Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перерасчет зарплаты: типичные случаи и примеры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Условия оплаты труда каждого наемного работника определяются в трудовом или гражданско-правовом договоре. Работодатель обязан производить выплаты, установленные в соглашении, в полном объеме и в оговоренный срок.
Что должно быть отображено в приказе, если при начислении зарплаты были сделаны ошибки
В приказе должно быть отображено следующее:
- полное название фирмы;
- № документа;
- когда документ был составлен;
- заголовок;
- сам текст (в нем обязательно должны присутствовать ссылки на действующие федеральные и локально-нормативные акты, на основании которых осуществлялся перерасчет);
- ФИО ведущего специалиста отдела кадров, который ознакомит сотрудника под роспись с приказом;
- ФИО сотрудника, которому собираются осуществить пересчет зарплаты;
- срок, в течение которого планируют пересчитать;
- ФИО бухгалтера, несущего ответственность за исполнением приказа;
- директорская подпись и ее расшифровка;
- подпись руководителя отдела кадров и ее расшифровка;
- подпись бухгалтера и ее расшифровка;
- подпись сотрудника в графе ознакомления.
Возможна ситуация, когда сотрудник, находясь в отпуске, заболеет. Тогда он выбирает, будет ли продление отпуска после больничного или будет его перенос на другой период.
Если работник выбирает первый вариант с продлением отпуска после больничного, тогда отпускная выплата не пересчитывается, потому что количество дней не изменяется.
Если работник выбирает второй вариант с переносом отпуска на другое время, тогда отпускную выплату нужно пересчитать — уменьшить количество дней этого периода. Одновременно с этим рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности.
Также требуется поступить, если отпуск прерван в связи с отзывом сотрудника на работу. При этом уменьшается количество дней отпускного периода и сам размер выплаты. Дни, на которые был уменьшен отпуск, являются рабочими, а потому по ним начисляется заработная плата.
Пример
У работника отпуск с 18 по 31 июля. В расчетном периоде общая зарплата составила 600 000 руб. Исключаемых периодов не было.
Отпускные за 14 дней равны:
600 000 / 12 / 29,3 * 14 = 23 890,78 руб.
Но сотрудник болел в период с 22 по 24 июля — 3 дня. Он принимает решение перенести эти отпускные дни на другой период, а не продлевать после болезни. Тогда отпускные нужно пересчитать — не 14 дней, а 11:
600 000 / 12 / 29,3 * 11 = 18 771,33 руб.
Тогда переплата по отпускным составляет:
23 890,78 — 18 771,33 = 5 119,45 руб.
Данную переплату можно удержать из зарплаты, но не более 20%. Например, в августе удержание можно сделать на сумму:
(50 000 — 50 000 * 13%) * 20% = 8 700 руб.
Поскольку сумма переплаты по отпускным меньше этого значения (5 119,45
Причины перерасчетов в 1С:ЗУП
- Работнику, ушедшему на больничный, зарплата за месяц уже начислена, но его невыходы на работу еще не отражены в системе. Программа предложит осуществить перерасчет при предоставлении больничного листа.
- Внесение «задним числом» приказа на изменение начисления в прошлом месяце. Соответственно позднее внесение документа автоматически вызовет перерасчет.
- Исправление каких-либо ошибок или внесение изменений в документацию прошлого периода, а также внесение ошибочных данных при приеме на работу, переводе на другую должность.
- Какие-либо изменения и неточности в датах: болезнь работника в период отпуска и предоставление им больничного листа, досрочный выход работника из отпуска т.п.
Ошибки в зарплатных расчетах
От ошибок не застрахован никто. Бухгалтер расчетного стола — не исключение. Поэтому ошибки в исчислении заработка сотрудников — дело распространенное. Как исправлять выявленный недочет, зависит от результата ошибки.
Например, может возникнуть необходимость произвести перерасчет зарплаты, если обнаружена недоплата. Иными словами, работнику было выплачено по факту меньше, чем он заработал. Работодатель должен исправить недочет и перечислить деньги. Причем никакого дополнительного согласия от подчиненного на пересчет в большую сторону не требуется. Основанием для доплаты является приказ руководителя.
Если обнаружена переплата, то ситуация меняется кардинально. Работодатель может простить переплату подчиненному. Например, в счет поощрения за хорошую работу или по доброте своей душевной. Но также вправе и удержать излишек, издав приказ.
Требуется соблюсти ряд требований:
Согласие работника оформляется в виде документа.
Счетной ошибкой следует считать арифметические недочеты при исчислении заработной платы. Также к ним относят и программные сбои при работе в специализированных бухгалтерских программах. А вот технические ошибки (например, ошибки при занесении данных в программу, использование в расчете неправильных данных), совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Коррекция зарплаты по техническим ошибкам не производится.
