Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Структурные подразделения юридического лица». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассмотрев особенности каждого обособленного подразделения, можно сделать вывод, что налоговое определение «обособленное подразделение» значительно шире, чем «гражданское» понятие филиала/представительства. Важно понимать, что каждый филиал или представительство является обособленным подразделением, но не каждое обособленное подразделение является филиалом или представительством. Это важно понимать для целей налогообложения. Почему? Потому что компании, открывшие филиалы, имеют ряд налоговых ограничений.
Виды обособленных подразделений
Обособленные подразделения бывают двух видов:
- Филиал компании — это обособленное подразделение, созданное для выполнения деятельности организации вне места ее расположения, функций представительства или только части из указанных функций в зависимости от переданного фирмой объема правомочий.
- Представительство фирмы — это обособленное подразделение, выделенное для защиты и представления интересов компании. Представительства особенно распространены в организациях, действующих в нескольких странах.
- Иные виды, без специального названия, которые регистрируются по более простой процедуре (о процедуре ниже).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
- Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
- Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
- Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
В приложениях А, В даны:
- схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
- образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Сообщаем в налоговую инспекцию об открытии обособленного подразделения
Согласно статье 83(1) НК РФ организации должны вставать на налоговый учет по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Дополнительное требование сообщать в налоговую инспекцию обо всех обособленных подразделениях (в месячный срок) и об изменениях сведений о них (в трехдневный срок) установлено статьей 23(3) НК РФ.
Таким образом, при создании обособленного подразделения (не являющегося филиалом или представительством) ООО должно:
- сообщить об этом в свою налоговую инспекцию по форме № С-09-3-1, утвержденной приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@;
- встать на налоговый учет по месту нахождения этого подразделения, если оно создано на территории, подведомственной не той налоговой инспекции, в которой зарегистрирован головной офис.
Налоговая инспекция по месту регистрации головного офиса, в которую было подано сообщение№ С-09-3-1, сама сообщает об этом факте в ФНС по месту нахождения созданного обособленного подразделении (ст. 83(4) НК РФ), то есть от ООО не требуется самостоятельно вставать на учет.
Если несколько обособленных подразделений находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, постановка на учет может быть осуществлена по месту нахождения одного из обособленных подразделений, по выбору организации. Например, если в одном городе у ООО открыто несколько магазинов на территориях разных ФНС, не надо вставать на учет в каждую из них, можно выбрать какую-то одну инспекцию, указав этот выбор в сообщении.
При изменении адреса обособленного подразделения его не надо закрывать и открывать заново (такая обязанность существовала до сентября 2010 года), а только подать сообщение по форме № С-09-3-1 в налоговую инспекцию по месту учета подразделения с указанием нового адреса.
Создали или нет: возможные ситуации
Вопрос о создании ОП кажется простым для тех, кто уверен, что – это обособленное предприятие. Но лишь до момента появления спорных моментов. А они действительно могут быть. Чаще всего на практике сталкиваются со следующими вариантами.
| Попытка создания ОП | Почему ОП не создано |
| Персонал оформлен по гражданско-правовым договорам | ОП не открыто даже в том случае, когда исполнители выполняют свои обязанности продолжительное время и делают это в другом городе или регионе. Отсутствие трудового договора свидетельствует об отсутствии места для работы. |
| Использование имущества из другого региона для получения прибыли путем сдачи его в аренду и т. п. | Этот факт не служит основанием для создания ОП организации |
| В компанию в качестве работника принят человек, выполняющий свои обязанности на дому | В этом случае ОП тоже не возникает, потому что рабочее место сотрудника руководитель компании не контролирует. Сюда же можно отнести ситуацию, когда человека отправляют в командировку. Следить за рабочим местом такого сотрудника тоже невозможно. А свои обязанности он выполняет, действуя по правилам трудового распорядка, принятым в месте прохождения командировки. |
Пример в образовательной сфере
В качестве субъекта исследования возьмём крупный университет. Эта организация подходит благодаря своему масштабу, многочисленным подразделениям и весьма широкому спектру осуществляемой деятельности. Итак, первоначально давайте выделим административные подразделения. Каждый университет имеет управляющие составляющие (ректорат, деканат), отдел кадров, бухгалтерию, службу системных администраторов. Также отдельно могут быть научно-исследовательские институты и центры.
Далее деление уже идёт на уровень кафедр. Каждая из них ведёт по 4-6 групп. А если есть заочное обучение, то и 8-12. Таким образом, группы студентов являются наименьшими численными подразделениями в крупных университетах. Эти образовательные учреждения построили буквально идеальное (на бумаге) взаимодействие. Итак, ректорат получает информацию от министерства образования в общих чертах. Потом он передаёт её деканатам в плановые отделы, которые весь нужный материал разбивают на необходимое количество часов, заботятся о предоставлении аудиторий и отсутствии конфликтов. Эта информация в последующем идёт кафедре, которая может внести свои предложения.
