Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок списания раходов на ГСМ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
- 25 * 41 = 1025,00 руб.
- 120 * 39 = 4680,00 руб.
- 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
- 25 + 120 = 145 л.
- 5705 / 145 = 39,34 руб.
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
В налоговом учёте материалы (топливо, в том числе) должны оформляться как материальные, либо как прочие расходы. В основе выбора лежит основная деятельность компании: если она напрямую связана с перевозками и эксплуатацией автомобилей, то ГСМ следует отнести к материальным затратам; если же компания использует машины для служебных поездок и личных нужд, то ГСМ — это прочие расходы.
Что касается нормирования расходов, то здесь также доступно два варианта. По закону ГСМ можно учитывать и по фактическому потреблению, и по нормированному расчёту. Налоговый кодекс не даёт каких-либо указаний для этого выбора. Организации должны самостоятельно решить, что им удобнее: фиксировать расход ГСМ по фактически использованному топливу или по пробегу автомобиля.
Вариант 1. Учёт ГСМ при фактическом списании
В путевом листе зафиксировано, сколько было топлива в баке на начало рейса (10 л), сколько было выдано (45) л и сколько осталось после поездки (14 л).
Расчёт фактического использования ГСМ: 10 + 45 – 14 = 41 л.
Сумма к списанию: 41 л × 43,14 руб. = 1768,74 руб.
| Описание операции | Дт | Кт | Сумма в рублях |
|---|---|---|---|
| Списание топлива с оформлением бухгалтерской справки-расчёта | 26 | 10 | 1 768,74 |
Разработка индивидуальных норм измерения расхода и списания ГСМ — ГЛОНАСС/GPS
Чтобы провести эксплуатационный замер, необходимо:
- Долить топливо в бак до его заполнения.
- Опломбировать и сфотографировать систему подачи топлива, чтобы перестраховаться от несанкционированного доступа к ней недобросовестных водителей.
- После этого транспортное средство нужно «прогнать» в обычном режиме, в условиях плохой дороги
и т. п. - Затем необходимо вновь долить топливо в бак до его заполнения, предварительно посчитав его объем
каким-либо измерительным прибором (обязательно сертифицированным).
Шаг 5. Способы списания ГСМ для целей бухгалтерского учета
Полученные ГСМ после использования необходимо списать с бухгалтерского учета. Основные способы списания ГСМ:
- по средней себестоимости;
- по методу ФИФО (FIFO) — то есть с учетом динамики стоимости в хронологическом порядке — 1-й пришел — 1-й списан.
Более распространенный метод списания — по средней себестоимости. Он удобен, если используется большое количество однотипного топлива, когда к моменту списания N л топлива типа Т стоимость оставшегося топлива типа Т складывается со стоимостью такого же приобретенного, вычисляется его средняя цена СТ и получается стоимость для списания N * СТ = ZNT.
Определять количество N топлива для списания также можно несколькими способами, лишь бы расход топлива действительно был обоснован, привязан к реальным техническим показателям и не вызывал сомнений у контролирующих органов:
- по методическим рекомендациям Минтранса;
- по собственной разработанной методике;
- по фактическому расходу для нетранспортных средств — мотоблоков, бензопил, газонокосилок, тримеров и т. д.
В Методических рекомендациях, утвержденных распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14.03.2008 (в редакции от 30.09.2021 № ВД-196-р) (далее — МР Минтранса), для легковых и грузовых транспортных средств установлены базовые нормы списания на 100 км. В МР Минтранса приведена методика расчета потраченного топлива в зависимости от вида, типа ТС и поправочных коэффициентов. Поправочные коэффициенты учитывают увеличение или снижение нормы расхода топлива:
- в сельской или городской местности, для чего на трассы общего пользования установлены специальные категории — I, II, III;
- на равнинной или холмистой местности;
- в летний-зимний период;
- в зависимости от веса снаряжения ТС, перевозимых грузов, наличия прицепов, пассажирозагрузки, вида автотранспортных работ и т. д.
Шаг 6. Формирование авансового отчета для списания ГСМ в 1С
Если топливо приобреталось подотчетным лицом за наличные или по корпоративной карте, списать топливо и признать расходы нужно авансовым отчетом подотчетного лица с приложением кассовых чеков.
Если предприятие ведет путевые листы через программные решения 1С, то этим же документом можно сформировать и авансовый отчет по закупке, соответствующей периоду ПЛ.
