Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать электронный документооборот в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
ЭДО подходит практически всем. Правда, считается, что для малого бизнеса это дорого и сложно. И действительно, если у компании бывает всего несколько договоров в год, минимум работников и отчётов, то целесообразность трат на внедрение электронного документооборота может вызвать сомнение. В остальных случаях преимущества сервисов ЭДО превосходят недостатки и в итоге позволяют сэкономить.
Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии
Рассмотрим, с какими проблемами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются в организациях.
Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.
Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.
Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.
Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.
Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.
Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.
Может сбоить сервис. Например, может отключиться интернет либо сама система выдаст ошибку.
Нужно платить за сервис. У разных операторов ЭДО свои тарифы. Не у всех они выгодные для конкретного бизнеса. Но если использовать ЭДО только для входящего документооборота, например, в небольшой рознице, то достаточно подключить ЭДО с тарифом только на входящие документы. Сервисы обычно оказывают такую услугу бесплатно.
Могут возникнуть сложности с настройкой сервиса. Иногда, чтобы работать с программой, сначала нужно её изучить и правильно настроить на работу. На это нужно время и иногда даже помощь операторов ЭДО.
Новые требования к операторам ЭДО в 2023 году
С января 2023 года вступило в силу положение Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108, которое обязывает операторов ЭДО передавать в налоговую электронные документы с реквизитами прослеживаемости. К таким документам относятся счета-фактуры, УПД и другие документы.
Порядок передачи документов определен приказом ФНС России от 8 июля 2022 года № 636.
Подписанные электронные документы вместе с файлами электронной подписи, а также служебными и технологическими документами, передаются оператором в ФНС в виде архива.
Оператор продавца обязан представить электронные документы в течение одного рабочего дня, следующего за днём получения указанных электронных документов от продавца.
Откладывать изучение того, как вести электронный бухгалтерский документооборот нельзя. Пока вы будете разбираться, где, как и что подключить, ваши конкуренты будут уверенно вести свою деятельность, вовремя и без штрафов сдавая всю отчетность.
Кому подходит система электронного документооборота
Кому и зачем нужен электронный оборот документов:
- Для крупного бизнеса альтернативы нет. Такие предприятия обязаны подавать отчётность в электронном виде. Для обмена документами с контрагентами ЭДО также будет актуально: когда их сотни и с каждым нужно обменяться несколькими бумагами, затраты на документооборот значительны. Внедрение ЭДО помогает не только сократить финансовые расходы, но и передавать документы оперативно.
- Для сегмента малого и среднего бизнеса ЭДО выполняет те же задачи — упрощает и ускоряет документооборот, — а в некоторых случаях он обязателен. Но есть ещё один момент — многие крупные контрагенты желают обмениваться электронными документами. Если малая компания не готова на такой шаг, это снижает вероятность сотрудничества.
- Для плательщиков НДС альтернативы тоже нет — они обязаны подавать декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Именно такую передачу и обеспечивают операторы ЭДО.
- Переходить в электронный формат нужно и тем, кто участвует в обороте маркированной, прослеживаемой и иной подконтрольной продукции. Такие компании обязаны обмениваться электронными документами и отправлять сведения в государственные информационные системы.
Внедрить ЭДО будет выгодно, если компания:
- работает с большим количеством поставщиков и покупателей;
- продаёт товары на маркетплейсах;
- планирует торговать маркированной и подакцизной продукцией;
- часто взаимодействует с ФНС, СФР, другими ведомствами;
- выставляет и принимает счета-фактуры;
- работает с компаниями из других населенных пунктов;
- имеет большой штат сотрудников;
- задумывается о том, как в будущем будет хранить документы.
С какими трудностями сталкивается бизнес при настройке ЭДО
-
К переходу на безбумажный документооборот необходимо подготовиться: сформировать утверждающие внутренние акты организации, зарегистрировать цифровую подпись и заключить договор с оператором.
