Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дебиторская задолженность — это имущественное требование организации к его должникам, возникшее в силу действия заключенного договора или правовой нормы. Возникновение дебиторской задолженности обусловлено невыполнением договорных обязательств.
Итак, при списании задолженности налогоплательщик может отнести ее к безнадежной задолженности по каждому из перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ оснований в отдельности.
Любая задолженность, признанная безнадежной в соответствии с этой нормой, может быть списана налогоплательщиком за счет ранее сформированного резерва по сомнительным долгам, а если сумма указанного резерва недостаточна – непосредственно в составе внереализационных расходов. При этом необязательно, чтобы такая задолженность ранее участвовала в формировании сумм резерва по сомнительным долгам (Письмо Минфина России от 16.06.2021 № 03-03-06/1/47424).
Намереваясь учесть дебиторскую задолженность в составе внереализационных расходов по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ, организация должна иметь в виду следующее.
Когда долг признаётся безнадёжным или нереальным к взысканию, его списывают за счёт специального резерва по сомнительным долгам. Покрыть убытки таким образом могут только те компании, которые используют метод начисления выручки по отгрузке.
Порядок формирования регулирует ст. 266 Налогового кодекса РФ. Сумма резерва определяется по результатам инвентаризации налогового периода и зависит от срока долга:
- списание полной суммы происходит, если срок задолженности превышает 90 дней;
- если срок от 45 до 90 дней — сумма резерва составляет 50% от дебиторского долга.
- задолженность не включается в сумму резерва, если срок долга менее 45 дней.
Основы и принципы учета дебиторской и кредиторской задолженности
В современных экономических условиях каждая организация в обязательном порядке будет иметь как дебиторскую задолженность (далее — ДЗ), так и кредиторскую (далее — КЗ). При этом руководство компании должно в обязательном порядке следить за масштабами ДЗ и КЗ. Ведь очевидно, что слишком большой объем КЗ может создать угрозу существованию компании. Но в то же время слишком большой объем ДЗ свидетельствует о том, что компания неэффективно выбирает контрагентов (они часто оказываются неплатежеспособными), что также сопряжено с угрозами появления финансовых (кассовых) разрывов для фирмы.
Поэтому корректный учет дебиторской и кредиторской задолженности так же важен, как поиск источников роста для бизнеса. Недостаток внимания со стороны фирмы данному вопросу способен привести компанию, к примеру, к парадоксальной ситуации: компания успешно работает, у нее много заказов, но денежных средств в распоряжении у фирмы не хватает даже на выплату заработной платы. Объясняется парадокс слишком высокой ДЗ: выбранные контрагенты не хотят сразу оплачивать (а то и вовсе отказываются оплачивать) выполненную работу.
Чтобы избежать подобной ситуации, важно следовать несложным принципам управления и учета дебиторской и кредиторской задолженности:
- Учет дебиторской и кредиторской задолженности на соответствующих счетах бухгалтерского учета с нужной степенью детализации.
- Корректная и объективная оценка размеров ДЗ и КЗ организации.
- Отслеживание состояния ДЗ и КЗ, формирование необходимых резервов.
- Проведение своевременного списания дебиторской и кредиторской задолженности.
- Надлежащее документальное сопровождение учета дебиторской и кредиторской задолженности, а также операций по списанию.
О сроке исковой давности
Дебиторская задолженность возникает в силу различных причин. Это касается ситуаций, когда покупатель, к примеру, уже получил товар, но не рассчитался за него. Из разных задолженностей, которые возникают у организации, формируется общая сумма дебиторской задолженности, которая является долгом контрагентов. Часть со временем может быть покрыта, но некоторые суммы остаются незакрытыми, и даже отсутствует возможность их взыскания с покупателя. В данном случае долги необходимо списывать.
Дебиторская задолженность может быть списана с баланса в таких случаях:
- При погашении долга контрагентом.
- При признании долга безнадежным.
