Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.
Создание инвентаризационной комиссии
Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.
Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.
Какие документы нужны?
Инвентаризация при смене головы проводится после оформления соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об описи необходимо указать: место осмотра, конкретные даты, основание для проверки описи, состав комиссии.
В ходе проверки членами комиссии оформляется ряд документов, в том числе.:
-
Инвентарные списки ОС (№ ИНВ-1), нематериальных активов (№ ИНВ-1а), товаров и материальных ценностей (№ ИНВ-3) и т.д.,
-
Отчеты расчетной инвентаризации (№ ИНВ-17),
-
При обнаружении расхождений между реальным состоянием и данными бухгалтерского учета составляются сравнительные таблицы (например, № ИНВ-18 для нематериальных активов, № ИНВ-19 для ТМЦ).
Итоговым документом является «Отчет о результатах инвентаризации», который можно заполнить по форме №. ИНВ-26.
Инвентаризация и оформление ее результатов
Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Поэтому вначале члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что значится на бумаге.
По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа можно использовать форму № ИНВ-26 из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2018, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе 2019. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.
Бухгалтер должен составить сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них будет храниться в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Рассмотрим оптимальный порядок действий, который даже в крупной организации поможет упорядочить процедуру передачи большого количества документов и дел по должности гендиректора. В небольших организациях какие-то ее этапы могут упрощаться, но чем больше вы будете стремиться к идеалу, тем меньше потом будет проблем, потому нужно просто взвешивать трудозатраты и возможные риски.
Если учредители приняли решение сменить генерального директора, если тот по собственному желанию покидает организацию, то в протокол общего собрания участников / акционеров (или решение единственного владельца бизнеса) необходимо включить пункт о необходимости передачи дел и назначить ее дату или период («с… по…»). Рекомендуем акцентировать внимание на формулировке данной процедуры: «подлежат приему-передаче документы и дела по должности генерального директора». Лучше, если дата фактического приема-передачи будет совпадать с последним днем работы по занимаемой должности, это и будет дата оформления и подписания соответствующего акта.
Учредители могут образовать комиссию по приему-передаче документов и дел по данной должности и сразу назначить:
- преемника – нового гендиректора;
- а могут в протоколе просто зафиксировать как поручение дату приема-передачи и лицо, которое примет дела по освобождающейся должности. Им может быть один из заместителей генерального директора и даже один из учредителей.
В состав комиссии по приему-передаче документов и дел, как правило, включают руководителей кадровой службы, бухгалтерии, одного из заместителей, руководителя службы делопроизводства и преемника, которому передаются дела. Руководитель службы безопасности тоже может быть включен в состав комиссии. Генеральный директор, передающий дела, в состав нее не включается.
Специальная комиссия может не создаваться, но в протоколе собрания участников / акционеров (или решении) в этом случае делается запись о передаче документов и дел «преемнику в присутствии должностных лиц организации ». В этом случае все равно прием-передача будет осуществляться публично, и факт приема-передачи будет подтвержден актом коллегиально.
При необходимости (как правило, по решению учредителей) в организации может проводиться инвентаризация основных средств, кассы, проверка состояния учетных документов, а также финансовых показателей деятельности на установленную дату приема-передачи дел. Кадровая служба может оформить как справку итоговые сведения по книге учета трудовых книжек и вкладышей в них и по журналу учета личных дел (при наличии). Как правило, служба делопроизводства дает сводку о состоянии исполнения обращений граждан и справку об общем объеме документооборота на установленную дату приема-передачи. Данные сведения, подготовленные структурными подразделениями, по желанию учредителей могут быть в качестве итоговой информации включены в акт, а составленные ими документы могут…
Передача дел при смене генерального директора, инвентаризация, образец акта приема-передачи
Обязательной процедурой при смене директора является передача от старого директора новому учредительных и иных документов компании, за которую несет ответственность руководитель. Объем передаваемой документации может различаться в зависимости от размеров компании и выполнения директором ООО иных функций (кадровых, правовых, финансовых). Помимо собственно документации должны быть переданы бланки организации, печати, штампы, ключи от сейфов, пароли и т. п. Документом, подтверждающим факт передачи и фиксирующим перечень переданных бумаг, является акт приема-передачи. Образец акта приема-передачи при смене руководителя вы можете скачать на нашем сайте. Форма не меняется уже несколько лет, так что образец актуален.
Среди основных целей, которые ставятся:
- подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
- проверка правильности выведения результатов;
- выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
- вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
- контроль правильности информации;
- если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.
Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:
- инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
- принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
- инструктаж работников.
Среди требований следует выделять:
- получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
- обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
- проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.
Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.
При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.
Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава
Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.
| Нормативный акт | Краткое описание |
| Положение по ведению бухучета и отчетности в РФ, ч. 2
(приказ Министерства финансов РФ N 34н, редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016) |
Ведение бухгалтерского учета, инвентаризация имеющегося имущества, финансовых обязательств |
| Методические указания по части инвентаризации
(приказ Министерства финансов РФ № 49, редакция от 08.11.2010) |
Порядок осуществления, оформления |
| ФЗ № 402 «О бухучете» от 2016г. (гл. 2, ст.11) | Обобщенные требования к инвентаризации |
| Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция | Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение |
Причины проведения инвентаризации
При смене руководителя предприятия или организации проведение инвентаризации становится необходимым действием. Ниже приведены основные причины, по которым инвентаризация может потребоваться:
- Смена директора: Инвентаризация может быть проведена при смене генерального директора с целью установления недостачи или выявления других аномалий в учете активов и обязательств предприятия.
- Приемо-передача дел: Инвентаризация необходима при передаче дел от бывшего руководителя новому руководителю, чтобы установить фактическую наличность активов и обязательств компании.
- Прекращение деятельности: При расторжении договора или прекращении деятельности предприятия инвентаризация помогает правильно учесть и оформить все активы и обязательства, чтобы избежать споров и претензий.
- Создание инвентаризационной политики: Инвентаризация активов и обязательств является неотъемлемой частью бухгалтерского учета предприятия и требует разработки соответствующей политики, которая включает в себя порядок и правила проведения инвентаризации.
- Проверка соответствия нормативам: Инвентаризация позволяет установить, насколько фактический учет активов и обязательств предприятия соответствует установленным нормативам и стандартам.
Необходимо также отметить, что инвентаризация должна быть проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и нормативными актами, а также с учетом инструкции по инвентаризации, утвержденной Минфином РФ. Дополнительное внимание следует уделить составлению инвентаризационного акта, где должны быть правильно указаны все активы и обязательства предприятия.
Этапы инвентаризационных мероприятий
- Определение сроков проведения инвентаризации: на этом этапе устанавливаются даты начала и окончания инвентаризационных работ.
- Составление ведомости-описи: на данном этапе по заданным правилам формируется список имущества и ресурсов организации, которые подлежат учету.
- Организация контроля и проверка правильности заполнения ведомости-описи: важным шагом является проверка правильности заполнения и наличия всех необходимых данных в ведомости-описи.
- Проведение инвентаризационного процесса: собственно инвентаризация, в ходе которой осуществляется фактический учет имущества, проверка его наличия и фактического состояния в соответствии с ведомостью-описью.
- Ротация состава инвентаризационной группы: чтобы избежать возможных фальсификаций и махинаций, рекомендуется менять состав инвентаризационной группы на регулярной основе.
Как правильно организовать инвентаризацию?
Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:
-
Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.
-
Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.
-
Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.
-
Оформление результатов инвентаризации (документальное).
Порядок проведения инвентаризации
При смене руководителя предприятия или организации проводится обязательная инвентаризация, которая позволяет точно определить наличие и состояние имущества, а также установить возможные расхождения между фактическим и учетным наличием активов. Данный процесс требует строгого соблюдения определенного порядка и правил:
- Объявление о начале инвентаризации. Руководитель организации должен официально объявить о проведении инвентаризации, указав дату начала и окончания процедуры.
- Подготовка к инвентаризации. Перед началом инвентаризации необходимо подготовить необходимые документы и материалы, включая учетные карты, акты приема-передачи, договоры и прочие документы, связанные с имуществом организации.
- Образование комиссии. Для проведения инвентаризации формируется специальная комиссия, которая будет ответственна за контроль и организацию процесса.
- Составление плана инвентаризации. Комиссия составляет план проведения инвентаризации, который должен включать подробную информацию о местах и сроках проверки имущества.
- Проведение инвентаризации. Комиссия производит фактическую проверку имущества согласно установленному плану. Данные о наличии и состоянии каждого актива записываются в учетные карты или соответствующие документы.
- Оформление актов инвентаризации. По результатам инвентаризации комиссия составляет акты, в которых фиксируются все обнаруженные расхождения между фактическим и учетным наличием имущества.
- Анализ результатов и принятие решений. Руководитель организации или уполномоченное лицо анализирует акты инвентаризации и принимает решения о дальнейшем учете обнаруженных расхождений. При необходимости могут быть проведены дополнительные расследования и проверки.
Порядок проведения инвентаризации при смене руководителя является важной процедурой, обеспечивающей прозрачность и точность учета имущества организации. Внимательность и ответственность на всех этапах инвентаризации являются залогом успешного проведения процедуры.
