Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Легализация документов и Гаагская конвенция об апостиле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Апостиль — это форма подтверждения, что некий документ — законный и действующий, а не просто бумажка.
Проще всего понять, что это и как работает, на примере. В разных странах документы, которые выдаются на ребёнка, выглядят по-разному. Если приехать в другое государство с российским свидетельством о рождении, у местных чиновников могут возникнуть вопросы: это вообще легальный документ? у вас в стране правда такие выдают или вы его распечатали на цветном принтере? Но бумагу можно апостилировать — поставить на неё стандартизированный штамп, в котором официальное ведомство укажет: да, это легальный документ, мы такие и выдаём. Тогда чиновник за границей уже воспримет бумагу всерьёз.
Правда, есть нюанс: апостилированные документы признают не во всех странах, а только в тех, которые присоединились к Гаагской конвенции. С другой стороны, список государств, где апостиль работает, немаленький. Так что имеет смысл задуматься, не поставить ли вам нужные штампы на ваши бумаги.
Причём, возможно, сделать это стоит, даже если вы никуда не собираетесь. Апостильный штамп не имеет срока годности, а потому это одноразовое мероприятие. Так что есть смысл разобраться с бумагами прямо сейчас, чтобы было проще, если всё же надумаете переехать. При этом важно понимать: хотя апостиль и ставится бессрочно, сам документ, на который он нанесён, может потерять юридическую значимость. Например, если апостилировать свидетельство о браке и развестись, то потребуется апостилировать уже свидетельство о разводе.
Как выглядит апостиль, можно посмотреть в соответствующем нормативном документеКонвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Шаблон штампа будет в самом конце. Заполняют его на русском языкеФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», хотя могут также сделать это на английском и/или французском (но вряд ли будут).
Что такое апостиль и зачем он нужен
Апостиль документов об образовании
Что представляет из себя понятие — апостиль вам уже понятно. Теперь стоит сказать, что должен представлять из себя апостиль документов об образовании. Стоит сказать о том, что штамп апостиля может ставиться только лишь на подлинные образовательные документы. Данный штамп будет свидетельствовать о том, что печать является подлинной.
Апостиль проставить придется в том случае, если студент из России решит покинуть свое учебное заведение, чтобы за рубежом продолжить свое обучение. Проставить апостиль на документе об образовании сможет Орган власти субъекта России. Срок рассмотрения и проставления апостиля в этом случае может составить 45 дней. Естественно, этот срок отсчитывается с того времени, когда студент подаст заявление на проставление апостиля.
За такую процедуру, как проставление апостиля на образовательном документе придется заплатить госпошлину, которая составляет 1500 рублей. В этой статье вы найдете также образец апостиля на документы об образовании.
Что делать, если в стране не действует апостиль
Если собираешься переезжать в страну, которая не входит в Гаагскую конвенцию, тогда процедура легализации документов на территории выбранного государства будет дольше. Рассмотрим на примере Арабских Эмиратов. Эмигранту из России, чтобы заверить необходимые справки и дипломы, нужно:
- пойти к нотариусу и заверить у него конкретный документ РФ;
- перевести документ на арабский язык;
- снова обратиться к нотариусу, чтобы заверить подпись переводчика;
- удостоверить подлинность подписи нотариусов в Министерстве юстиции РФ;
- подтвердить документ в консульском отделе Министерства иностранных дел и в Посольстве ОАЭ в Российской Федерации.
Следует рассмотреть причины, по которым возможен отказ в проставлении апостиля.
Одной из них может быть непригодность документа, поэтому выделим критерии оценки бумаг:
- Бланк должен быть целым и не ламинированным.
- Подпись — четкая.
- Без помарок и исправлений.
- Все буквы хорошо читаемые.
- Содержит все необходимые реквизиты.
- Ничего не должно нарушать текст документа.
Возможны следующие причины отказа:
- Нет возможности подтвердить документ.
- Нет связи с выдавшим документ нотариусом.
- Организация, которая выдала документ, не отвечает на запрос Министерства.
- Ответ на запрос пришел не в установленные сроки, с опозданием.
- Документы подготовлены или составлены неверно.
