Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация отпуска при увольнении: нюансы начисления и отражения в учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Как рассчитать отпускные в Украине?
Отпускные рассчитываются по простой формуле: Отпускные = Средняя дневная зарплата * Количество отпускных дней.
Как узнать среднюю дневную зарплату? Для этого берут последние 12 рабочих месяцев, отнимают от них отпуск за свой счет и нерабочие дни.
Как правильно вычислить период с какого дня нужно отсчитывать год, для определения средней дневной зарплаты? Воспользуемся примерами:
- Если начало отпуска первого числа месяца, к примеру, с 1 августа 2020 года, то расчет берется за период с 1 августа 2019 и по 31 июля 2020 года.
- Если же начало отпуска не с первого числа, к примеру, с 5 августа 2020 года, то расчет берется за полный период с 1 августа 2019 и по 31 июля 2020 года.
- В случае, если отработанных месяцев менее 12-ти, в расчет берется весь отработанный период.
Как написать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск?
Если вы приняли решение о компенсации неиспользованного отпуска, то вам необходимо написать соответствующее заявление, адресованное руководителю вашей рабочей организации.
Как правило, такой документ не имеет четкого шаблона, но все же несколько правил придется соблюсти.
Для начала обязательно указывается четкое описание, кому пишется обращение о компенсации. В данном случае это руководитель, так как он принимает решение по замене отпуска компенсационной выплатой. Более подробная рабочая информация о руководителе (структурное подразделение, должность, ФИО и т.п.) прописывается в правом верхнем углу. Здесь также указывается и личная информация заявителя.
Следом идет написание всем известного слова «Заявление», соответственно, посередине. Для получения структурного и грамотного документа можно взять за основу текст заявления на очередной оплачиваемый отпуск с последующей заменой содержимого. Получится примерно следующее: «Прошу заменить денежной компенсацией часть моего оплачиваемого отпуска…».
Не стоит пропускать и обязательно указать следующее: разновидность отпуска (основной/дополнительный), годовой период, откуда необходимо вычитать дни отпуска и рассчитать компенсацию. Если периодичность составляет несколько лет, то нужно указать точное количество дней, которые в дальнейшем подлежат возмещению.
Указание даты и прописи подписи — достаточно важный и необходимый момент для любого заявления. Также документ необходимо заверить у начальника своего рабочего подразделения.
Условия компенсации неиспользованного отпуска при увольнении
Перечень случаев, когда выплачивается компенсация за неиспользованные дни отпусков, прописан в ст. 24 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках).
Во-первых, при переводе работника на работу на другое предприятие денежную компенсацию по желанию работника перечисляют на счет предприятия, на которое работник перевелся.
Во-вторых, по желанию работника часть ежегодного отпуска можно заменить денежной компенсацией. В таком случае продолжительность предоставленных работнику отпусков не должна быть менее 24 календарных дней. Однако для несовершеннолетних работников такая замена не допускается.
В-третьих, в случае смерти работника денежная компенсация выплачивается наследникам.
В-четвертых, не существует сроков, по истечении которых работник может утратить право на компенсацию. При увольнении придется считать неиспользованные дни отпусков за весь период работы работника.
Расчет количества дней неиспользованного отпуска на дату увольнения
Количество дней ежегодного отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию работнику, рассчитывают исходя из принадлежащей ему продолжительности ежегодного отпуска в соответствии с Законом об отпусках и пропорционально отработанному им времени. Ведь общего нормативно-правового акта, который бы определял порядок расчета количества дней ежегодного отпуска, нет. На это в свое время указывало Минсоцполитики в письме от 24.06.2011 г. № 208/13/116-11.
Для ежегодных отпусков оперируют понятиями «рабочий год», который отсчитывают от даты приема на работу, а также «стаж работы для определения права на отпуск». При исчислении стажа работы, дающего право на ежегодный отпуск, нужно руководствоваться ст. 9 Закона об отпусках.
В свою очередь, дополнительный отпуск на детей предоставляют за календарный, а не рабочий год. Стало быть, независимо от стажа работы работница ежегодно имеет право на такой отпуск полной продолжительности.