-
Иногда решение о нововведениях принимается без четкого анализа ситуации на предприятии и планирования и терпит фиаско. Сформулируйте проблемы, с которыми сталкивается организация при бумажном делопроизводстве, и наметьте задачи, на решение которых будет направлено внедрение ЭДО. В соответствии с намеченными целями выбирайте индивидуальные настройки систем электронного документооборота.
-
Многие предприниматели опасаются начинать масштабную реорганизацию, думая, что налаженная система работы нарушится, а новая — не приживется. Именно поэтому лучше пользоваться готовыми решениями, чтобы не допускать ошибок и не провалить проект.
Как наладить бесшовное движение документов между системой внутреннего документооборота и внешним Оператором ЭДО
Даже при отлаженной системе как внутреннего, так и внешнего ЭДО, компании нередко сталкиваются с проблемой их синхронизации. Для того чтобы сделать обмен юридически значимыми формализованными и неформализованными документами с контрагентами удобным, быстрым и безопасным, в некоторых СЭД/ECM-системах реализованы интеграции с Операторами ЭДО.
Основным элементом такой интеграции становится модуль-коннектор, который позволяет сократить временные затраты на отправку, получение и подписание документов с внешними контрагентами, избежать их последующую «ручную стыковку» в своей системе и минимизировать риски потери документов или нарушения сроков оплаты. Объединение внутреннего и внешнего ЭДО в одной системе позволяет оптимизировать обмен с клиентами и подрядчикам, упрощает обработку и хранение документов в компании. Благодаря готовому коннектору получение, согласование, подписание и отправка документов происходят по принципу «Единого окна».
На базе ELMA365 ECM для двустороннего обмена юридически значимыми электронными документами реализован модуль-коннектор с таким Операторами ЭДО, как Контур.Диадок и СФЕРА Курьер.
ELMA365 ECM — единое цифровое пространство для корпоративного документооборота. Платформа представлена в виде набора готовых бизнес-решений, которые позволяют создать и эффективно управлять движением информации в компании и автоматизировать работу с договорами, проектным документооборотом, электронным архивом и любым процессом, связанным с документами, с момента их появления до отправки на хранение или удаление
Контур.Диадок — сервис, обеспечивающий юридически значимый обмен электронными документами между компаниями. Оператор позволяет налаживать электронный документооборот внутри организации, с контрагентами и контролирующими органами. Документы передаются через интернет и хранятся в электронных архивах на защищенных серверах.
СФЕРА Курьер — сервис для обмена электронными документами, позволяющий создавать, подписывать и отправлять документы контрагенту. Оператор позволяет организовать работу с товарами с обязательной маркировкой и прослеживаемостью, настроить индивидуальные маршруты согласования внутри компании и обеспечить быстрый поиск документов по запросу госорганов или налоговой.
Обмениваться документами в цифровом пространстве удобно и эффективно, поэтому многие компании уже осуществили переход на электронный формат взаимодействия с контрагентами и привлекают все больше своих коллег. Затяжной бумажный документооборот препятствует росту производительности и тормозит рабочий процесс, в связи с чем предприятия все чаще делают выбор в пользу цифровизации.
Интеграция СЭД/ECM-системы с Оператором ЭДО позволяет синхронизировать внешний и внутренний документооборот в едином интерфейсе. Каждый сотрудник, который работает с документом, видит актуальные статусы и состояние в ELMA365 ECM. Автоматизированная отправка документов на сторону Оператора ЭДО из внутрикорпоративной системы документооборота сокращает как сервисные затраты на поддержание большого числа учетных записей в личном кабинете компании на стороне Оператора ЭДО, так и затраты на обучение сотрудников.
Работу с документами, участвующими в ЮЗЭДО, можно встроить в любой рабочий процесс. Любой полученный результат в Операторе ЭДО передается дальше в сторонние приложения и процессы, тем самым обеспечивая бесшовную работу с актуальной информацией, которая не потеряется где-то во время ожидания ответов.