О внесении изменений в организационную структуру,
утвержденную приказом от 10.02.2006 N 42
В целях совершенствования структуры управления ООО «Волгоградский фармацевтический завод» на основании докладной записки начальника управления кадров N 03-48к от 16.07.2007
Приказываю:
- Создать в структуре управления кадров отдел организации труда и заработной платы в составе начальника отдела, специалиста.
- Утвердить и ввести в действие с 19.07.2007 изменения в организационную структуру ООО «Волгоградский фармацевтический завод», внесенные настоящим приказом.
- Начальнику управления кадров Парамоновой Т.Н. разработать и представить на утверждение в срок до 30.07.2007 проекты положения об отделе организации труда и заработной платы и должностных инструкций работников отдела.
- Начальнику секретариата Разиной Н.К. довести настоящий приказ до сведения работников ООО «Волгоградский фармацевтический завод».
- Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении
Место вновь создаваемого структурного подразделения в организации в целом, задачи, которые ставит руководство перед конкретным подразделением, а также функции, выполнение которых требуется от подразделения, характер его взаимодействия с другими структурными единицами и другие вопросы, связанные с его функционированием, традиционно отражаются в положении о структурном подразделении. Оно не является обязательным в силу действующего законодательства. Тем не менее его роль трудно переоценить.
Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в организации. Желательно, чтобы проект положения разрабатывал руководитель вышестоящего структурного подразделения или должностное лицо, в подчинении которого данное подразделение будет находиться. Таким образом, можно будет четко зафиксировать ожидания руководства от его введения в организационную структуру.
Как правило, отдел организации труда и заработной платы, кадровая служба и юридический отдел осуществляют методическое руководство разработкой проектов положений о структурных подразделениях и их согласование. К согласованию также целесообразно привлекать отдел охраны труда и техники безопасности, другие подразделения в зависимости от направлений деятельности.
Чтобы упорядочить работы по разработке проектов структурных подразделений, во многих организациях подготовлена типовая форма положения о структурном подразделении, которая может входить в качестве составной части в регламент создания внутренних структурных подразделений, что чрезвычайно удобно. В целях облегчения задачи составления проекта автор предлагает воспользоваться следующей упрощенной структурой построения текста:
- Заголовок. В нем указывается гриф утверждения в верхнем правом углу документа (наименование вида утверждающего документа, его даты и номера или указание должности и Ф.И.О. лица, утверждающего документ, его подписи и даты утверждения), наименование организации (в соответствии с учредительными документами), вид документа — «Положение», вид (отдел, управление, служба, департамент и т.п.) и наименование структурного подразделения, которое должно отражать его основное функциональное направление. Например: «Об отделе организации труда и заработной платы». Зачастую наименование подразделения является производным от наименования должности лица, его возглавляющего, например, «отдел главного механика». Есть и традиционные наименования подразделений, характерные для любого типа организации, — «архив», «склад», «канцелярия», «бухгалтерия» и т.п.
В настоящей статье автор не рассматривает требования ИСО 9001 к составлению документа.
- Общие положения. Данный раздел, как правило, включает в себя следующую информацию:
- применяемые в тексте термины, определения и сокращения (при необходимости);
- место подразделения в структуре организации. Как уже говорилось, подразделение может быть основным или вспомогательным, самостоятельным или входить в состав более крупного подразделения;
- подчиненность подразделения и руководство им. Определяя подчиненность подразделения, следует руководствоваться схемой организационной структуры. В отношении руководства указывается должностное лицо, которое возглавляет данное структурное подразделение, порядок его назначения;
- порядок его создания, реорганизации и ликвидации (если только это не содержится в специальном локальном нормативном акте — регламенте создания внутренних структурных подразделений);
- основополагающие нормативные правовые, локальные нормативные акты и иные организационно-распорядительные документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. Их перечень во многом зависит от уровня управления, специфики деятельности самой организации, функций подразделения.
- Задачи подразделения. В этом разделе перечисляются основные проблемы, для решения которых создается подразделение. Если создается объединенное подразделение (например, планово-экономический отдел), то, соответственно, объединяются задачи входящих в его состав структурных единиц. При сложной внутренней структуре подразделения возможно включение задач по различным направлениям.
- Организационная структура. Здесь отражается внутренняя структура самого подразделения, которая может быть простой (включать наименования должностей и профессий входящих в него работников, а во многих организациях, отличающихся стабильностью, — не только структурную, но и штатную численность состава) или сложной (когда в составе также выделяются отдельные структурные подразделения). Структура может быть выражена либо текстом, либо схематично с отражением всех структурных единиц и их взаимодействия между собой.
