Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году

Важно! Даже если сотрудник обратится за любым из названных документов значительно позже даты ухода из фирмы работодатель обязан выдать их в течение 3 дней с момента получения письменного запроса (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Помимо этого, в последний рабочий день при получении письменного заявления работника ему нужно предоставить:

• • • • • Справу о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ);
        • Справку о среднем заработке для службы занятости по форме, рекомендованной в Письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

Если сотрудник потребует копию приказа об увольнении, работодатель также обязан ее предоставить в день окончательного расчета.

Порядок увольнения сотрудников в 2020 году – изменения

07.02.2020Российский налоговый портал

Как было до 2020 года? Давайте вместе вспомним, какие документы следовало собрать и выдать на руки сотруднику, который решил уволиться.

Существует два вида документов, которые выдаются сотруднику на руки при увольнении.

Первый вид документов – это обязательные документы, которые работодатель обязан подготовить. И не важно, нужны они сейчас работнику или нет, хочет он их получать или нет, эти документы должны быть выданы под роспись. Если работодатель не выполнит эту обязанность, то его ожидает штраф.

Второй вид документов – документы по просьбе работника. Например, ваш сотрудник при увольнении вправе запросить копии личного дела, приказов о приеме на работу и об увольнении, характеристику.

К обязательным документам относятся:

1) Справка о средней заработной плате (за два года). Данный вид справки понадобится работнику на новом месте. Справка выдается по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 г. № 182н.

• 2) Документ, в котором содержатся сведения персонифицированного учета. Такие сведения персонифицированного учета содержатся в документах:
• – отчет СЗВ-М,
• – отчет СЗВ-стаж,
• – раздел № 6 отчета РСВ-1 (если сведения нужны до 1 января 2017 года),
• – раздел № 3 Расчета по страховым взносам (сведения после 1 января 2017 года).

Полностью выдавать документы работнику нельзя, потому что в этих разделах содержатся данные на других работников. Поэтому все сведения выдаются работнику в форме выписки.

1. Как стало в 2020 году?
2. В текущем 2020 году работодатель должен выдать работнику при увольнении следующие документы:
3. – трудовую книжку в бумажной форме или заполненную форму бланка СТД-Р;
4. – документ о стаже (выписку из раздела № 3 Расчета по страховым взносам, выписку из СЗВ-СТАЖ, выписку из СЗВ-М);
5. – справку о заработке за два календарных года;
6. – медицинскую книжку (если таковая оформлялась);
7. – расчетный листок.
8. Выписка из Расчета по страховым взносам – документ составляется за период с начала квартала по дату увольнения.
9. Выписка из СЗВ-СТАЖ – документ составляется за отчетный год (по дату увольнения работника).
10. Выписка из СЗВ-М – документ оформляется за месяц увольнения работника.

В ней должна стоять запись об увольнении, заверенная подписью кадровика и печатью организации или предприятия.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в соответствии с формулировкой Трудового кодекса. Обязательно в записи должно значиться согласно какой статье, ее части и пункту Трудового кодекса или другого федерального документа расторгается трудовой договор. Это правило обозначено в статье 84.1 Трудового кодекса.

При увольнении работника по собственному желанию нет единого подхода к внесению записи в трудовую книжку. Кадровики могут придерживаться как требований статьи 84.1 Трудового кодекса, так и указаний, обозначенных в пункте 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 № 69. При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись.

Работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке, ознакомившись с записью. Подпись ставится под записью кадровика.

Согласно п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовой книжки, если работник увольняется по собственному желанию по уважительным причинам, для которых государством предусмотрено какие-либо преимущества или льготы, запись об увольнении должна вноситься с указанием таких причин. К ним можно отнести перевод супруга в другую местность или необходимость ухода за одним из членов семьи.

Законодательные основы

Основополагающий закон, регулирующий трудовые отношения – Трудовой кодекс. Он предписывает выдать работнику при увольнении трудовую книжку, выплатить заработную плату и предоставить другие документы по требованию увольняющегося лица. Полный перечень документов прописан в статье 62.

Помимо ТК, ФЗ-255 обязывает работодателя выдать справку о заработной плате за последние два года, предшествующие увольнению. В законе № 27-ФЗ указана норма, согласно которой, работодатель должен снабдить сотрудника сведениями о страховом стаже по форме: СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М.