Модуль-коннектор СФЕРА Курьер доступен в ELMA365 Store, «потрогать» и оценить базовый функционал ELMA365 ECM для управления договорами, организации финансового или долговременного архивов, делопроизводства и кадрового документооборота можно, воспользовавшись бесплатной триал-версией системы.
Обязательно ли переходить на ЭДО
До сих пор остаются контрагенты, которые предпочитают бумажный документооборот и считают, что электронный обмен их не коснется. Это мнение явно расходится с позицией ФНС. В 2020 году налоговая представила концепцию развития ЭДО, в соответствии с которой к концу 2024 года 95% всех счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных будут передаваться в электронном виде.
Концепция направлена на то, чтобы сократить расходы государства и бизнеса на печать, доставку, хранение бумажных документов и увеличить скорость обмена данными. ЭДО уже стало обязательным для участников:
- национальной системы прослеживаемости импортных товаров;
- обмена маркированными товарами;
- госзакупок на некоторых электронных площадках.
Из чего состоит электронный документооборот
В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:
- Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
- Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
- Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
- Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.
Как это реализуется на практике:
- Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
- Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
- Площадка фиксирует данные о документе.
- После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.
Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.
Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.
При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.
При электронном документообороте:
- Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
- Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.
Часто задаваемые вопросы
Все ли документы надо отправлять через электронную систему?
Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.
Оплата отправки производится за документ или страницу?
Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.
Насколько это безопасно?
Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.
Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?
Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.
Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?
Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.
Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?
Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.
А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?
У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Зачем внедрять ЭДО нужно по сценарию
Типовые сценарии введения электронного документооборота позволяют понимать основные этапы внедрения ЭДО в организации и соблюдать их последовательность. Они помогают компании комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.
В 2021 году ФНС России предложила 2 сценария внедрения электронного документооборота:
| НАЗВАНИЕ СЦЕНАРИЯ | КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА |
| «Первые шаги и быстрый результат» | Предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами |
| «Комплексный подход и дальнейшее развитие» | Предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей IT-архитектурой компании |
Упрощает кадровое делопроизводство. Чтобы получить подписанный оригинал документа от дистанционного сотрудника, нужно пройти целый квест. Сначала кадровик готовит документы и подписывает их у руководителя. Потом отправляет документы работнику — он должен их получить, тоже подписать и выслать обратно. А если посылка потеряется в пути, нужно начинать все по новой. С КЭДО таких проблем нет, и процесс проходит значительно быстрее.
Благодаря КЭДО офисных сотрудников не нужно отвлекать от работы и постоянно звать в отдел кадров, чтобы оформить документы. Кадровики тоже становятся мобильнее: им не обязательно каждый день ходить в офис, потому что часть задач можно делать удаленно.
Можно быстро подписывать массовые документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков 700 сотрудников, раньше кадровикам нужно было потратить много времени и сил. В КЭДО это можно сделать всего за несколько дней.
Экономит время кадровиков. Благодаря КЭДО специалисты по КДП меньше работают с бумажными документами: не формируют личные дела и архив. Освободившееся время они могут посвящать более важным и интересным задачам.
Делает КДП прозрачнее. В КЭДО невозможно подписать документы задним числом. Это дисциплинирует сотрудников вовремя присылать заявления, а кадровиков — своевременно все оформлять.
Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.
Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:
- Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
- Подписывает документ электронной подписью.
- Отправляет файл получателю.
- Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
- Система ЭДО обновляет статус документа.
- Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.
Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:
- участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
- УЦ, выдавший электронные подписи;
- оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
- государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.
Шаг 1. Внесение коррективов в учётную политику
Порядок работы с документами — важный критерий, который отражается в учётной политике. Если предприятие отказывается от стандартного документооборота, предпочитая ему цифровой, политику необходимо скорректировать.
Компания оформляет положение об ЭДО, в котором фиксирует основные моменты:
- вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
- список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
- правила хранения электронных файлов и т.д.