Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация онлайн кассы в ФНС — пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:
- наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
- ИНН;
- адрес и место установки кассового аппарата;
- заводской номер и модель ККТ;
- заводской номер и модель фискального накопителя.
В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:
- при применении в составе автоматического устройства;
- при использовании платежным агентом;
- при проведении расчетов в интернете;
- при разносной, развозной продаже;
- при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.
Всегда ли это требуется
Да, если вы приобрели соответствующее оборудование и собираетесь его использовать, то автоматически подпадаете под действие ФЗ № 54, последняя редакция которого проводилась 08 марта 2015 года. В соответствии с законом вы просто обязаны поставить купленную машину на учет, чтобы в дальнейшем легально ее использовать.
Поэтому вопрос стоит лишь в том, как нужно регистрировать кассовый аппарат в налоговой, и в каком формате это осуществить, а не в том, делать ли вообще.
Важный совет: если характер деятельности позволяет работать без рассматриваемого устройства, то вместо него лучше сразу заказать ЧМП. На практике печатание чеков окажется менее затратным, ведь не придется тратиться на техническое обслуживание, на замену ЭКЛЗ через каждые тринадцать месяцев, на ежеквартальное опломбирование, на регулярное освидетельствование. Все это выливается в сумму до 20 тысяч рублей ежегодно.
Какие документы нужны для регистрации кассового аппарата (ККТ)
Точный список следует уточнять в инстанции по месту обращения. В общем же случае понадобится предоставить:
- учредительные бумаги (в зависимости от ОПФ);
- договор аренды помещений и/или другие подтверждения права собственности на используемые здания, объекты;
- правильно заполненную форму ввода в эксплуатацию № КМ-1 (она унифицирована) и контракт на техническое обслуживание, предоставленные сервисным центром;
- журналы — операциониста и вызова техспециалистов — причем прошитые и пронумерованные;
- формуляр оборудования или его паспорт (и на ЭКЛЗ тоже);
- заявку о постановке на учет — вот что нужно для регистрации онлайн-кассы ООО, ИП и лица с любым другим статусом; составить ее следует на трехстраничном бланке, заполнив не все графы, а только те, что соответствуют назначению прибора и характеру выполняемой операции (при замене ЭКЛЗ они одни, при вводе в эксплуатацию другие); информацию желательно вписывать развернуто.
Если резюмировать, то понадобятся все документы, идущие в комплекте с техникой. А вот паспорт версии уже не требуется — его необходимость отменена Приказом № 94 Минфина РФ, утвержденным 29 июня 2012 года. И это удобно, ведь сегодня данный идентификатор предъявляют далеко не все поставщики оборудования, но если уж они делают это, то и он не будет лишним, можете подать и его тоже.
Фискализация и ПО для регистрации ККМ
После того, как касса получит регистрационный номер, нужно будет активировать фискальный накопитель. Это можно сделать самому, если вы регистрируетесь в режиме онлайн. Для фискализации потребуются сведения из заявления, которое вы отправили в налоговый орган. Поэтому рекомендуем заранее открыть в отдельных окнах информацию по онлайн-кассе и уведомление о получении регистрационного номера.
Рассмотрим порядок действий на примере онлайн-кассы АТОЛ:
-
Подключите кассу к ПК в USB-разъем.
-
Скачайте и установите драйверы, чтобы настроить кассу.
-
Запустите программу «Тест драйвера».
-
Откройте вкладку «Регистрация ККТ», затем нажмите кнопку «Свойства» (она находится в правой верхней части экрана).
-
Убедитесь, что в поле «Модель» указано Автоматически, а в поле «Канал связи» – USB.
-
Нажмите Поиск.
Когда откроется одноименное окно, в котором будет указан список портов, нажмите кнопку «Поиск» и выберите ККМ в пункте «Информация». Необходимо, чтобы касса имела USB-порт. Нажмите кнопку «Выбрать» – должно открыться окно Свойства. В нем нажмите кнопку «Проверка связи». В поле «Результат» будут указаны данные о кассовом аппарате. Необходимо закрыть окно, кликнув ОК, и переключиться на вкладку «Регистрация ККТ».
