Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет-фактура и УПД с 01.07.2021 — образец в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.
Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.
Корректировочный счёт-фактура
Изменения в первичной форме счёта-фактуры повлекли за собой соответствующие изменения в форме корректировочного счёта-фактуры:
- В графе 1 теперь указывают порядковые номера строк, а наименование товаров (работ, услуг) сместили в графу 1а. Нумерация соответствуют строкам с товарами, работами, услугами из первоначального (ошибочного) счёта-фактуры, который корректируют.
- Показатели изменения стоимости и код вида товара теперь указывают в графах 1б и 1в.
- Добавили графы 10-13 для прослеживаемых товаров. Они соответствуют графам счёт-фактуры, к которому оформляют корректировку.
В каких случаях можно использовать УПД
Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:
-
счет-фактура,
-
накладная или иной передаточный документ,
-
либо все вместе.
Его можно применять:
-
при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;
-
при различных видах отгрузки товаров;
-
при проведении сделок посредством комиссионеров,
-
принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Особенности заполнения
Формированием ТН занимаются сотрудники бухгалтерии, склада или другие работники компании, наделенные таковыми полномочиями. Единого образца, по которому требовалось бы составлять такую документацию, не существует. Можно придерживаться имеющегося общего шаблона или сформировать собственный вариант. Число строк и таблиц не регламентируется, если нужно, будет несложно уменьшить или, наоборот, — увеличить.
Соблюдая правильность оформления документов согласно товарной накладной ТОРГ-12, стоит помнить, что в ней обязаны находиться такие сведения:
- наименование продающей компании;
- информация о покупающей;
- описание продукции с указанием веса, числа и стоимости.
ТН может оформляться на одном листе или сразу на нескольких (зависит от перечня составляющих передаваемого груза). Во втором случае на титуле указывается, сколько именно страниц есть в наличии.
Бумага в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах. Один из них забирает себе непосредственно продавец, другой отправляется к покупателю. При необходимости допускается прикреплять дополнения, сведения о которых также фиксируются в самой форме.
Очевидно, что в накладной и счете-фактуре многие позиции одинаковы. Но составить лишь один документ по сделке невозможно, так как они выполняют совершенно разные функции.
В целях сокращения документооборота был введен универсальный передаточный документ – УПД. Он объединил счет-фактуру и накладную в одном документе. То есть, по одному документу можно отгружать/принимать товары и другие мат. ценности, а также ставить НДС к вычету.
Для УПД действуют аналогичные правила: рекомендованную форму можно дорабатывать в соответствии с нуждами предприятия, но необходимо следить за наличием обязательных реквизитов.
Обязательные атрибуты УПД – это совокупность обязательных реквизитов накладной и счета-фактуры. Но есть также и уникальные реквизиты, присущие только УПД.
Особенности заполнения бумажной накладной
Товарную накладную можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Если организация составляет накладную на товары в бумажном формате, то не обязана использовать форму ТОРГ-12. Можно применять самостоятельно разработанный регистр. В бланк можно включать необходимое количество граф в соответствии с потребностями и отраслевой спецификой предприятия. Решение, в какой форме будет формироваться первичная документация, отражающая поставку товаров, принимает руководитель. После разработки и утверждения самостоятельного бланка его нужно закрепить в учетной политике организации.
В собственный бланк товарной накладной включите обязательные реквизиты:
- номер и дату формирования;
- название грузополучателя и его реквизиты;
- наименование грузоотправителя и его реквизиты;
- документ, на основании которого производится отгрузка товаров — контракт, счет, счет-фактура и проч.;
- таблицу, в которой приводится список поставляемых товаров, единица измерения и ценовые характеристики;
- место для подписей ответственных лиц с указанием их должностей;
- место для оттисков печатей сторон в случае их использования организациями.
Что проверить при получении товара
Перед подписанием в момент получения груза документ необходимо внимательно проверить и обратить внимание на ряд важных нюансов, возникающих при заполнении:
- Если ТМЦ принимаются по доверенности, то лицо, принявшее товар, ставит свою подпись с расшифровкой, а также дату и номер доверенности, которая обязательно должна прилагаться к накладной. В таких случаях печать не ставится.
- Если материально ответственное лицо организации, выступающей в роли заказчика, получает продукцию самостоятельно, то ставится подпись, расшифровка и печать в правом нижнем углу.
- Если в обеих организациях печать официально не используется, то документ может быть оформлен и без оттиска.
Накладная является первичным документом, который составляется в 2-х экземплярах и служит доказательством передачи и основанием для списания (принятия на учет) товара. Накладная должна содержать подпись и печать продавца и покупателя. Она составляется в двух экземплярах, один из них остается у поставщика, второй — у получателя. Госкомстатом утверждена унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12), но организация может применять свою форму.
Накладная должна содержать следующие реквизиты: наименование, номер и дату документа, наименование организации-поставщика; наименование товара, его количество и стоимость; должности ответственных лиц, их подписи и печати. Если бланк накладной не соответствует форме Торг-12, она также может быть принята к учету организацией-покупателем.
При участии в торговых операциях сторонней транспортной компании эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и использовать другой документ — товарно-транспортную накладную (ТТН).
Для чего необходима товарная накладная?
Форма товарной накладной (ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций».
Товарная накладная ТОРГ-12 служит для передачи товарно-материальных ценностей, услуг, работ. Посредством данного документа продавец подтверждает продажу и передачу товара, а покупатель, получив и подписав экземпляр товарной накладной, подтверждает приобретение товарно-материальных ценностей, работ, услуг и оприходует приобретённый товар.