При исчислении продолжительности неиспользованных дней ежегодного отпуска и дополнительного отпуска на детей работает правило: праздничные и нерабочие дни (перечень со ст. 73 КЗоТ) не учитываются.
Алгоритм исчисления количества неиспользованных дней ежегодного отпуска продемонстрируем на примере.
Пример 1. Работник имеет право на ежегодный основной отпуск 24 к. дн. Он принят на работу 10.03.2020, а уволился 09.10.2020.
В таком случае рабочий год начался 10.03.2020 и за период по 09.03.2021 работник получил бы право на ежегодный основной отпуск полной продолжительности 24 к. дн.
Однако фактически работник работал в течение марта-октября 2020 года (за вычетом праздничных и нерабочих дней):
(22 к. дн. + 29 к. дн. + 29 к. дн. + 28 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 9 к. дн.) = 208 к. дн.
Ввиду этого далее определяем количество дней ежегодного отпуска, приходящихся на 1 календарный день в целом за год:
24 к. дн. : (365 к. дн. – 11 к. дн. (праздничные и нерабочие дни)) = 0,0678 к. дн.
Затем полученный результат умножаем на количество календарных дней, пришедшихся на период работы, и получаем количество заработанных дней ежегодного основного отпуска:
0,0678 к. дн. × 208 к. дн. = 14,10 (округляем до 14 к. дн.).
Таким образом, если работник за период своей работы не воспользовался ни одним днем ежегодного отпуска, то именно за 14 к. дн. ему должны выплатить денежную компенсацию при увольнении.
Уволенные работники имеют право на компенсацию за неиспользованный отпуск
Денежная компенсация выплачивается за неиспользованные дни ежегодных отпусков из расчета полной продолжительности в случае увольнения:
- руководящих,
- педагогических,
- научных,
- научно-педагогических работников,
- специалистов учебных заведений,
Обратите внимание, что для этого такие работники должны проработать до увольнения не менее 10 месяцев.
При увольнении работника все принадлежащие ему от предприятия суммы выплачивают в день увольнения. Если же он тогда не работал, эти деньги необходимо выплатить не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
Копитков объяснил, что внутренне перемещенное лицо может прекратить трудовой договор в одностороннем порядке. Для этого следует подать в центр занятости по месту жительства заявление на имя работодателя о прекращении трудового договора.
В свою очередь центр занятости в день прекращения трудового договора сообщит об этом:
- работодателю (любыми средствами коммуникации, в том числе электронными);
- территориальному органу Пенсионного фонда Украины;
- органу Государственной налоговой службы
В случае увольнения работников каждый работодатель предстает перед задачей провести окончательный расчет с работниками, в который входит выплата компенсации за неиспользованный отпуск. Какие же здесь возникают самые распространенные вопросы:
- Когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск? Ее выплачивают прежде всего при увольнении за все не использованные работником ежегодные отпуска, а также дополнительные отпуска на детей.
- Кому и какие виды отпусков не компенсируют при увольнении? Компенсацию при увольнении не выплатят за неиспользованные: дополнительные отпуска в связи с обучением; творческие отпуска; отпуска для подготовки и участия в соревнованиях; чернобыльские отпуска; дополнительные отпуска участникам боевых действий.
- Как рассчитывают количество дней неиспользованного отпуска, за которые выплачивают денежную компенсацию при увольнении? Для этого считаем в первую очередь в календарных днях стаж, дающий право на ежегодный отпуск за последний отработанный год.
- Как облагать выплату компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении? Сумма денежной компенсации за неиспользованные отпуска — объект начисления ЕСВ. Также из нее удерживают НДФЛ и военный сбор.
- Какая ответственность за невыплату компенсации при увольнении? Должностным лицам грозит админштраф от 510 до 1700 грн, а работодателю — штраф в размере 3 минимальных зарплат, если задержана выплата суммы компенсации более чем на месяц.
Расчет отпускных в Украине 2022
Согласно КЗоТ Украины каждый сотрудник при увольнении имеет право использовать положенные отпускные дни либо получить за них денежное возмещение. Но это касается только ежегодных (основного и дополнительного) и “детских” отпусков. Причина увольнения не имеет значения. Даже при нарушении трудовой дисциплины сотрудник сохраняет за собой это право.