- Функции. Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности подразделения, виды работ, выполнение которых решает поставленные задачи, зафиксированные в разд. 3. Как правило, функции в наиболее общем виде отражают должностные обязанности руководителя соответствующего структурного подразделения. При этом все функции должны быть сформулированы максимально конкретно. Если имеют место формулировки типа «должен способствовать развитию» или «прилагать все усилия для…», то готовьтесь к заведомому их невыполнению. Как вы сможете измерить и проконтролировать, способствуют ли работники развитию или нет, полностью или частично они прилагали усилия?
- Права и обязанности. Во многих организациях в этом разделе перечисляются права и обязанности непосредственно подразделения. Данный подход представляется спорным, поскольку само подразделение субъектом отношений не является и не может нести ответственность за невыполнение обязанностей. Ответственность за деятельность подразделения в целом возлагается на его руководителя, поэтому и права, и обязанности следует прописывать применительно к руководителю. Возможно также указание на основные права и обязанности иных работников подразделения, одинаковые для всех. Если руководитель организации желает оставить за собой полномочия по утверждению положений только о наиболее крупных структурных подразделениях (например, департаменты, управления, службы) и должностных инструкций на так называемых топ-менеджеров, а в отношении утверждения положений по более мелким подразделениям (например, отделы в составе департаментов, управлений и служб) и должностных инструкций на подчиненных работников — на соответствующих топ-менеджеров, начальников департаментов, управлений, служб по подчиненности, то это необходимо зафиксировать в данном разделе и продублировать в должностной инструкции соответствующего руководителя.
- Взаимоотношения с другими подразделениями и отдельными должностными лицами. В основном в данном разделе указываются взаимоотношения на уровне информационных и документационных потоков с учетом специфики функций подразделения. Как правило, раздел оформляется в виде таблицы.
- Ответственность. Поскольку именно руководитель отвечает за деятельность всего подразделения, то этот раздел посвящен его персональной ответственности. Целесообразно также зафиксировать, что ответственность работников подразделения конкретизируется в иных локальных нормативных актах и организационно-распорядительных документах, должностных инструкциях работников и заключаемых с ними трудовых договорах.
- Визы согласования. Внутреннее визирование оформляется личной подписью, ее расшифровкой, указанием должности визирующего и даты визирования. Внешнее визирование оформляется грифом согласования, включающим слово «Согласовано» прописными буквами без кавычек, под ним — наименование должности согласующего лица, затем личная подпись с расшифровкой и дата согласования. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, то указывается наименование документа, содержащего решение о согласовании, его дата и номер.
- Сведения об ознакомлении с положением. Заполняются после утверждения положения и содержат подпись работника с расшифровкой, указание на должность и дату ознакомления. Целесообразно включить в текст пометку, что ознакомившийся работник подтверждает получение на руки копии положения и обязуется ее хранить на рабочем месте.
Проект положения о структурном подразделении имеет смысл прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью организации. Данные действия помогут избежать споров с работниками при обвинении в подмене того или иного листа положения.
Способы утверждения положения о структурном подразделении аналогичны утверждению любого другого локального нормативного акта (например, организационной структуры, о чем говорилось ранее).
Изменения в положение о структурном подразделении вносятся в том же порядке, в котором утверждается положение.
Структурное подразделение
Структурное подразделение (structural subdivision of company) — составная часть компании ( акционерного общества, холдинга, корпорации, предприятия)- производственное подразделение либо структурное функциональное подразделение ( отдел, управление, служба и т.п.) , предусмотренные организационной структурой компании, вместе с относящимися к ней работниками, выполняющими установленный круг обязанностей и отвечающими за выполнение возложенных на них задач
См. Стратегическая организационная единица.
Экономико-математический словарь: Словарь современной экономической науки. — М.: Дело . Л. И. Лопатников . 2003 .
- Структурная форма модели
- Структурно-информационная схема
Как обособленное подразделение, так и филиал зависимы от головной компании и главного офиса. Используемое ими имущество и средства на счетах принадлежат главенствующей организации. Цели их утверждения схожи: расширить возможности действия для компании и местные задачи.