Налоговый кодекс предусматривает возможность получения справки по форме 2-НДФЛ при увольнении.

И естественно, не нужно забывать, что при увольнении работодатель должен провести полный расчет с сотрудником. Выплатить ему не только заработную плату за отработанное время, но и финансово компенсировать не отгулянный отпуск.

Ответственность за невыдачу трудовой книжки

Не секрет, что в стране еще множество недобросовестных работодателей, которые даже могут не выдавать трудовую книжку в день увольнения сотрудника.

Работодатель освобождается от ответственности только в одном случае: если увольняющийся не явился в последний день за трудовой книжкой. В свою очередь работодатель обязан в этот же день направить в его адрес уведомление при помощи оператора почтовой связи и пригласить для получения трудовой книжки. В остальных случаях вся ответственность ложится исключительно на работодателя.

Кодексом об административных правонарушениях предусмотрены для нерадивых работодателей достаточно жесткие штрафные санкции. Юридическое лицо могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, ИП – на 5 тысяч рублей. Помимо этого, работодателю еще придется оплатить среднюю заработную плату за весь период, пока у уволившегося лица не было на руках трудовой книжки.

Хотя с направлением уведомления о получении ТК сотруднику также следует быть осторожным. Если оно не дойдет до получателя, то бывший работник сможет доказать, что не получил ТК по вине работодателя и взыскать с него оплату за так называемый «простой».

Другой вопрос, который волнует многих работодателей: «Могут ли оштрафовать, если справки при увольнении работнику не выданы, к примеру, те же СЗВ-М и/или СЗВ-СТАЖ?». Насколько правомерно использовать нормы Закона № 27-ФЗ в сфере трудовых отношений? Ведь нормы этого закона позволяют привлечь работодателя к административной ответственности, и он действительно обязан предоставить справки об обязательных пенсионных отчислениях, а это уже трудовые отношения между сторонами.

Большинство юристов придерживаются мнения, что работодатель все же несет ответственность за нарушения трудового законодательства и иных нормативных актов, которые касаются трудовых отношений. Следовательно, на работодателя действительно могут быть наложены штрафные санкции в рамках административной ответственности, предусмотренные КоАП, а именно – статьей 5.27. Хотя никаких официальных разъяснений относительно этого вопроса на сегодняшний день нет.

Справки, которые выдаются работнику при увольнении

Какие справки выдаются работнику при увольнении? Нужно знать, что по письменному заявлению сотрудника каждый работодатель должен в течение трёх рабочих дней выдать человеку копии всех запрашиваемых документов, которые касались выполнения им своих должностных обязанностей до момента увольнения. Это могут быть разного рода распоряжения и расчёты: приказы о приёме и увольнении, решение о дисциплинарном взыскании или поощрении, справки о размере зарплаты или уплате страховых взносов, в общем, всё, что человек посчитал нужным получить на руки.

Единственное, что руководитель организации или должностное лицо не обязаны выдавать увольняемому, — рекомендательное письмо для следующей работы. Это может быть сделано только по желанию непосредственного руководителя или директора предприятия. Поэтому по данному вопросу нужно обращаться лично, делается это обычно в устной форме. При этом заверять рекомендательные письма необязательно. А вот указать контактный номер того, кто давал рекомендацию, нужно.

Какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию?

Подача физическим лицом всех требуемых для аннулирования трудового соглашения документов, на основании которых руководитель подготавливает все остальные бумаги и в последствие увольняет сотрудника, как правило, еще не является завершающим этапом и не дает право навсегда попрощаться сторонам, чьи деловые отношения были ранее скреплены с помощью договора.

Чтобы окончательно завершить процедуру увольнения, работодатель должен вернуть бывшему работнику все, полагающиеся ему документы. Вот почему важно знать какие документы нужно забрать при увольнении по собственному желанию, а также, какие справки должны выдать при увольнении по собственному желанию.

ВАЖНО! В обязанности работодателя входит оформление далеко не всех документов, которые выдаются при увольнении, некоторые из них сотрудник должен потребовать самостоятельно.