Заполните следующие реквизиты:
-
название организации или ФИО ИП с указанием формы собственности;
-
ИНН;
-
адрес, указанный в момент регистрации кассы;
-
место расчетов (если у вас интернет-магазин – укажите адрес сайта, если занимаетесь развозной торговлей – укажите «развозная торговля» и сведения об автомобиле, в случае разносной торговли нужно указать «разносная торговля»);
-
адрес электронной почты отправителя.
Затем в Настройках ККТ необходимо отметить те поля, которые были указаны вами при регистрации кассы, заполнить адрес сайта ФНС и ввести сведения для подключения к ОФД.
Чтобы завершить регистрацию, вернитесь в раздел «Контрольно-кассовая техника» в ЛК на сайте налоговой и нажмите Завершить регистрацию. Остался последний шаг. Укажите в полях данные, взятые из отчета регистрации:
-
дату и время получения фискального признака;
-
номер фискального документа;
-
фискальный признак.
Перерегистрация кассы
Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.
Существует несколько причин для этого:
- Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
- Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
- Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.
Преимущества заблаговременного перехода на онлайн-кассы
Несмотря на то, что у бизнесменов есть еще время, в течение которого разрешено использовать привычные кассовые аппараты, им придется подчиниться Федеральному закону от 03 июля 2016 года №290-ФЗ, который внес существенные новшества в Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ, регулирующий применение контрольно-кассовой техники.
Почему этим вопросом лучше озаботиться заранее? Предприниматели, решившие модернизировать кассовый учет заблаговременно, получают следующие преимущества по сравнению со своими менее расторопными коллегами:
- «добровольный» период нововведений позволяет получить временную фору для подготовки, внедрения и налаживания новых систем и операций;
- в вопросе приобретения нужных моделей аппаратов еще нет ажиотажа;
- если срок службы очередных ЭКЛЗ подходит к концу, нет смысла покупать новые ленты, ведь их вскоре уже нельзя будет применять.
Подключение ККТ к личному кабинету ОФД
После получения карточки работа на ККМ уже возможна, но еще не законна, так как устройство пока не настроено на передачу данных ОФД. Договор с оператором уже заключен, но касса не подключена к сервису. Как это сделать, рассмотрим на примере компании «Платформа ОФД».
Для начала необходимо открыть драйвер торгового оборудования (на кассе или ПК) и внести в ККТ данные ОФД (хост, порт, ИНН компании). Следующий этап — подключение устройства к ЛК. Эта опция доступна в разделе «Кассы». Для добавление новой модели нужно выбрать пункт «Подключить», заполнить все поля в открывшемся окне и подтвердить операцию кнопкой ОК. Если все сделано правильно, с этого момента касса готова для расчетов с покупателями.
Что понадобится для регистрации в ФНС
Прежде, чем заказать регистрацию кассы в ФНС или провести процедуру самостоятельно, необходимо приобрести все необходимое для эффективной работы бизнеса оборудование.
Для осуществления продаж в магазине потребуется:
- Купить кассовый аппарат (смарт терминал, мобильную онлайн-кассу, фискальный регистратор, автономную ККМ или POS-систему). Обратите внимание, что выбранная модель в обязательном порядке должна быть внесена в специальный реестр ФНС.
- Купить фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев (выбор зависит от личных предпочтений бизнесмена, выбранной системы налогообложения, характера осуществляемой деятельности и интенсивности продаж).
- Периферийное оборудование. Это могут быть: сканер штрихкодов, принтер этикеток, торговые весы, дисплей покупателя, денежный ящик – одним словом, все то, что облегчает работу кассира, автоматизирует бизнес-процессы и ускоряет обслуживание клиентов.
Завершение регистрации
После того, как учетная карточка с регистрационным номером ККМ получена, сведения необходимо внести в профиль устройства в личном кабинете ОФД. А также пройти процедуру фискализации кассового оборудования. То есть внести все необходимые данные на кассовый аппарат и фискальный накопитель.
Обратите внимание, что проведение фискализации – очень важный и ответственный этап ввода техники в работу. Любые ошибки, допущенные сейчас, могут повлечь за собой порчу оборудования и необходимость их замены на новые.
Для того, чтобы избежать финансовых потерь и провести фискализацию с гарантией, рекомендуется заказать регистрацию кассы в «Рустехпром».