Все изменения в оплате должны быть задокументированы. В том числе и пересчеты. Оформление документов представим в сводной таблице.
Приказ бухгалтерии произвести перерасчет заработной платы, подписанный руководителем.
Письменное согласие работника на удержание из заработка.
Заключение или решение судебного органа, комиссии по трудовым спорам или требование инспектора ГИТ.
Допускается оформить распоряжение об исполнении судебного решения.
Изменение условий оплаты труда
Приказ об изменении оплаты.
Дополнительное соглашение к трудовому договору.
Положение по оплате труда при изменении СОТ.
Уведомления работников об изменении оплаты (при уменьшении выплат).
Новое штатное расписание (при сокращении ставок).
Тарификационные списки и тарификации.
Приказ руководителя об увеличении МРОТ.
Дополнительное соглашение к трудовому договору.
Под ошибкой расчетов понимаются арифметические ошибки, которые приводят к образованию неверных сумм заработной платы, например, в случае неправильного сложения часов работы или ежедневного дохода, исходя из нормы часов. Возникновение арифметической ошибки требует обязательного перерасчета заработной платы с дальнейшей выплатой недостающей части или возврата дохода, выданного сверх нормы.
К арифметическим ошибкам относится не только ручной подсчет данных, но и внесение неверной информации в специализированные бухгалтерские программы для расчета зарплаты и иных доходов работников и предприятия в целом.
Переплата зарплаты сверх положенного дохода должна быть возвращена при соблюдении следующих условий:
- максимальное время возврата не должно превышать одного месяца с даты неверно начисленной суммы;
- работник самостоятельно и без какого-либо давления составил заявление о возврате излишек.
Изменение заработной платы
Изменение размера зарплаты является законодательно установленной возможностью оформления перерасчета, исходя из новых данных. Корректировка уровня зарплаты должна происходить в полном соответствии действующему законодательству с привлечением информации о финансовых возможностях организации.
В конце каждого года финансовый отдел предприятия проводит анализ финансовой состоятельности организации и выдвигает предложение о повышении заработной платы, исходя из данных индексации минимального размера оплаты труда и общего дохода предприятия. Сложившееся финансовое положение в стране гарантирует увеличение МРОТ, так как планомерно увеличивается стоимость необходимых для жизни человека продуктов и предметов первой необходимости.
Индексация заработной платы не является обязанностью работодателя, за исключением случаев оплаты труда по установленному в регионе МРОТ. Если размер зарплаты работников выше минимального уровня, работодатель может самостоятельно определять: повышать доходы работникам или нет. В случае индексации проводится перерасчет зарплаты за установленный период, и сумма средств доплачивается каждому работнику.
Оформление перерасчета происходит в несколько этапов, каждый из которых обязателен для исполнения. Если работодатель нашел ошибку в расчетах зарплаты работника, то он отправляет уведомление об обнаружении ошибки сотруднику организации. Если же работник нашел ошибки, то направляется к работодателю он.
Перерасчет зарплаты происходит в три этапа:
- Составление заявления. Заявление составляется в свободной форме и не подлежит унифицированию, в документе указывается персональная информация директора организации, наименование предприятия, персональные данные заявителя, его должность, а также прошение о перерасчете суммы зарплаты за какой-либо период.
- Издание приказа о перерасчете заработной платы работникам. Данный документ составляется работодателем и подлежит применению повсеместно. При определении размера зарплаты работодатель должен уведомить сотрудника предприятия о грядущих изменениях и получить его подпись в бланке уведомления.
- Уведомление об изменении приказа. Данный документ предоставляется работникам предприятия, чей оклад будет изменен в большую или меньшую сторону. Документ издается при вынесении приказа, однако до его подписания. Подписание приказа возможно только после получения уведомления всеми участниками трудового коллектива.
Изменение зарплаты, в том числе с помощью перерасчета, на основании решения суда не требует составления уведомления для извещения работника организации. Работник получает собственную копию судебного распоряжения об изменении суммы зарплатного платежа.
Перерасчет заработной платы
Перерасчет заработной платы может потребоваться из-за каких-либо изменений в назначении уровня зарплаты, а также при переплате или недоплате денежных средств работнику за осуществление трудовой деятельности в организации.
Перерасчет заработной платы может осуществляться:
- По инициативе работодателя, если была выявлена счетная ошибка и работника уведомили соответствующим образом. В таком случае сотруднику организации предлагается вернуть часть денежных средств либо вычесть их из следующих зарплат, а также, в случае недоплаты, получить недостающую сумму заработанных средств.
- По решению суда, если работник обратился в суд для взыскания с работодателя недостающей части заработной платы, и судом было принято соответствующее решение.