В случае погашения долгов ясно, что средства поступают, и задолженность закрывается. Для признания долга безнадежным есть ряд условий. Одна из причин – невозможность выполнить свои обязательства со стороны контрагента. Это может быть актуально при банкротстве.
Другая причина – истекший срок исковой давности. Он составляет три года с момента признания долга. При этом также может произойти прерывание сока давности, к примеру, при признании долга контрагентом либо предъявлении иска. Если суд примет заявление истца либо получит письмо с актом сверки от контрагента, срок прерывается. Причем с этого момента трехлетний срок буде отсчитываться заново. Время до пребывания не будет включено в общие сроки.
ВАЖНО! Единственное ограничение – общий срок исковой давности даже в случае прерывания не должен превышать десяти лет.
К причинам прерывания срока также может относиться частичное погашение контрагентом долга, даже если тот не подписывал акт сверки.
Закон не устанавливает список причин, в силу происходит прерывание срока давности. Но они указываются в постановлении Пленума Верховного суда. Главными из них считаются те, при которых контрагент с задолженностью:
- оплачивает часть долга;
- подписывает акт сверки;
- оплачивает неустойку по просрочке;
- подает просьбу от отсрочке в форме письма;
- пишет встречное заявление на зачет взаимных требований;
- подписывает соглашение относительно внесения изменений в договор, подтверждая этим признание долга.
Порядок списания кредиторской задолженности прошлых лет
«Просроченная» КЗ списывается отдельно по каждому существующему обязательству. При этом основанием для проведения списания кредиторской задолженности является ее инвентаризация, а также внутренний документ, обосновывающий причины списания (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета).
По общему правилу, инвентаризацию компании обязаны проводить ежегодно, чтобы составить годовую бухгалтерскую отчетность, отвечающую критерию достоверности. Вместе с тем руководитель вправе установить дополнительные основания для ее проведения, а также указать, что именно будет подлежать проверке (какие активы и обязательства). Просроченная кредиторская задолженность (порядок ее списания будет представлен ниже) как раз является таким основанием.
Поэтому в качестве первоочередного мероприятия на пути к списанию КЗ необходимо провести инвентаризацию, причем лучше не по всем обязательствам, а только по некоторым из них (к примеру, по расчетам с отдельными кредиторами).
По результатам формируется акт инвентаризации расчетов с кредиторами (форма № ИНВ-17), который содержит информацию о размерах совокупной, а не только «просроченной» КЗ. В акте по каждому кредитору указывается, в частности, его наименование, бухгалтерские счета, на которых учитывается та или иная КЗ в текущее время, информация о сверке (об отсутствии сверки, о наличии разночтений) взаиморасчетов с кредитором, а также объемы «просроченной» КЗ. Акт составляется инвентаризационной комиссией в 2 экземплярах и должен быть подписан членами комиссии.
Для списания кредиторской задолженности, срок давности для которой истек, кроме акта инвентаризации необходимо также письменное обоснование ее наличия. Таким обоснованием будет являться бухгалтерская справка о списании кредиторской задолженности (образец ее представлен ниже), составленная в разрезе синтетических счетов учета на основании данных бухгалтерских регистров, а также прочих подтверждающих задолженность документов (к примеру, акт сверки расчетов с кредитором). Из справки должно явно следовать, когда и по каким причинам образовалась конкретная КЗ, каков ее размер, а также в ней должны быть указаны реквизиты кредитора.
Зачем и как списывают задолженность
Дебиторская задолженность относится к активам предприятия. Пока она «висит» на балансе, искажаются финансовые показатели и прибыль получается завышенной. Чтобы этого избежать, старые долги списывают и снижают налогооблагаемую базу по по прибыли.
Списание безнадежного долга состоит из трех этапов:
- Подготовительный — проверка документов,
- Основной — приказ на списание,
- Заключительный — оформление бухгалтерской справки, списание долга в расходы и закрытие проводками.