Предлагаем рассмотреть список документов, которые может получить работник непосредственно в день увольнения:

1. справка 2-НДФНЛ. Данный вид документа выдается для того, чтобы физическое лицо получило информацию о собственных доходах, заработной плате и суммах налогов, выплаченных в страховые организации.

   Справка, оформленная по форме 2-НДФЛ, содержит общие сведения об организации, где ранее работал сотрудник, его фамилию, имя и отчество, а также персональные данные работодателя.

   Главной информацией, которую вмещает в себя справка, являются сведения о некоторых видах доходов, предназначенных государством для ежемесячных вычетов в размере 13%, идущих в налоговую инспекцию, суммы всех остальных налоговых вычетов и их коды, суммарные размеры доходов, вычтенных из заработной платы, а также общая сумма налоговых выплат.

   Подобная справка является очень информативной и важной для различных организаций, предоставляющих кредиты. Поэтому она может пригодиться сотруднику, если он захочет взять в ипотеку недвижимость, либо оформить кредит на любую другую потребность.

2. Справка 182н/4н. Справка, свидетельствующая о среднем размере заработной платы, ранее оформлялась по форме 4н, но, начиная с 007.2013 года, вступила в силу новая форма документа – 182н.

   Данный вид документа не только вмещает в себя сведения о среднем размере оклада, но и содержит информацию о различных дополнительных выплатах и премиях, которые уволенное лицо получало на протяжении двухгодичного периода, предшествующего году расторжения трудового договора.

   Справка 182н может понадобиться работнику для того, чтобы получить денежное пособие. Например, расчет пособия, выплачиваемого за больничный, производиться именно с помощью данного документа.

   Также справка требуется для получения иных денежных компенсаций, полагающихся в случае болезни или несчастных случаев, беременности или уходе за родственником инвалидом, которые выплачиваются из бюджета фонда социального страхования

3. Справка о доходах за три месяца. Определенной формы данного документа не имеется, поэтому он должен оформляться в соответствии с требованиями конкретной организации, для которой он требуется.

   Такая справка отражает данные о доходах работника, которые подсчитываются путем суммирования зарплат и всевозможных пособий (с учетом налоговых вычетов), полученных сотрудником за период равный трем месяцам.

   Также отдельно подсчитывается общая сумма налоговых выплат за три месяца и средний оклад сотрудника за этот же период.
   
   Подобная справка необходима в том случае, если физическое лицо нуждается в социальной защите и претендует на денежную помощь.

4. Трудовая книжка. Данный документ является личной собственностью работника и поэтому работодатель обязан не только его вернуть законному владельцу, но и внести туда соответствующую пометку об увольнении.

   Подобная информационная запись проставляется на основании изданного приказа об увольнении. Трудовая книжка содержит отметку не только с датой зачисления на работу, но и с датой ухода, а также причины увольнения вместе со ссылками на законодательные акты, подтверждающие правомерность прекращения деловых отношений, и номер приказа, послужившего основанием для аннулирования трудового соглашения.

   Руководитель организации обязан отдать, покидающему рабочий пост физическому лицу, его трудовую книжку в день увольнения. Иметь в наличии данный документ необходимо для зачисления на новое место работы, а спустя некоторое время для подсчета размера пенсии.

5. Документ, содержащий сведения о застрахованном лице, который заполняется один раз в месяц по форме СЗВ-М, принятой с первого февраля 2016 года на основании постановления пенсионного фонда.

   В данную форму руководитель вносит личные данные работника, а также страховой номер его индивидуального лицевого счета, идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер сотрудника в пенсионном фонде, код причины постановки на учет и некоторые дополнительные данные.

   Подобный вид документа может понадобиться уволенному физическому лицу, для расчета размера его пенсионного пособия. Иногда форма СЗВ-М нужна, ушедшему с работы сотруднику, в качестве доказательства того, что он является добросовестным налогоплательщиком.

Штраф за невыдачу документов

Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.

Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя — от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:

• для организации — от 50 000 до 70 000 рублей;
• для руководителя — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).

Похожие записи:

• Главные изменения в пенсионной сфере в 2023 году
• Налоговый вычет за лечение зубов в 2022 и 2023гг
• Выдел доли в натуре нежилого помещения из общей долевой собственности