В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» субъекты предпринимательства имеют право:
- самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов;
- вносить требуемые изменения и исправления в уже составленном первичном учётном документе. При этом изменения должны быть с указанием даты исправления, подписями лиц, составивши документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
При оформлении товарной накладной необходимо отразить проводки по реализации:
| Дебет | Кредит | Разъяснение |
| 62.1 | 90.1 | Реализация продукции или товаров, работ, услуг покупателю |
| 90.2 | 41, 43 | Себестоимость реализованной продукции или товаров, работ, услуг |
Анализируем «нормативку»
Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила). Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав — плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж.
В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры. Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета. Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая «первичка», нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны. Как известно, счет-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) ). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.
Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы (п. 6 Правил). Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) «входящие» счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).
Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.
Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет. Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п. 368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам. Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок — пять лет (п. п. 15, 27 Правил).
А как насчет ответственности?
Грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения предусматривает наложение на нарушителей административного штрафа по ст. 120 НК РФ. Что же законодатели подразумевают под грубым нарушением? В соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимаются отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. Нарушения порядка хранения налоговых документов в тексте данной статьи не поименованы, а следовательно, и мера ответственности не определена. Кроме того, такие действия налогоплательщика не могут являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.
Есть примеры судебных решений, подтверждающие данный вывод (см., например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11381/2008-АК ).
Постановлением ФАС МО от 16.12.2008 N КА-А40/11617-08 Постановление Арбитражного суда г. Москвы по данному делу оставлено без изменения.
В апелляционной жалобе налоговый орган указал, что в соответствии с п. 6 Правил журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы. В ходе проведения мероприятий налогового контроля установлено, что представленные журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не были прошнурованы и пронумерованы, то есть были составлены с нарушением порядка.
Судом отмечено, что указанный довод налогового органа не соответствует фактическим обстоятельствам, а также не может являться основанием для отказа налогоплательщику в применении налогового вычета по НДС. Нормами налогового законодательства, в частности п. 2 ст. 93 НК РФ, предусмотрено представление в налоговый орган документов в виде заверенных копий. С учетом изложенного, на основании представленных копий журналов полученных и выставленных счетов-фактур налоговый орган не мог сделать какой-либо вывод о некорректном оформлении оригиналов названных документов, которые были оформлены заявителем в полном соответствии с требованиями закона. Организацией в налоговый орган был представлен полный пакет документов, соответствующих требованиям ст. ст. 169 и 172 НК РФ, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), их оплату (в том числе НДС) и принятие их к учету. В силу ст. 172 НК РФ даже в том случае, если организация не представила в налоговый орган либо представила не в должном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, она не может быть лишена права на применение налоговых вычетов.
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Как заполнить счёт-фактуру на работы, услуги
При формировании счёта-фактуры на выполненные работы либо оказанные услуги следует учитывать особенности при заполнении отдельных строк и граф.
Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» заполняют только при отгрузке товаров. В счетах-фактурах на работы или услуги в них проставляют прочерки.
В графе 1а «Описание выполненных работ и оказанных услуг» указывают, какие именно услуги или работы были выполнены. Описание должно быть таким, чтобы при проверке можно было правильно идентифицировать работы, услуги.
В графах 1б «Код товара», 10-10а «Страна происхождения товара» и 11-13 ставят прочерки.
В графах 2, 2а, 3 и 4 проставляют единицы измерения и количество, если:
- у работ, услуг есть цена за единицу измерения — например, в договоре прописана почасовая цена консультационных услуг;
- единица измерения есть в разделе 1 или 2 ОКЕИ.
Что изменится в счетах-фактурах
Бухгалтеры с 1 июля 2021 году должны составлять счета-фактуры на новых бланках. Изменения в постановление № 1137 закрепили в постановлении Правительства от 02.04.2021 № 534. Причина поправок – перехода на систему прослеживаемости, которая позволяет контролировать передвижение импортных товаров (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В частности, от момента ввоза зарубежной продукции на территорию России и до ее реализации конечному потребителю.
Счет-фактура необходим для того, чтобы продавец правильно начислил в декларации НДС к уплате в бюджет, а покупатель принял сумму налога к вычету. Заполняйте декларацию по НДС в программе БухСофт. Она автоматически формирует декларацию на актуальном бланке с учетом всех изменений и требований к реквизитам. Готовую декларацию можно скачать и распечатать, а перед отправкой в инспекцию документ тестируется по проверочным алгоритмам ФНС.
Обновленная форма дополнилась новыми графами, строками и реквизитами. В них появилась строка 5а, в которую вносятся реквизиты (номер и дата составления) документа об отгрузке товаров, соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре.
Торг-12 код товара в графе 3
Данное поле является необязательным, его можно оставить пустым в том случае, если транспортная накладная не создаётся.
- Вид операции — на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
Список товаров в товарной накладной ТОРГ-12 Таблица с перечнем товара заполняется данными в соответствии с заголовками столбцов.
- Столбец 1 — № п/п, указывается порядковый номер товара.
- Столбец 2 — Наименование, указывается наименование, характеристика, сорт, артикул товара. Если у вас ведется товарооборот и каждому товару присвоен артикул, то именно в этом поле он указывается, либо до, либо после наименования товара, через запятую, в скобках, разделенный прочерком или другим знаком.
- Столбец 3 — Код, на практике не заполняется и ставится прочерк.