, пользователю нужно только отправлять отчёты в контролирующие органы;
-
хранение данных;
-
регистрация и выпуск электронной подписи;
-
курсы по работе в системе;
-
бухгалтерские консультации;
-
предоставление нормативной базы.
Сдача отчетности через сайт госоргана
С одной стороны, это просто и бесплатно, с другой – неудобно. Дело в том, что каждый отчет нужно сдавать отдельно в профильном госоргане. Следовательно – регистрировать несколько кабинетов, разбираться в отличиях, привыкать к разным интерфейсам и тратить время на отправку.
Упрощенный алгоритм сдачи отчетов в ФНС, ФСС и ПФР через официальные ресурсы:
-
Покупка и настройка КЭП.
-
Регистрация кабинета на сайте государственного органа. Как альтернатива – авторизация с помощью ранее созданной и подтвержденной учетной записи на сайте Госуслуг.
-
Установка программного обеспечения (не для всех госорганов), получение доступа.
-
Формирование отчета через сервис госоргана или загрузка готового. Нужно следить за требованиями в конкретном кабинете.
-
Подпись с помощью КЭП, отправка.
Штрафы для нарушителей
Если налогоплательщик, который обязан отчитаться перед ИФНС в электронной форме, сдаст отчет «на бумаге», ему придется заплатить штраф в размере 200 руб. (ст. НК РФ).
Для страхователей, нарушивших порядок представления в ПФР сведений в виде электронных документов, предусмотрена санкция в размере 1 000 руб. (ст. Закона № 27-ФЗ).
Страхователю, не соблюдающему порядок представления формы 4-ФСС в электронной форме, назначат штраф в размере 200 руб. (п. 2 ст. Закона № 125-ФЗ).
Заметим, что на практике сдача «бумажной» отчетности вместо электронной нередко приводит к другим, более неприятным для бизнеса последствиям. Нарушители просто-напросто рискуют испортить отношения с представителями контролирующих органов. Чиновники берут нарушителей «на карандаш» и относятся к их отчетности, а также к их деятельности более скептически, чем к отчетам добросовестных плательщиков. Кроме того, контролеры начинают чаще использовать различные формальные основания для отказа в приеме отчетности. А это, в свою очередь, чревато штрафами за нарушение сроков сдачи отчетности.
Материал предоставлен порталом «Бухгалтерия Онлайн»
Отчетность в электронном виде: что это такое
Большинство хозяйствующих субъектов — ИП и юридических лиц, обязаны предоставлять в ИФНС и другие государственные органы несколько различных отчетов. Практически во всех случаях сдается налоговая отчетность (представленная декларациями или расчетами), при наличии работников — отчетность по страховым взносам и пенсиям, в предусмотренных законом случаях — статистическая отчетность. Хозяйствующий субъект в статусе юридического лица — АО или ООО, обязательно сдает бухгалтерскую отчетность.
Отметим, что в ряде случаев отчетность в государственные органы сдают не только предприятия, но и обычные физические лица. Чуть позже мы рассмотрим специфику их взаимодействия с ведомствами подробнее. Пока же — продолжим исследование электронного обмена ведомств с хозяйствующими субъектами.
Традиционно отчетность предприятия в государственные органы направляется на бумажных носителях по установленным формам. Но все более распространено использование таких форм в электронном виде — и последующая их передача в принимающий орган через интернет. При этом, электронная форма отчетности всегда заверяется с помощью квалифицированной электронной подписи хозяйствующего субъекта (оформленной на директора или на ИП как владельца бизнеса).
Дублирование отчетности на бумаге
Должны ли налогоплательщики, сдавшие отчетность по ТКС, направлять в налоговую инспекцию эту же отчетность на бумаге?
Обязанность по представлению отчетности в случае ее передачи в электронном виде по ТКС считается исполненной после получения подтверждения даты отправки от специализированного оператора связи и квитанции о приеме из налоговой инспекции. При этом налоговую и бухгалтерскую отчетность, представленную по ТКС, повторно направлять в налоговую инспекцию в бумажном виде не требуется.
Возможно ли при переходе организации на сдачу отчетности в электронном виде по ТКС дублировать успешно отправленную отчетность на бумаге? Это необходимо в целях страхования от возможных претензий налогового органа по поводу факта представления отчетности и ее формата.
Да. По просьбе налогоплательщика (его представителя) должностное лицо налогового органа распечатывает налоговую декларацию (расчет), принятую в электронном виде по ТКС, и проставляет отметку о приеме налоговой декларации (расчета). Это установлено пунктом 158 Административного регламента.
Является ли документ в электронном виде аналогом бумажного? Можно ли будет ссылаться на него при разрешении, например, спорных вопросов?
Декларации в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями законодательства, являются оригиналами, имеют юридическую силу, подлежат хранению как юридически значимые документы и могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в досудебном порядке.
В системах бумажного документооборота юридическая сила документа обеспечивается подписью ответственного лица и печатью организации. Эти же элементы являются и критерием достоверности, которая определяется визуально при предъявлении подписанного документа с печатью.
Подтверждением юридической силы электронного документа является электронная цифровая подпись.
Сдав отчетность по ТКС, наша организация получила от налогового органа протокол входного контроля с информацией об ошибках. Что нам делать?
Следует исправить ошибки, информация о которых содержится в полученном протоколе по строке «Ошибка в файле», и повторить процедуру отправки отчетности по ТКС.
Считается ли, что отчетность сдана в установленный Налоговым кодексом срок, если налоговая декларация с ошибкой отправлена вовремя, а исправленная декларация высылается в адрес налогового органа после установленного срока сдачи налоговой отчетности?
Если в уведомлении об отказе (протоколе входного контроля) налоговый орган сообщает о том, что декларация представлена по недействующему формату и по неустановленной форме, то такая декларация считается непринятой. И если в дальнейшем налогоплательщик не успеет представить декларацию по действующей форме в установленный срок, то он может быть привлечен к ответственности по статье 119 НК РФ.
Если ошибки касаются заполнения декларации, представленной в действующем формате и по установленной форме, и имеется квитанция о приеме, то декларация считается принятой налоговым органом. При этом налогоплательщику необходимо в пятидневный срок представить уточненную налоговую декларацию, исправив выявленные ошибки.
Электронная сдача отчетности в ФСС
Напомним, что в 2017 г. в Фонд Соцстраха сдается расчет по форме 4-ФСС, включающий сведения только по «травматизму» – страхвзносам на обязательное соцстрахование от профзаболеваний и несчастных производственных случаев. Данные о взносах на случай болезни и материнства теперь подаются в ФНС и отражаются в Расчете по страховым взносам.
Отчетность по взносам в ФСС можно сдавать, наряду с налоговой и бухгалтерской отчетностью, в электронном виде, что значительно экономит время и позволяет отчитываться даже в самый последний момент.
Расчет 4-ФСС, начиная с периода 9 месяцев 2017 г., заполняется по обновленной форме (приказ ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 с изм. от 07.06.2017). Для страхователей, у которых прошлогодняя среднесписочная численность работников составила более 25 человек, сдача отчетности в электронном виде является обязательной. При средней численности 25 человек и менее отчетность можно подавать на бумаге. Несоблюдение электронной формы, когда она обязательна, грозит страхователю штрафом.