- По решению суда, если работодатель обратился в суд для принудительного взыскания излишне выплаченной суммы, а работник отказался ее вернуть по каким-либо причинам, в том числе с помощью удержаний из заработной платы следующих месяцев.
Работодатель может «простить» задолженность работника по собственной инициативе, если сумма долга небольшая. Чаще всего излишне выплаченные средства списываются в качестве премии, поэтому трудностей с оформлением не возникает. Однако предоставить работнику возможность распоряжаться излишне выплаченными средствами – это право работодателя, а не его обязанность, поэтому в любой период времени организация может потребовать вернуть излишне перечисленные средства.
Перерасчет зарплаты требуется:
- при изменении размера заработанной платы всем работникам или конкретному работнику;
- при возникновении счетной ошибки, которая привела к неверным результатам заработанных средств;
- при выплате аванса или средств на оплату расходов в командировке в размере, который превышает реальные расходы работника.
Законодательством ограничены возможности и особенности перерасчетов средств по заработной плате, поэтому работодатели не могут воспользоваться надуманной возможностью перерасчета для «экономии».
Под ошибкой расчетов понимаются арифметические ошибки, которые приводят к образованию неверных сумм заработной платы, например, в случае неправильного сложения часов работы или ежедневного дохода, исходя из нормы часов. Возникновение арифметической ошибки требует обязательного перерасчета заработной платы с дальнейшей выплатой недостающей части или возврата дохода, выданного сверх нормы.
К арифметическим ошибкам относится не только ручной подсчет данных, но и внесение неверной информации в специализированные бухгалтерские программы для расчета зарплаты и иных доходов работников и предприятия в целом.
Переплата зарплаты сверх положенного дохода должна быть возвращена при соблюдении следующих условий:
- максимальное время возврата не должно превышать одного месяца с даты неверно начисленной суммы;
- работник самостоятельно и без какого-либо давления составил заявление о возврате излишек.
Деньги могут быть возвращены сразу в кассу наличными либо с помощью удержаний из заработной платы следующего месяца. Законодательством устанавливается, что возврат денежных средств, которые были выданы из-за неверного толкования норм трудового права или при неправильном расчете зарплаты без наличия счетной ошибки, не требуется.
Период для перерасчета
Пересчет суммы заработка осуществляется за тот период, когда зарплата начислялась некорректно. Сразу после обнаружения ошибки работодатель должен вернуть недоплату сотруднику, если такая имелась.
В некоторых случаях может возникнуть необходимость пересчета заработка за предыдущий год. Это также допустимо, но связано с дополнительными сложностями. В указанной ситуации необходимо будет внести соответствующие корректировки в налоговую отчетную документацию, если она была сдана.
Если бухгалтер допустил счетную ошибку и начислил зарплату в большем размере, то результатом может стать недоимка по налогу на прибыль, так как налогооблагаемая база была несправедливо уменьшена. На основании пересчета по положениям ст. 54, 81 Налогового кодекса у бухгалтера возникает необходимость сдать уточненную декларацию. При пересчете по другим основаниям она отсутствует.
При ее увеличении – НДФЛ удерживается и перечисляется в бюджет при выплатах пересчета.
Изменение заработной платы
Корректировочные операции по отношению изменения величины заработной платы должны проводиться в строгом соответствии с нормами законодательства.
Трудовой Кодекс РФ устанавливает возможность проведения индексации (повышения) размера заработка, учитывая сложившееся экономическое положение в стране или регионе. Стремительный рост цен заставляет работодателя проводить индексацию заработной платы, отражая порядок перерасчета в локальных нормативных актах.
По итогам финансового года администрация предприятий проводит анализ результатов хозяйственной деятельности и принимает решение о возможной индексации уровня заработной платы.
Период и срок давности
Срок давности по перерасчету законодательно не устанавливается, однако перераспределить средства зарплатного фонда работника можно в установленные периоды в зависимости от статуса работника организации.
В зависимости от статуса работника по отношению к организации допускается перерасчет в следующих периодах:
- Для работающего на предприятии гражданина перерасчет может осуществляться за период, равный длительности трудовых правоотношений согласно трудовому договору.
- Для уволенного сотрудника организации максимальный срок перерасчета составляет три месяца до даты увольнения либо три месяца после того, как работник узнал или должен был узнать о совершенном против его прав правонарушении.
Сроки давности в трудовых спорах играют особую роль, так как по истечении установленного законодательством срока восстановить свои права практически невозможно, кроме случаев с уважительной причиной пропуска срока.
Срок давности для подачи искового заявления составляет три месяца со дня, когда работник организации узнал о совершенном против него правонарушении.