Разберем каждый этап:
Подготовительный этап. Перед списанием проверяется состояние документов, подтверждающих наличие долга. Бухгалтерия готовит договор поставки, счет-фактуру, акта выполненных работ и акта приемки-передачи. Если документы в порядке, долг можно списывать. Если что-то утеряно — нужно восстановить.
Без полного пакета документов кредитор не имеет право списывать безнадежную задолженность. А если спишет — налоговая пересчитает налоги, начислит штрафы и пени. Избежать споров и претензий от налоговиков помогает четко организованная работа по формированию задолженности.
Основной этап. Бухгалтерия оформляет списание документами — акт инвентаризации, приказ на списание дебиторской задолженности образца 2019 года и бухгалтерская справка. Налоговый Кодекс не предъявляет к документам особых требований, главное — документально заверить безнадежность долга.
Бухгалтерия подписывает акт инвентаризации.В нем перечисляется, кто, кому и какую сумму должен, и указывается основание для списания задолженности. Затем директор издает приказ. Организация может разработать свой вариант приказа о списании дебиторской задолженности или использовать образец 2019 года, разработанный нашими специалистами, который можно скачать.
Из чего состоит приказ:
- Преамбулы, в которой указывается название организации, наименование документа, номер и дата приказа.
- Основная часть приказа, в которой директор обосновывает списание дебиторской задолженности, распоряжается о признании ее безнадежной и дает указание бухгалтерии о дальнейшей работе.
- Заключительная — ставят подписи директор и исполнитель, обычно главный бухгалтер.
Срок проведении инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации и срок, в который ее необходимо провести, определяется руководством. За исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. Например, когда необходимо ее проведение перед тем, как составить годовую отчетность. Она позволяет обеспечить достоверные данные учета, а для этого требуется проверять и документально подтверждать наличие, состояние, а также стоимость имущества и обязательств.
Обязательно проведение инвентаризации также в следующих случаях:
- меняется материально-ответственное лицо;
- выявлены хищения или порча имущества;
- после стихийных бедствий, пожарах и иных ЧС;
- при реорганизации/ликвидации компании;
- иных случаев в соответствии с законодательством РФ.
Дополнения к акту (письмо о списании задолженности и другие документы)
Даже если основание для списания задолженности не имеет существенных перспектив для оспаривания — как в случае со списанием вследствие истечения срока исковой давности — акт о списании задолженности имеет смысл дополнить:
- Копией письма контрагенту о списании задолженности — с отметкой о получении должником.
Фактически оно носит характер уведомления, поскольку при истечении срока исковой давности по долгу кредитор не вправе рассчитывать на появление перспектив для истребования задолженности на юридической основе. Данное письмо пригодится и самому контрагенту — для списания кредиторской задолженности.
Загрузить образец письма о списании задолженности вы можете по ссылке ниже.
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
- Актом инвентаризации задолженности.
Составляется он по унифицированной форме ИНВ-17. В нем отражаются сведения обо всех долгах — дебиторских и кредиторских. При этом по всем задолженностям приводятся суммы, подтвержденные и не подтвержденные контрагентами, и отдельно — те, по которым истек срок исковой давности.
- Справкой-расчетом из бухгалтерии.
В справке будут подробно отражены данные по долгу в контексте сведений из регистров бухгалтерского учета.
Теперь рассмотрим структуру акта на списание, составляемого комиссией, и ознакомимся с образцом акта списания дебиторской задолженности.
Как может выглядеть приказ при безнадежной просроченной задолженности?
В приказе, как правило, отражаются:
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
- Общие реквизиты:
- наименование документа;
- номер, дата и место составления документа.
- Реквизиты организации, списывающей долг.
- Формулировки, отражающие назначение приказа:
- о списании долга в отношении контрагента (с указанием его наименования и ИНН, даты возникновения долга и ссылкой на договор, по которому образовалась задолженность);
- о причинах такого списания («в связи с истечением срока исковой давности»).