После проведения фискализации оборудования требуется завершить постановку контрольно-кассовой техники на учет. Для этого необходимо распечатать отчетный документ на онлайн-кассе и передать данные в ФНС.
Место регистрации кассового аппарата
Организации обязаны зарегистрировать кассовый аппарат по месту его установки.
Если место установки кассового аппарата совпадает с юридическим адресом фирмы, то аппарат регистрируется в той же налоговой, где зарегистрирована организация.
Если кассовый аппарат будет установлен не по юридическому адресу организации, тогда сначала необходимо зарегистрировать обособленное подразделение компании в том городе, где будет установлен аппарат.
После создания обособленного подразделения кассовый аппарат регистрируется в той же инспекции, где зарегистрировано обособленное подразделение.
Регистрация кассового аппарата в налоговом органе для предпринимателя происходит по месту прописки индивидуального предпринимателя. Даже если ККМ будет находиться в другом городе или в другой стране.
Документы для регистрации ККМ для ИП
Для регистрации кассового аппарата ИП в налоговой потребуется подготовить следующий пакет документов:
- Свидетельство о госрегистрации ИП;
- Свидетельство ИНН индивидуального предпринимателя;
- Заявление по форме КНД N 111021, утвержденное приказом ФНС от 09.04.2008 г. Подается в 2 экземплярах;
- Доверенность на представителя;
- Форма КМ-4 (журнал кассира-операционниста). Подается оригинал и копия в прошитом, пронумерованном виде, на задней стороне последнего листа подпись индивидуального предпринимателя;
- Форма КМ-8 (журнал учета вызова технических специалистов). Подается оригинал и копия документа;
- Техпаспорт кассового аппарата (вам его предоставит ЦТО). Подается оригинал и копия документа;
- Договор с ЦТО. Подается оригинал и копия документа;
- Кассовый аппарат и голограммы, их выдадут в ЦТО.
Сроки и основные этапы регистрации онлайн-кассы в ФНС
ККТ подлежит обязательной регистрации в ФНС. Конкретных сроков проведения данной процедуры закон не содержит — нужно лишь знать, что без регистрации использовать кассу нельзя. Таким образом, фактический крайний срок завершения регистрации — это день, предшествующий тому, в котором на кассе будет совершена первая продажа. С тем расчетом и нужно ставить кассу на учет в налоговую.
Методика проведения регистрации ККТ в ФНС подразумевает следующие основные этапы:
- Подготовительный.
- Этап отправки заявления о регистрации ККТ в ФНС.
- Этап фискализации (активации фискального накопителя).
- Этап завершения регистрации.
Сущность фискализации — в активации фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-кассы. Для ее проведения нужно (условимся, что регистрация ККТ проводится онлайн):
- Открыть программу от производителя онлайн-кассы — предназначенную специально для фискализации.
Например, для касс от АТОЛ используется программа EcrRegistration.exe.
- С помощью программы синхронизировать время на кассе и на ПК (которое к тому моменту должно быть точно установлено — в соответствии с локальным часовым поясом).
- Указать в программе сведения о хозяйствующем субъекте. Как правило, к ним относятся:
- название магазина;
- адрес расположения торговой точки;
- ИНН хозяйствующего субъекта;
- регистрационный номер кассы в ФНС (указывается на странице, которая оставлена нами открытой по завершении подачи заявления онлайн).
По-прежнему не закрываем ту страницу.
- Выбрать систему налогообложения.
- Выполнить фискализацию — то есть, активацию фискального накопителя.
Личный визит в налоговую
Если по каким-то причинам регистрация через интернет не получается, можно прийти в отделение налоговой инспекции. Чаще поводом для этого является нежелание получать квалифицированную ЭП, поскольку она стоит денег. Не следует забывать, что, скорее всего, ФНС придется посетить не один раз.
Налоговую посещают уже после заключения договора с ОФД. Постановка на учет в налоговой осуществляется по инструкции:
- Сначала заполняется письменное заявление. Его утвержденный бланк можно найти на сайте инспекции. В момент подачи работник налоговой проверят правильность заполнения формы.
- Далее ККТ фиксируется под определенным номером. На сообщение его заявителю налоговой дается один день.
- Затем регистрационный номер внимательно заносится в ККТ, после чего формируется отчет в виде чека.
