Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уничтожение документации, как правильно это сделать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Отбор документов, более не нужных
Рекомендуемый состав комиссии:
- представитель руководителя;
- бухгалтер;
- юрист;
- архивариус;
- секретарь (кадровик);
- один из сотрудников.
ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.
Задачи комиссии:
- отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
- составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
- подготовить документы к утилизации.
ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы); — умышленного или незапланированного хищения; — преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Если экспертной комиссии нет
Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.
Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.
Что представляет собой акт об уничтожении документов
В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.
По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.
Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации. Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию. Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.
1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.
1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).
1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.
1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.
2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.
2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:
— подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2);
— нумерацию листов в деле (п. 2.3);
— составление внутренней описи документов дела (п. 2.4);
— составление листа-заверителя дела (п. 2.5);
— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела (п. 2.6).
2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.
Ответственность за нарушение сроков хранения первичных документов. Хранение и уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки и штрафы при нарушении закона
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. N 1562 » Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России» Росархив наделен функциями контроля за соблюдением сроков хранения документов, относящихся к архивному фонду.
В большинстве субъектов РФ действуют положения и законы, которые наделяют соответствующие органы управления архивным делом (как правило, ведомственные архивы) полномочиями в области применения к организациям мер административной ответственности.
Органы Росархива проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.
Это также применяется, если события происходят в тот момент, когда затронутая сторона находится в состоянии по умолчанию, если только он не вызвал намеренно или по грубой халатности. Договорные партнеры обязаны предоставлять необходимую информацию в кратчайшие возможные сроки и добросовестно адаптировать свои обязательства к изменившимся обстоятельствам.
Если иное не указано в подтверждении заказа, наше место деятельности — место исполнения. Договорные отношения регулируются исключительно законом Федеративной Республики Германии. Мы также имеем право подать в суд на место клиента.
.
Если вы пользуетесь услугами, о которых идет речь, эти дополнительные условия станут частью вашего контракта с нами. Например, если вы используете наши службы обследования, применяются условия использования платформы обследования.
Эти Условия использования и любые дополнительные условия, которые могут применяться, в совокупности называются «Условия».
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.
Вы соглашаетесь с этими условиями, нажимая или активизируя кнопку, которая указывает на ваше согласие с этими условиями, подписывая условный документ или используя Услуги. Если вы используете Услуги от имени Организации, вы соглашаетесь соблюдать настоящие Условия от имени этой организации, и вы представляете, что у вас есть соответствующие полномочия.
Если вы находитесь за пределами Соединенных Штатов, к вам могут относиться определенные условия конкретной страны. Плата за пользование услугами. При необходимости вы будете получать счета-фактуры в соответствии с методом учета, который вы выбрали на своей учетной странице.
Наказание за нарушения
В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:
- для граждан — от 100 до 300 рублей;
- для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.
За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:
- для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
- для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.
Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):
- 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
- 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
- 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.
Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.
Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:
- принудительные работы;
- запрет занимать определенные должности;
- запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
- лишение свободы на срок до 2 лет.
Как фактически происходит утилизация
Правилами предусмотрены следующие способы уничтожения документов:
- физический (примеры — ниже);
- программно-технический (примеры — в следующем разделе).
Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения, поэтому каждая фирма вправе выбирать свой метод избавления от макулатуры.
Обычно уничтожение документов осуществляется физически путем:
- Сжигания. Это надежно: информация уничтожается полностью. Однако для реализации необходимо иметь производственную печь.
- Измельчения. Часто возникает вопрос: какой метод уничтожения документов считается самым распространенным? Так вот ответ — измельчение. Просто рвать дела неправильно. Обычно используется шредер.
- Химического воздействия. Под влиянием химических средств бумага размягчается и становится просто массой. Но это долго и требует значительных финансовых затрат.
8. Сведения должны быть отнесены к категории «ДСП» на основании следующих критериев:
2) сведения не нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;
3) сведения оказывают непосредственное влияние на нормальную работу организации, процесс восстановления которой либо невозможен, либо связан с большими затратами. Несанкционированный доступ, изменение или уничтожение этих сведений влекут за собой материальные или моральные потери;
4) сведения имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к ним нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Отнесение сведений к категории «ДСП» производится исполнителем на основании Перечня сведений для служебного пользования (далее — Перечень сведений), разработанного в организации.