Для того чтобы таких проблем не было, лучше всего самостоятельно обращаться в учреждения. Обратитесь в Министерство за выяснением результата для того, чтобы подавать заявку еще раз.
ЗАГС может отказать в проставлении апостиля на документах, выданных в СССР. Нужно произвести обмен документов старого образца на новые.
Нотариально заверенная копия документа
Разбираясь, в чем разница между копией документа, удостоверенной апостилем, и копией документа, заверенной нотариусом, важно понимать конечную цель их подачи и требования конкретной организации в конкретном государстве.
Если мы говорим про банки или другие финансовые учреждения, то чаще всего требуются именно нотариально заверенные копии документов.
Это значит, что нотариус снимает копию с оригинала документа и своей подписью и печатью заверяет/подтверждает, что он видел оригинал, а копия полностью соответствует оригиналу.
На английском языке в требованиях к таким документам так и пишут – A certified true copy of original.
То есть, именно такой текст и должен быть указан на переведенном документе.
Апостиль оформляется в той стране, где оформлен оригинал документа. Если он выдан в России, то получать апостиль необходимо также в России.
Штамп ставит тот орган, который выдал оригинал. Например, апостиль на свидетельство о браке или рождении делают в загсе, на диплом — в Рособрнадзоре, на справку о несудимости — в МВД.
На территории России апостиль имеют право проставлять:
- Генпрокуратура;
- Минюст и территориальные органы министерства на местах;
- Минобороны;
- Рособрнадзор;
- Росархив и территориальные подразделения ведомства;
- отделы ЗАГС субъектов федерации;
- МВД.
Для чего нужна легализация
Легализированный — это такой документ, который после совершения определенных процедур получает юридическую силу на территории иного государства. И главная цель легализации документов — это получение возможности человеку предоставить бумагу, выданную на территории одного государства, в официальные организации другого государства.
Для начала разберемся, какие документы подлежат легализации:
- дипломы и аттестаты об образовании;
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о браке, разводе, смерти;
- справки, доверенности, страховки;
- свидетельство о регистрации и другие бумаги юридических лиц.
Понятие легализации документации
Легализация документов дает возможность подтвердить, что бумаги, имеющиеся у россиянина, являются законными, поэтому могут использоваться при взаимодействии с представителями других стран. Она может быть упрощенной или консульской.
Упрощенный вариант используется при посещении государств, присоединившихся к конвенции об Апостиле. Если же приходится посещать страны, которые отказались от использования апостилирования, то оформляется консульская легализация, для чего приходится обращаться в несколько государственных инстанций, представленных консульством, МИД и Минюстом. Апостиль документов можно оформить в одной вышеуказанной организации или других учреждениях, обладающих соответствующими полномочиями.
Какие страны признают на своей территории легализацию документов при помощи апостиля?
К настоящему времени насчитывается порядка 135 стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года. Среди них такие ожидаемые государства, как Франция, США, Великобритания, Германия, Нидерланды, а также достаточно экзотические страны типа Лесото, Гренады и Вануату.
К Гаагской конвенции по вопросам упрощенного порядка легализации на своих территориях документов других государств присоединились также все страны, входящие ранее в Советский Союз, кроме Туркменистана.
Таким образом, 135 стран и территорий — участниц Гаагской конвенции 1961 года взаимно признают на своих землях установление законности документов, выданных в другом государстве, при помощи апостиля.
Нужно добавить, что с рядом государств у России заключены договоры о взаимном признании госдокументов друг друга. Это означает, что в рамках подписанных договоров страны признают действующими на своей территории документы из другого государства без каких-либо дополнительных оформлений, в том числе путем проставления апостиля. К таким странам относится большинство стран — выходцев из СССР, а также Болгария, Израиль, Румыния, Хорватия, Чехия и другие. Всего 37 стран.
В какие организации можно обратиться, чтобы легализовать документы?
В России апостиль на документы можно проставить в следующих госорганах:
- Министерство юстиции РФ легализует документы, выданные госорганами федерального значения, нотариально удостоверенные документы, нотариальные копии и переводы.
- Структурные подразделения Минюста в субъектах Федерации смогут проставить апостиль на документах, выданных в регионах, местными органами власти, нотариусами.
- Органы ЗАГС уполномочены ставить апостиль-штампы на оригиналы актов гражданского состояния, такие как свидетельство о рождении, смерти, браке и т. п.