Существенное различие филиала и рядового подразделения заключается в проведении регистрации. Создание обыкновенного подразделения проходит куда легче и быстрее, чем организация филиала. Данные о подразделении не вносятся в учредительные документы головной компании и Федеральную налоговую службу.
| Вид организации | Филиал | Представительство | Обособленное подразделение |
| Задачи работы | Выполнение всех или некоторых задач компании | Представление и защита интересов головной компании | Зависит от потребностей компании |
| Статус независимого юридического лица | Отсутствует | Отсутствует | Отсутствует |
| Наличие записи об организации в учредительных документах компании | Запись необходима | Запись необходима | Запись не нужна |
| Управление хозяйственной деятельностью | Ведётся | Не ведётся | Ведётся |
| Документация, необходимая для законной деятельности | Положение о создании филиала, внесение данных в устав головной организации | Положение о создании представительства, внесение данных в устав организации | Указ руководства головной компании |
| Наличие в пользовании индивидуального счёта | Счёт имеется | Чаще всего не имеется | Не имеется |
| Место нахождения | Нет ограничений | Нет ограничений | Организация осуществима только в пределах одного субъекта с головной компанией |
Решение о необходимости и создании филиала принимается путём голосования среди учредителей компании, в то время как подразделение может организовать один руководитель. Для филиала также требуется передача копий устава организации в Федеральную налоговую службу и назначение собственного руководителя, для учреждения подразделения же в этом нет необходимости.
Филиал, в отличии от представительства, имеет куда более широкий круг задач. Он также может заниматься финансово-хозяйственной деятельностью, имеет индивидуальный счёт в банке и обладает большим сроком аккредитации.
В то время как представительство занимается лишь представлением интересов главного офиса, филиал может выполнять те же функции, что и сама компания. Существуют виды лицензий, недоступные для получения представительством, но подвластные филиалу.
Уведомить обязательно
Если компания организовала рабочие места сотрудников вне места своего нахождения, об этом в течение месяца нужно уведомить налоговую инспекцию. Однако этого не нужно делать, если организация открыла филиал или представительство.
Сообщение о создании обособленных подразделений (за исключением филиалов и представительств) российской организации нужно подать по форме № С-09-3-1, утвержденной Приказом ФНС от 9 июня 2011 года № ММВ-7-6/ Этим же документом утвержден Порядок заполнения документа.
Напомню, что представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы компании и осуществляет их защиту. А вот филиал выполняет все функции организации или их часть, в том числе представительские. Обратите внимание, филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Имуществом их наделяет создавшая компания. Такие подразделения действуют на основании утвержденных фирмой положений. Она же назначает руководителей.
К примеру, ООО могут создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания своих участников. Причем, оно должно быть принято большинством не менее двух третей голосов от общего числа, если необходимость большего количества для принятия решения не предусмотрена в уставе. Для того чтобы обособленное подразделение начало свою работу, необходимо составить Положение о нем.
Порядок создания обособленного подразделения
В отличие от обособленных подразделений, которые приобретают такой статус по указанию налогового органа, филиалы и представительства создаются по более сложной процедуре. Выделяют следующие этапы:
- Принятие по установленной законом или внутренними актами компании процедуре решения о выделении части фирмы.
Например, законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ определена следующая процедура принятия решения:
- вынесение вопроса на рассмотрение Общего собрания дольщиков за 30 дней до его созыва;
- рассмотрение вопроса;
- согласие 2/3 участников собрания с открытием обособленного подразделения.
В ст. 65 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ сказано, что создание филиалов и представительств может относиться к компетенции совета директоров, если это предусмотрено уставом общества.
Обособленное подразделение при УСН
Многих предпринимателей, желающих открыть ОП, пугает возможность утраты работы по УСН. В каких случаях действительно стоит этого опасаться?
Согласно подпункту 1 пункта 3 статьи 346.12 НК РФ, не вправе применять УСН, организации, имеющие филиалы. Следовательно, если данные о создании ОП не внесены в учредительные документы и ЕГРЮЛ, то такое юридическое лицо вправе применять УСН. При условии, что соблюдаются все остальные положения, указанные в данной норме. Соответственно не имеют права на использование УСН владельцы филиалов. Отметим, что до 1 января 2021 года подпункт 1 пункта 3 статьи 346.12 НК РФ запрещал применение УСН для представительств. В настоящее время такое ограничение снято и представительства; ОП тоже имеют право пользоваться этой системой налогообложения.
Организация, применяющая УСН, при создании ОП (кроме филиала), обязана встать на учет в налоговый орган по месту нахождения этого трерриториального отделения. Об этом говорит пункт 1 статьи 83 НК РФ. Для этого необходимо направить в налоговый орган сообщение по форме № С-09-3-1 об открытии ОП в течение одного месяца со дня создания. После его получения, налоговый орган в течение пяти дней осуществит постановку на учет.
За уклонение от постановки на учет предусмотрены штрафные санкции. Например, за нарушение срока постановки грозит штраф 200 рублей (статья 126 НК РФ). За ведение деятельности без постановки на учет предусмотрено более суровое наказание — 10% от суммы доходов, но не менее 40 000 рублей (пункт 2 статьи 116 НК РФ).