В отдельных случаях сотруднику, который не увольняется, отпуск можно заменить денежной выплатой. При этом должны соблюдаться следующие условия:
- Возраст сотрудника — от 18 лет.
- Желание сотрудника.
- Компенсируется только часть отпуска — то, что превышает 24 календарных дня обязательного ежегодного отпуска.
- Компенсация выплачивается после использования отпуска, а не до.
Средняя зарплата за день рассчитывается:
- в общем случае — на основании суммарного заработка за прошлые 12 месяцев работы;
- если сотрудник отработал менее года — на основании суммы выплат за отработанное время с начала месяца оформления до начала последнего месяца работы;
- если сотрудник отработал меньше 2 месяцев — на основании суммы выплат за все отработанное время.
Когда все переменные известны, можем рассчитать сумму компенсации за отпуск при увольнении по общей формуле:
СК = Дкомп * СрЗп,
в которой
СК — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
СрЗП — среднедневная заработная плата.
Разберем конкретный пример расчета
Сотрудник подал требование о расчете 22 мая 2020 года. Ему положена компенсация отпускных дней за период с 8 декабря 2018. Длительность ежегодного отпуска — 24 дня. Размер средней зарплаты сотрудника 450 грн/день.
- Рассчитаем количество неиспользованных дней с 8 декабря 2018 по 22 мая 2020 года (за период 08.12.2018–07.12.2019 — 24 дня, за 08.12.2019–22.05.2020: 24+31+29+31+30+22=167 дней, из них праздники 1, 7 января, 8 марта, 8 апреля, 1 и 9 мая):
Дкомп = 24 + 24 * (167-6)/(366-11) = 35 дней - Рассчитаем сумму компенсации:
СК = 35 * 450 = 15 750 (грн)
Компенсации отпуска приравниваются к заработной плате. Поэтому по ним также начисляют подоходный налог, военный сбор и, в зависимости от обстоятельств, Единый социальный взнос. При расчете с сотрудником бухгалтерам хватает хлопот, ведь нужно:
- Начислить последнюю зарплату за месяц и компенсацию за отпуск.
- Начислить ЕСВ на зарплату и сумму компенсации(если нужно).
- Удержать НДФЛ и ВС.
- Перечислить НДФЛ, ЕСВ и ВС.
- Выплатить зарплату и компенсацию.
- Отразить все перечисленные операции в учете, а сами выплаты — в отчетности.
Насколько хорошо вы ориентируетесь в вопросах налогообложения Украины?
Бесплатно пройдите экспресс-тест, чтобы получить объективную оценку своих знаний!
Компенсация за неиспользованный отпуск в Украине
Налоговоприбыльный учет компенсации за неиспользованный отпуск также никаких трудностей не вызовет. И малодоходники, и высокодоходники объект обложения этим налогом определяют исключительно на основании бухгалтерского финрезультата до налогообложения. Никакие корректировки проводить не нужно. Они разд. ІІІ НКУ не предусмотрены.
К сожалению, законодатель нигде не зафиксировал порядок действий нового работодателя после получения компенсации за неиспользованный отпуск от предыдущего работодателя. Поэтому руководствуемся логикой и письмами Минсоцполитики.
Для отражения суммы компенсации в учете, на наш взгляд, новому работодателю следует использовать субсчет 663. Числиться такая задолженность будет до тех пор, пока работник не решит воспользоваться отпуском. А поскольку у работника есть право взять отпуск сразу после перевода, то погасить долг (весь или частично) можно в первый же месяц его работы.
Как мы говорили выше, в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск на новом месте работы, засчитывается период, за который работник не использовал дни отпуска у прежнего работодателя. То есть рабочий год для такого работника отсчитывается не со дня приема на роботу к новому работодателю, а с даты, с которой работник не использовал отпуск у «старого» работодателя и которая указана в сопроводительной справке (см. выше).
Первый вопрос, который возникает: сколько дней отпуска положено работнику за полностью отработанный рабочий год, если продолжительность отпуска у нового и «старого» работодателя разная?
Ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не устанавливают, что за время работы у предыдущего работодателя на новом предприятии работнику предоставляется именно то количество дней отпуска, которое он не использовал на старом месте работы. Поэтому, на наш взгляд, за каждый отработанный год (с учетом времени работы у бывшего работодателя, за которое начислена «переводная» компенсация) работнику, принятому по переводу, следует предоставлять отпуск продолжительностью, установленной у нового работодателя.
Хотя, заметим, есть и альтернативная точка зрения: дни отпуска, заработанные у предыдущего работодателя, оставлять без изменений, а за работу после перевода предоставлять установленное у нового работодателя количество дней отпуска, рассчитанное пропорционально части рабочего года после перехода на новое место. При таком подходе количество дней ежегодного отпуска в первый год работы у нового работодателя будет отличаться от стандартного для этого работодателя.
Теперь поговорим о суммах, подлежащих выплате. В этом вопросе также ясности нет. Отдельных норм, которые бы определяли порядок оплаты дней ежегодного отпуска, заработанных по предыдущему месту работы, законодатель не установил. На наш взгляд, было бы логично, чтобы такие дни полностью оплачивались за счет сумм компенсации, которая поступила от предыдущего работодателя. А вот за период работы у нового работодателя (т. е. с даты приема на работу и по дату окончания рабочего года) отпускные рассчитывались бы и начислялись новым работодателем в общем порядке.
Ранее такой подход увязывался с разъяснениями Минсоцполитики, приведенными в письме от 25.11.2015 г. № 1531/13/84-15. Однако в последних разъяснениях ведомства был изложен другой подход к решению данного вопроса (см. письмо Минсоцполитики от 26.06.2019 г. № 749/0/204-19, а также разъяснение в газете «Праця і зарплата», 2019, № 12, с. 9).
Так,
все дни отпуска (включая заработанные у предыдущего работодателя) Минсоцполитики рекомендует оплачивать исходя из новой среднедневной зарплаты
Для ее расчета определяют расчетный период по новому месту работы. Исходя из полученной среднедневной зарплаты рассчитывают новую сумму отпускных.
А как же «переходная» компенсация? Ее сумму Минсоцполитики предлагает учитывать лишь при выплате.
Но в варианте, предлагаемом Минсоцполитики, есть два существенных недостатка.
Во-первых, в таком случае происходит двойное обложение суммы «переводной» компенсации. Первый раз под налогообложение она попадает у предыдущего работодателя, второй раз — у нынешнего в общей сумме начисленных отпускных, рассчитанных исходя из новых условий труда. Да и отражать в отчетности доход работника дважды, согласитесь, нелогично. Кстати, с этим согласны налоговики (см. разъяснение в подкатегории 103.01 БЗ).
Во-вторых, поскольку в расходы попадет вся сумма отпускных, начисленных новым работодателем, то сумму полученной компенсации такому работодателю придется признать доходом. Иначе расходы будут завышены.
В связи с этим предлагаем вам вариант, который, на наш взгляд, и от разъяснения Минсоцполитики не уходит, и налоговое законодательство чтит.
- Выплатить компенсацию при увольнении можно только за неиспользованные дни ежегодных основного и дополнительных отпусков, а также дополнительного отпуска на детей.
- Выплатить работнику сумму компенсации нужно в день его увольнения, а если он в этот день не работал — не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
- По желанию работника без прекращения трудовых отношений компенсировать деньгами можно часть ежегодного отпуска, причитающегося ему за отработанный рабочий год, которая превышает 24 календарных дня.
- Из суммы компенсации за неиспользованные дни отпусков необходимо удержать НДФЛ и ВС, а также в общем случае начислить на нее ЕСВ.
- По желанию работника, который увольняется в связи с переводом на другое предприятие, денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодного отпуска может быть перечислена на счет нового работодателя.
При прекращении трудового договора (контракта) расчет работодателя с работником осуществляется по 3 основным критериям:
- заработная плата за отработанный период времени;
- компенсация за неиспользованные дни отпуска;
- выплата выходного пособия в установленных законом случаях.