При заполнении вкладки «Топливо» и наличии правильного остатка по МОЛ на счете 10.3.2 авансовый отчет сформируется автоматически, его можно распечатать как непосредственно из формы «Путевой лист», так и из Журнала операций. А/о из путевого листа по умолчанию имеют префикс «ПЛ», чтобы их можно было отличать от а/о по другим видам расходов.
Расчет для легковых автомобилей
Для легкового авто расчет норматива производится по специальной формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где:
- Qн — это норматив затрат ГСМ, исчисленный в литрах;
- Hs — базовый стандарт расхода топлива на пробег автомобиля в 100 км;
- S — конкретный пробег автомобиля, исчисляется в км;
- D — поправочный коэффициент, установленный к норме, отражается в %.
Базовый стандарт определяется в соответствии с рекомендациями Минтранса для организаций. Например, отдельные значения предусмотрены:
- для отечественного транспорта до 2014 года выпуска;
- для зарубежных авто до 2008 года;
- для зарубежных марок с 2008 по 2014 год.
Когда нормативы повышаются
Оснований для применения повышающих коэффициентов для расчета нормы расходов топлива на автомобильном транспорте довольно много. Значения коэффициентов варьируются от 5% до 50%. А в сумме выдают и гораздо большие значения.
Основания для повышения норм расхода топлива:
- работа в зимний период — 5-20%;
- эксплуатация в горной местности — 5-20%;
- дороги сложного плана и опасные участки дорог — 10-30%;
- передвижение в городских зонах — 5-35%;
- необходимость частых технологических остановок — 10%;
- необходимость низкой скорости движения — 15-35% в среднем;
- для обкатки нового авто — до 10%;
- по длительности эксплуатации — 5-10%.
Это лишь ключевые факторы, которые повышают расход топлива. Исчерпывающий перечень приведен в Распоряжении Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 (ред. от 20.09.2018).
Пример учёта расходов на топливо
Компания ООО «Аврора» имеет в собственности автомобиль, который используется менеджером для поездок к клиентам в целях заключения договоров на оказание услуг. Топливо для него закупается по топливной карте.
В июне компания перечислила на топливную карту аванс в размере 6 тыс. руб. с учётом НДС. Далее сотрудник заправлялся — на общую сумму 3 тыс. руб.
Работник в месяц совершил три поездки и при этом израсходовал топлива на 2 тыс. руб.
Корреспонденция по учёту топлива будет такая:
| Дт | Кт | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
| Уплата аванса на топливную карту | |||
| 60.2 | 51 | 6 000 | Перечислили аванс на топливную карту |
| 19 | 76.ав | 1 000 | Отразили НДС по авансу |
| 68 | 19 | 1 000 | Приняли к вычету НДС с аванса |
| Поступление топлива (заправка) | |||
| 10.3 | 60.1 | 2 500 | Приняли поступившее топливо к учёту |
| 19 | 60.1 | 500 | Отразили НДС по поступившему топливу |
| 68 | 19 | 500 | Приняли к вычету НДС с поступившего топлива |
| 60.1 | 60.2 | 3 000 | Зачли аванс на сумму покупки топлива по факту |
| 76.ав | 68 | 500 | Восстановили НДС с аванса |
| Списание топлива (поездки) | |||
| 20 | 10.3 | 2 000 | Списали расход топлива по подтверждающим документам |
Перерасход – в расход
Вопрос о том, может ли предприятие в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.
С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех компаний. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.
В итоге компаниям при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если организация представит документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).
Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров).
По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.
В письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 подчеркивается, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему необходимых первичных документов, отражающих приобретение горюче-смазочных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика на бензин. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа обязательно должна содержать информацию о конечном пункте следования автомобиля. Эти данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
Таким образом, если организация — покупатель бензина по смарт-картам использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике. Необходимо также зафиксировать регулярность составления данного документа.
Правила учета ГСМ — нормативы
Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:
- заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
- собирают комиссию и производят замеры.
Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):
- В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
- Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
- По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
- Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
- Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.
Зачем нужны показатели норм ГСМ?
Нормы ГСМ необходимы для выполнения расчетов топлив по месту использования и потребления. Все показатели фиксируются в статистической, оперативной отчетности. Результат требуется, чтобы правильно и точно определить себестоимость перевозки на предприятии.
Также нормы позволяют предварительно посчитать затраты на различные транспортные работы. Руководители предприятий смогут планировать ежемесячные и регулярные потребности, чтобы обеспечить организацию необходимыми нефтепродуктами в необходимом объеме. Нормы ГСМ требуются, чтобы проводить расчеты по налогообложению. Показатель позволяет определить необходимость в экономии, минимизации затрат в результате чрезмерного потребления нефтепродуктов.