- Указанный чек заявитель относит в налоговую. Для сокращения числа визитов в ФНС рекомендуется перед этим этапом взять кассу с собой, чтобы сделать отчет прямо в инспекции.
Важные элементы ККМ: фискальная память и ЭКЛЗ
Главное о фискальной памяти
Фискальная память – блок долговременной памяти, в котором хранится информация о совершенных операциях. Эти данные автоматически сравниваются с данными ЭКЛЗ. Если информация разнится, выявляется ошибка и устройство ремонтируют.
Ремонт производится после уведомления налоговых органов. Перед ремонтом сервисный центр обязан выдать акт УФ (унифицированная форма) КМ-2 с указанием суммы, которая сохранилась в памяти. По окончании ремонта также формируется акт КМ-2 с кассового аппарата, который подтверждает, что фискальную память не нарушили. Либо, если нарушили, то какие цифры получились после окончания.
При печати чека фискальная память получает данные из учетной системы. Если кассовый аппарат программируемый, то товар можно кодировать. Еще один вариант: воспользоваться услугами сервисного центра или заказать функцию обучения. Специалисты на примере товара покажут, как производить программирование самостоятельно.
Владелец аппарата не имеет права производить никаких действий с фискальной памятью. Если заключен договор технического обслуживания с сервисным центом, то третье лицо не может вмешиваться.
Особенности эксплуатации фискальной памяти
Изначально фискальная память на новом аппарате пустая. Данные вносят при фискализации. Если данные внесены неверно, произойдет ошибка, которую сразу можно не заметить. Она обнаружится только при повторном введении корректных данных, и фискальную память придется менять.
Объем памяти разный. В среднем устройства хватает на 4-7 лет. Если нужна замена фискальной памяти, то меняют и ЭКЛЗ, а это дорогостоящая операция, которая производится с разрешения налоговой.
Срок эксплуатации фискальной памяти зависит от объема и количества закрытых рабочих смен. Если в день закрывают по пять смен, фискальная память закончится быстрее. Если одну – то самой маленькой модели от производителя «Феликс» на 2000 фискальных смен хватит примерно на пять лет. Заменить фискальную память можно только в 2-х случаях: если остается менее 10 % емкости или устройство не работает из-за технических ошибок. Факт замены регистрируется в налоговой.
Главные факты об ЭКЛЗ
Электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ) – съемный блок памяти. Она так же, как и фискальная память, фиксирует информацию обо всех операциях, совершенных на кассовом аппарате.
Ограничения ЭКЛЗ
- Временное. Блок памяти необходимо менять раз в 13 месяцев. Если этого не сделать, то первого числа 14-го месяца он блокирует кассовый аппарат.
- По заполнению объема памяти. ЭКЛЗ рассчитана на большое число смен, а максимальная сумма превышает миллиард. В практике «Формулы Торговли» не было случая замены устройства по этому параметру даже у самых крупных клиентов.
Негарантийные случаи
Приведем пример типичных ошибок, по причине которых замену ЭКЛЗ оплачивает клиент:
- Дата. Она на кассовом аппарате может «слетать». Это происходит, например, из-за того, что техническое устройство не зарядили. Перед началом смены кассир должен проверить дату на кассе. Если этого не сделать и сразу нажать клавишу «Ввод», работа продолжится. Тем не менее, если календарь «слетел», число, месяц и год будут выставлены некорректно. Проверка из налоговой службы выявит эту ошибку, и ИП или юрлицу выпишут штраф за неверное использование.
- Вмешательство в работу кассы. Недопустимо перепрограммировать кассу самостоятельно. Любая, даже орфографическая ошибка в написании имени или фамилии, приведет к необходимости заново покупать и программировать новую ЭКЛЗ.
- Данные при фискализации. Если клиент внес некорректные данные в карточку фискализации, и их уже запрограммировали, случай также является негарантийным.
Классические автономные кассы: какие их характеристики важны (стоят доплаты)
Итак, классическая автономная касса — иногда именуемая командно-управляемой в силу крайней простоты встроенной прошивки (в ней предусмотрено применение буквально нескольких десятков базовых команд на кассовые операции), представляет собой консервативный по виду кассовый аппарат «с кнопками» и скромным дисплеем. Во многих случаях — однострочным (иногда приспособленным к отображению единственного типа информации в виде цифр).