- Минобороны РФ уполномочено легализировать документы, касающиеся воинской службы.
- Рособрнадзор проставит апостиль на документы гособразца об образовании, ученых степенях и т. п.
- На архивные справки и выписки апостиль уполномочен ставить Росархив и его структурные подразделения на местах.
Нужно иметь в виду, что документы, выданные в России, могут быть апостилированы только в России. Для того чтобы проставить апостиль на документ иностранного государства, придется ехать в страну, выдавшую его. Консульства и посольства полномочиями ставить апостили не наделены.
За получением услуги по легализации документа можно обратиться к посреднической организации. В этом случае забот будет меньше, но стоимость затрат выше, так как придется оплатить не только госпошлину, но и услуги специалиста-посредника.
Как должен выглядеть апостиль?
Проставляют апостиль в нескольких разновидностях – в виде штампа, специальной печати, рельефного оттиска с голограммой или цветовыми вкраплениями из микрочастиц. Кроме того, апостиль образец должен иметь заголовок на французском языке – APOSTILLE, в нем прописывается:
- наименование города;
- название страны;
- указывается название компании или организации, которая заверяла подлинность документа;
- подпись и расшифровка ответственного лица;
- номер по реестру учета;
- дату поверки, с печатью организации.
Если он выполнен в виде заготовленного штампа, то ответственным лицом вносятся необходимые дополнительные данные, а полностью текстовая часть заверяется гербовой печатью лицензированного офиса организатора поверки.
Общепризнанными размерами являются параметры штампа со сторонами 9 см, его проставляют на любом свободном от текста месте либо с оборотной стороны документа.
Также он может находиться как на титульном листе документа, так и быть его заверенной частью, но если какие-то детали читаются или распознаются неверно, то это может привести к сомнению, и отказу признавать его на территории других стран. Но большинством государств он признается безоговорочно, даже теми, кто не входит в Конвенцию.
Штамп может быть проставлен только на той документации, которая исходит исключительно от государственных органов России, и последующее консульская легализация уже не требуется. К официальной российской документации можно отнести:
- Относящиеся к органам государственной власти – прокурорские постановления, решения судов, постановления органов исполнительных властей.
- Любая административно-правовая документация.
- Заверенные нотариальные документы – доверенности, завещания, распоряжения о дарении.
- Штампы органов гражданского состояния – регистрационные данные, сведения о полученных визах на день запроса, подтверждение подлинности подписи, если этого ранее не сделано нотариусом.
Но некоторые виды документации не могут иметь законное подтверждение апостилем, если:
- Они относятся к дипломатическим или консульским актам.
- Распоряжения от таможенных служб о незаконности коммерческих операций.
- Если установленная форма со стороной 9 см нарушена.
Апостиль на подлинник или на копию документа?
Допустимо поставить апостиль как на оригинал документа, так и на нотариально заверенную копию. Выбор зависит от строгости требований зарубежной организации, где вы будете предъявлять документ.
Апостилировать копию проще, чем подлинник. На нотариальную копию любого документа апостиль проставляет Министерство юстиции. А вот апостилированием оригиналов документов занимаются различные государственные органы — об этом мы расскажем ниже.
Также поставить апостиль на копию можно в любом регионе РФ, но апостилировать оригинал возможно только в том регионе, где он был выдан, даже если вы там больше не живёте.
Апостиль действует всё то время, что действителен документ. Поэтому поставив апостиль однажды на оригинал документа, вы можете в дальнейшем использовать его во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию.