Юридические аспекты инвентаризации при смене руководителя
Согласно законодательству Российской Федерации, руководитель организации несет ответственность за имущество, находящееся в его ведении. Поэтому при проведении инвентаризации при смене руководителя обязательно фиксируются все имущественные объекты и их состояние, что позволяет сравнить данные с учетными записями и выявить возможные расхождения.
Особую важность имеет проведение инвентаризации в случае передачи власти на предприятии, где имеется большое количество активов, например, оборудование, транспортные средства, запасы товаров. Инвентаризация позволяет установить, что все активы организации находятся в наличии, они имеются в полной комплектации и соответствуют описям их состояния.
При проведении инвентаризации при смене руководителя применяются специальные правила, которые определены законодательством Российской Федерации. Во-первых, это оформление акта инвентаризации, в котором подробно и точно указываются все имущественные объекты, их количество, состояние и стоимость. Также актам инвентаризации придаются особая правовая сила, поскольку они могут служить доказательством юридической ответственности.
При смене руководителя очень важно учесть все изменения, произошедшие в организации, и установить актуальное состояние каждого имущественного объекта. Инвентаризация при смене руководителя помогает избежать проблем и споров, связанных с состоянием имущества и его отсутствием.
Таким образом, юридические аспекты инвентаризации при смене руководителя играют важную роль в процессе передачи управления. Они обеспечивают обоюдное понимание состояния имущества организации и гарантируют соблюдение законодательства. Проведение инвентаризации при смене руководителя является одним из важных шагов для обеспечения юридической прозрачности и эффективности передачи власти.
Процесс проведения инвентаризации в условиях смены руководителя
При смене руководителя предприятия или организации необходимо провести инвентаризацию, чтобы убедиться в наличии и соответствии имущества фактическим данным.
Процесс проведения инвентаризации в условиях смены руководителя обычно включает следующие шаги:
- Составление плана проведения инвентаризации. При смене руководителя необходимо разработать план, который описывает порядок проведения инвентаризации, включая список помещений, которые будут проверены, и перечень имущества, которое требуется инвентаризировать.
- Объявление о проведении инвентаризации. Распространите информацию о предстоящей инвентаризации среди сотрудников и других заинтересованных сторон, чтобы они были готовы предоставить необходимую информацию о наличии имущества.
- Проверка наличия имущества. Руководитель или назначенная комиссия проводят проверку фактического наличия имущества, указанного в плане инвентаризации. Данные об инвентаре фиксируются в специальной форме.
- Сравнение данных с предыдущей инвентаризацией. Новый руководитель или уполномоченные лица сравнивают полученные данные с предыдущими результатами инвентаризаций, проведенных до смены руководства. Это позволяет выявить отклонения и различия в наличии имущества.
- Подготовка отчета по результатам инвентаризации. На основе полученных данных составляется отчет о проведенной инвентаризации, который будет передан новому руководителю. Отчет содержит информацию о фактическом наличии имущества, отклонениях от предыдущей инвентаризации, а также рекомендации по дальнейшему учету и хранению имущества.
- Передача данных новому руководителю. Составленный отчет по инвентаризации передается новому руководителю, который может использовать эти данные для правильной организации хранения и учета имущества.
Проведение инвентаризации при смене руководителя позволяет установить точные данные о наличии имущества и обеспечить правильное ведение его учета. Это помогает предотвратить потери и мошенничество, а также повысить ответственность и прозрачность бизнес-процессов.
В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?
Проведение инвентаризации в учреждениях обязательно (п. 80 СГС «Концептуальные основы»):
-
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
-
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
-
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
-
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
-
в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ и нормативными правовыми актами РФ.
Почему важно проводить инвентаризацию
Первым и главным аргументом в пользу проведения инвентаризации при смене руководителя является необходимость установления точной финансовой и материальной базы организации. При смене руководителя может возникнуть риск недостоверного представления о текущем состоянии имущества организации. Проведение инвентаризации позволяет исключить возможность неправильного учета или недостоверного представления об имуществе.
Кроме того, проведение инвентаризации при смене руководителя дает возможность выявить потенциальные нарушения и несоответствия в учете и оценке имущества. Результаты инвентаризации могут служить основой для установления дисциплинарной или юридической ответственности в случае выявления недобросовестных действий предыдущего руководителя.
Кроме того, проведение инвентаризации при смене руководителя позволяет новому руководителю получить полное представление о ресурсах и активах организации. Это позволяет новому руководителю принимать обоснованные управленческие решения, опираясь на объективную информацию о наличии и состоянии имущества организации.
В целом, проведение инвентаризации при смене руководителя помогает обеспечить прозрачность, точность и надежность учета имущества организации. Это не только важно для эффективного управления, но и для соблюдения финансовой дисциплины и укрепления доверия к организации со стороны партнеров и инвесторов.