9. К сведениям «ДСП» не должны относиться сведения, составляющие государственные секреты.
10. Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается правовым актом руководителя организации (приказы, распоряжения и т.д.).
11. Если сведения не предусмотрены Перечнем, но, по мнению исполнителя, могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в Перечень.
12. Сведения «ДСП» утрачивают необходимость защиты:
По окончании установленного срока;
В связи с изменением обязательств, вызвавших необходимость их защиты (определяет лицо, обозначившее степень ограничения доступа к документу);
По соглашению заинтересованных сторон, установивших гриф ограничения доступа «ДСП»;
При утечке или разглашении сведений, если не представилось возможным локализовать их распространение, а также в тех случаях, когда заинтересованные лица не настаивают на их дальнейшей защите.
Исполнителям документов, содержащих сведения «ДСП», по истечении срока действия грифа ограничения доступа к документу предоставляется право снятия с документа грифа ограничения доступа «ДСП». При этом гриф ограничения доступа «ДСП» зачеркивается, указывается основание и заверяется подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу «ДСП» до истечения срока действия принимает исполнитель с согласия должностного лица, подписавшего (утвердившего) этот документ, или лица, его замещающего, о чем делается отметка на документе и заверяется его подписью, с указанием даты.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу, содержащему сведения «ДСП», может быть принято только по согласованию с лицом, по инициативе которого сведения были отнесены к категории «ДСП». Аннулирование грифа ограничения доступа к документу «ДСП» отражается в учетных данных. О снятии грифа ограничения доступа к документу «ДСП» извещаются другие учреждения (организации), которым рассылался документ.
Если экспертиза ценности проводится впервые
Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.
■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.
На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.
■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.
Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.
■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.
Законодательство РФ обязывает руководство предприятий обеспечить надлежащее хранение на протяжении 5 лет:
- «первички»;
- регистров бухучета;
- аудиторских заключений и др.
А для некоторых документов сроки не ограничены. Например:
- расчетно-платежные ведомости;
- годовая бухгалтерская отчетность;
- ликвидационный баланс;
- справка о получении статуса юрлица и постановке на учет в ИФНС.
Ряд документов со сроком хранения до 10 лет считают текущими и не отправляют в архив. Они лежат в структурных подразделениях компании, а затем по истечении времени их ликвидируют. При решении данной задачи надо руководствоваться следующими правовыми актами:
- Перечнем Минкультуры 2010-го года № 558;
- Законом
- приказом Минкультуры № 526 2015-го года.
По закону уничтожение бухгалтерских документов возможно при одном условии: срок их хранения истек до 31 декабря минувшего года (включительно). Иначе избавиться от них можно будет только в следующем году.
Если результаты деятельности компании оказались отрицательными и убыток отнесен на будущие периоды, подтверждающие его размер документы актуальны на протяжении всего срока такой налоговой оптимизации Данное правило установлено в п. 4 ст. 283 НК РФ. Когда законный срок истекает и переносить на будущее нечего, в обычном порядке составляют акты на уничтожение бухгалтерских документов.
Уничтожение электронных документов
Важно! Довольно большую популярность в последнее время получает электронный документооборот. Такие файлы, а также заархивированная база программных продуктов также подлежит длительному хранению.
Оформление уничтожения электронных документов происходит так же, как и уничтожение документов на бумажных носителях. Электронные документы необходимо удалить из компьютерного архива. Если документы хранятся на специальных носителях (флешки, карты памяти), то уничтожается не только файл, но и сам носитель. При этом следует учитывать некоторые моменты:
- документы можно удалять только по соответствующему акту;
- нельзя удалять документы, которые имеют отношение к будущему или текущему судебному процессу;
- необходимо соблюдать конфиденциальной той информации, которая содержится в уничтожаемых документах;
- помимо оригиналов, уничтожению также подлежат и копии документов.
Порядок уничтожения документов
Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?
Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.
Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.
Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.
Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.