|
Апостиль на подлинник документа |
Апостиль на заверенную копию документа |
|---|---|
|
Подтверждает, что документ выдан тем органом, который указан на документе, и что на нём стоит подлинная подпись |
Подтверждает, что перевод выполнен квалифицированным переводчиком и заверен у нотариуса |
|
Принимают во всех организациях стран-участниц Гаагской конвенции |
Принимают не везде, зависит от строгости требований организации |
|
Апостиль на разные документы делается в различных госорганах РФ |
Все копии заверяет Минюст РФ |
|
Можно поставить только в том субъекте РФ, где был выдан документ |
Можно поставить в любом регионе РФ |
- нотариально удостоверенные документы (доверенности, согласия, заявления);
- любые нотариально заверенные копии документов РФ;
- нотариально заверенный перевод документов;
- выписку из российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);
- нотариальную копию российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);
- нотариальную копию водительского удостоверения;
- документы юридических лиц РФ, заверенные государственным регистрационным органом (уставы, свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет и др.);
- оригиналы документов об образовании (только РФ и СССР) (дипломы, аттестаты, справки и др.);
- оригиналы документов ЗАГС (только РФ и СССР) (свидетельства о рождении, заключении брака и др.);
- документы о трудовом стаже;
- судебные решения с отметкой о вступлении в законную силу.
Если Вы решили переехать на постоянное место жительства в другую страну, то Вам может понадобиться поставить штамп Апостиль на оригинал свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака, свидетельства о расторжении брака, оригинал свидетельства об перемене имени и т.д.
Это нужно, чтобы в любой момент в стране проживания Вы смогли без всяких проблем сделать нотариальную копию документа и не возвращаться в Россию, чтобы вновь эту копию апостилировать.
На данный момент наше бюро переводов проставляет Апостиль на оригинал свидетельств о рождении, свидетельств о заключении брака и других свидетельств, выданных органами ЗАГСа города Москвы и Московской области. Оригиналы возвращаются Вам с уже поставленным на них Апостилем.
Если нет необходимости в проставлении Апостиля на оригинале документа, то можно его поставить на нотариальную копию.
К сожалению, если ваше свидетельство ЗАГС выдано в другом регионе (не в Москве или Московской области), то апостилировать оригинал этого документа можно только там.
На какие документы ставится апостиль?
Перечень документов в общем виде определен самой Конвенцией — это официальные, административные, судебные, судебно-исполнительные документы, нотариальные акты и официальные пометки (регистрационные, визирующие, ненотариальное заверение подписи). Большее практическое значение имеет тот перечень, который определяется на уровне страны оформления документа и страны его представления.
В России апостилируются документы:
- архивного характера происхождения: выписки, документы, копии из архивов;
- об образовании: аттестаты, дипломы, свидетельства и т.п.;
- нотариальные: удостоверенные нотариусом документы, их копии, переводы;
- о регистрации актов гражданского состояния: свидетельство о рождении, смерти, браке, расторжении брака и т.д.;
- уставные и регистрационные документы юрлиц: устав, свидетельство о регистрации, ИНН и прочие (только в нотариально заверенной копии);
- документы, выданные судами, органами прокуратуры, МВД: решения судов, прокуратуры, справки о судимости (несудимости), реабилитации (дисквалификации);
- другие официальные документы органов власти.
Для каких документов не нужен апостиль?
Апостиль не проставляется:
- на таможенных, коммерческих документах;
- на консульских и дипломатических документах;
- на удостоверяющих личность документах, включая паспорт, военный билет;
- на оригиналах трудовых, пенсионных книжек, водительских удостоверений;
- на неофициальных документах (справки, личная, деловая переписка, внутренние документы организаций и прочее);
- на документах, вызывающих сомнения в подлинности, в том числе печати и (или) подписи, либо подписанных (завизированных) неуполномоченным лицом (органом);
- на поврежденных, нечитаемых документах, а равно содержащих размытую (стертую) печать, подпись;
- на других документах, которые не включены в перечень подлежащих апостилированию.
Рекомендуется заранее уточнять требования к признанию документа. Например, в некоторых странах банковские документы, хотя и относятся к коммерческим, принимаются при наличии апостиля.
Кто может проставить апостиль
Проставление апостиля относится к компетенции государственных служб и ведомств. На территории РФ в перечень таких уполномоченных структур входят:
- региональные Управления Минюста РФ, если апостиль необходимо проставить на нотариальных документах;
- территориальные учреждения ЗАГС – для официальных бланков и справок, выдаваемых этим ведомством;
- профильные отделы генеральной Прокуратуры РФ;
- специализированное управление службы Росархива;
- территориальные и федеральные органы Минобразования РФ – для документов, подтверждающих прохождение обучения и получения образования на территории страны;
- федеральный отдел МВД РФ – для документов, связанных с наличием или отсутствием судимости у граждан страны.