Восстановить срок исковой давности можно с помощью подачи соответствующего заявления в суд, однако причины пропуска должны быть вескими, например:
- Тяжелое заболевание или нахождение на больничном лечении, которое не позволило работнику организации обратиться в суд для защиты своих прав.
- Катаклизмы или иные действия непреодоленной силы, которые в значительной мере ухудшили возможность обращения в судебные органы. Например, землетрясение, наводнение, извержение вулканов, метель, серьезные заморозки и прочее.
- Болезнь близкого родственника, если ему требовался постоянный уход, а оставление его в одиночестве может грозить серьезными последствиями для его здоровья.
Порядок перерасчета зарплаты
Инициатива в проведении перерасчета заработной платы может исходить как от работодателя, так и от сотрудника. Если работник обнаружил недоплату по заработной плате, то он может обратиться с официальным письменным заявлением на имя руководителя. Оно составляется в свободной форме, но должно содержать ряд обязательных реквизитов.
В заявлении необходимо прописать следующие сведения:
- Наименование компании-работодателя.
- ФИО руководителя, на имя которого подается заявление.
- Просьба перерассчитать заработок.
- Период, за который нужно произвести перерасчет.
- Основание для перерасчета.
- Дата и подпись.
Данное заявление должно быть рассмотрено работодателем в разумные сроки. На его основании работодатель может передать сотруднику официальный отказ либо издать приказ о перерасчете заработной платы.
В случае отказа работодателя вернуть недоплату добровольно работник может обратиться в суд в течение года с того срока, когда ему стало известно о нарушении его прав (с учетом положений ст. 392 ТК).
Последовательность возврата излишне уплаченных средств работнику (их удержание) приведена в разъясняющем письме Роструда от 2007 года №3044-6-0. На основании положений указанного документа:
- Работодатель сначала должен получить от своего сотрудника официальное согласие на возврат (если тот не обязан возвращать ему деньги по п. 3 ст. 1109 ГК).
- Подготовить приказ об удержании из заработной платы излишне уплаченной суммы.
В случае когда по результатам пересчета нужно произвести не удержание из заработка, а доплату, то никаких дополнительных разрешений на это получать не требуется. Достаточно подготовить приказ и произвести доначисления.
Из-за чего возможен перерасчет зарплаты?
Перерасчет заработной платы возможен в силу разных причин. Например, работнику не была оплачена сверхурочная работа или при расчете среднего заработка для расчета отпускных не были учтены начисленные работнику премии. Потребуется также перерасчет заработной платы, в частности, в случае, когда работник написал заявление на индексацию зарплаты и работодатель удовлетворил требование работника.
Иными словами, перерасчет возможен в силу любых причин, выявленных работником, работодателем или даже сторонними лицами (например, трудинспектором при проверке работодателя) и в результате которых начисленная работнику зарплата оказалась ниже той, которая полагается такому работнику с учетом требований законодательства, условий трудового договора, локальных нормативных актов работодателя и иных документов в области труда и его оплаты.
Иногда под перерасчетом зарплаты понимается также пересчет, возникающий, например, при изменении налогового статуса работника (резидент/нерезидент), или в связи с предоставлением стандартных налоговых вычетов с начала года (когда заявление было подано в течение года). Однако в этих случаях пересчитывается только НДФЛ, а сама величина заработной платы остается неизменной. Поэтому говорить о перерасчете заработной платы в таких случаях некорректно.
Какой статьей ТК РФ регулируется процесс?
- Так как требования оплаты труда всегда вставляются в трудовое соглашение, для внесения определенных поправок в размер зарплаты также должны иметься веские основания.
- Процесс перерасчета заработной платы регулируется 133-й статьей ТК РФ.
- Процедура может быть осуществлена при таких обстоятельствах:
- Если увеличивается или уменьшается заработная плата.
- Если начислили большую, нежели положено, сумму.
- Если ошиблись, производя расчет.
- Если соответствующее решение принял суд.
- Исходя из положений ТК РФ, заработная плата может быть проиндексирована.
- При изменении суммы должны в обязательном порядке учитываться законодательные акты РФ.
- Основание, позволяющее осуществлять перерасчет зарплаты в сторону увеличения, это:
- Осуществление индексации в учреждении.
- Недоплата положенной зарплаты из-за счетной ошибки.
- Увеличение зарплаты работнику по соглашению сторон.
Пересчет в сторону уменьшения возможен при наличии у работника долга перед организацией. В такой ситуации происходит удержание, согласно положениям ст. 137 Трудового кодекса РФ.
Еще одно основание, позволяющее уменьшить зарплату за прошлый период – смена организационных трудовых условий (исходя из положений 74-й статьи ТК РФ) или прямое отражение в законодательном акте (допустим, в законе для федеральных госслужащих).