- Формулировки, отражающие направленность приказа:
- с предписанием списать долг (адресуется главному бухгалтеру);
- определением круга лиц, ответственных за исполнение приказа;
- указанием даты начала действия приказа.
- Сведения о сумме долга по состоянию на определенную дату.
В качестве приложений к документу могут быть использованы копии:
- акта инвентаризации;
- справки-расчета;
- решения Службы судебных приставов;
- судебного решения, на основании которого осуществлялось исполнительное производство.
С приказом должны ознакомиться сотрудники, указанные в нем.
К чему придираются налоговики при списании дебиторской задолженности
Списывают старые долги. Желательно ликвидировать дебиторскую задолженность в том квартале, когда она образовалась или когда предприятие-должник обанкротилось. Долг можно списать, если организация-кредитор в балансе показывает прибыль. Если организация работает в убыток, безопаснее подать уточненку за тот период, когда образовалась безнадежная задолженность.
Желательно мониторить компании-должников два раза в год и вовремя закрывать дебиторку.
Не провели работы по взысканию долга. Ситуация, когда компания отгрузила товар и спокойно ждала три года, чтобы списать долг, вызовет подозрение у налоговиков. Встанет вопрос о реальности сделки и экономической обоснованности. Чтобы списать дебиторскую задолженность нужно провести подготовительную работу, собрать доказательства ее безнадежности: акты сверок, претензии, и после этого издать приказ о списании образца 2021 года. Если документов нет, задолженность нельзя списывать в расходы.
Отсутствует первичка. Налоговый инспектор потребует при проверки документы: договор, накладные, банковские платежки. Если их нет, обратитесь к контрагентам и восстановите. Иначе, вы теряете право на списание дебиторки за счет прибыли.
Списали долг ИП. Предприниматель приравнивается к физическим лицам и если истек срок исковой давности, долг взимается за счет имущества ИП. Такой долг можно списать только если судебный пристав вынес постановление о прекращении исполнительного производства. Если вы понимаете, что взыскать долг с ИП не удастся, целесообразнее соглашение о прощении долга.
Бухгалтерская справка о списании дебиторской и кредиторской задолженности
Ведение бухучета требует, чтобы указанные сведения были достоверными. Это, в свою очередь, достигается путем периодического проведения инвентаризации. Помимо этого, выполнить эту процедуру необходимо также будет и при издании распоряжения руководителя.
При проведении инвентаризации дебиторки ее проверяют по заключенным договорам и в разрезе оснований.
Предварительно рекомендуется произвести сверку со всеми дебиторами. Однако, с другой стороны, необходимо помнить, что подписание должником акта автоматически обнуляет отсчитываемый срок, и его нужно считать заново.
Каждая сумма анализируется на предмет сомнительности. В этот же момент можно принять решение, формировать ли резерв для обеспечения имеющихся сомнительных и просроченных долгов.
Результаты проведенной процедуры оформляются в виде акта. Для него существует стандартная форма ИНВ-17, но его применение не является строго обязательным. Компания может разработать собственную форму бланка для личных нужд.
Процесс списания дебиторской задолженности несложен, но строго регламентирован. Его нарушение чревато претензиями налоговых инспекторов и доначислением налога на прибыль либо штрафов за ошибки в учете. Поэтому перед тем как списать дебиторскую задолженность, убедитесь, что проведена инвентаризация и издан соответствующий приказ.
Государство расширило перечень причин списания дебиторской задолженности. Теперь можно не ждать 3 лет, а списывать долги компаний, исключенных из ЕРГЮЛ, на дату исключения должника.
Предлагаем ознакомиться: Как провести межевание земельного участка без согласия соседей в 2020 году
Однако все же советуем не увеличивать расходы предприятия путем списания дебиторской задолженности и приложить максимум усилий для ликвидации дебиторки контрагента, предложив ему, например, рассрочку или реструктуризацию долга.