Предположим, работник увольняется по сокращению штата 20 мая, при этом у него не использовано 24 дня отпуска, а аванс в размере 50% оклада работник получил 15 мая. Ежемесячный заработок работника составляет 10 000 грн. Это значит, что на момент увольнения работодатель обязан ему выплатить:
- Зарплату за 5 отработанных дней мая;
- Компенсацию за 24 дня неиспользованного отпуска;
- Выходное пособие за увольнение по сокращению штата.
Работодатель обязан произвести расчет при увольнении работника до момента прекращения трудовых отношений, то есть до даты увольнения, указанной в приказе об увольнении.
Практика показывает, что при оформлении увольнения после отпуска, работодатели часто допускают ошибки.
Согласно ст. 3 Закона Украины «Об отпусках», если работник увольняется по собственному желанию, работодатель предоставляет ему неиспользованный отпуск полностью или частично, а потом увольняет. При этом работник считается уволенным последним днем отпуска. Обратите внимание, что данная норма не действует, если работника увольняет работодатель за допущенные нарушения трудовой дисциплины.
Чтобы уволиться в таком порядке, работнику следует написать заявление об увольнении (по собственному желанию), в котором попросить предоставить ему неиспользованный отпуск полностью или частично.
При этом, законодательство предусматривает, сколько отрабатывать при увольнении по собственному желанию. Как мы уже говорили в предыдущих статьях, срок отработки составляет 2 недели, если нет уважительных причин для увольнения без соблюдения этого срока. Однако можно включить неиспользованный отпуск в данные 2 недели закон умалчивает, а значит, вы сможете урегулировать данный вопрос только по согласованию с работодателем.
Если ваше заявление об увольнении не хотят принимать, вы можете отправить его по почте. При этом днем подачи заявления будет считаться дата его регистрации на предприятии.
На основании заявления работодатель должен издать приказ об увольнении. Указанная в приказе дата увольнения будет считаться последним днем отпуска.
Помните также, что, помимо расчета, работодатель обязан выдать в день увольнения трудовую книжку и копию приказа об увольнении в случае, если увольнение было по инициативе работодателя, а в остальных случаях – по вашему требованию.
При увольнении с предоставлением неиспользованного отпуска работодатель может выдать трудовую книжку и расчет в последний рабочий день перед уходом в отпуск.
Если во время отпуска работник заболел, отпуск продлевается на количество дней, указанных в больничном листе. Тогда работодатель, согласовав свои действия с работником, должен продлить отпуск и изменить дату увольнения.
Поскольку увольнение с работы без отработки в большинстве случаев происходит по инициативе работника, то и вопрос компенсации при таком увольнении не стоит. Единственно важными финансовыми моментами в этой ситуации являются порядок выплаты заработной платы и сроки выплаты заработной платы.
- Расчет при увольнении осуществляется по трем критериям: невыплаченная зарплата, компенсация за неиспользованные дни отпуска и выплата выходного пособия (если есть основания для его выплаты).
- При увольнении после отпуска следует соблюдать специальную процедуру оформления документов. При этом расчет с работником можно производить как в последний день отпуска, так и в последний день работы, предшествующий отпуску перед увольнением.
- Выходное пособие при увольнении выплачивается в четко оговоренных законом случаях (ст. 44 КЗоТ), а размер выходного пособия зависит от того, по каким основаниям произошло прекращение трудового договора.
Компенсация должна выплачиваться за все неиспользованные отпуска, вне зависимости от того, сколько их у увольняющегося работника накопилось. Таким образом, итоговая сумма, полагающаяся работнику, будет включать в себя (ст. 116 ТК РФ):
- компенсацию основных отпусков;
- компенсацию дополнительных отпусков.
Следует помнить, что работник не лишается права на компенсацию отпуска, даже если он имеет на момент увольнения дисциплинарное взыскание или к нему применено дисциплинарное взыскание в виде увольнения.
Используя наш калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск, можно посчитать размер выплаты с учетом всех норм законодательства.
Согласно статье 140 ТК РФ все выплаты должны быть произведены непосредственно в день увольнения. Случается, что в день увольнения работник на рабочем месте отсутствует.
В этом случае он имеет право предъявить требование о выплате ему компенсации (и за отпуск в том числе), и работодатель должен выплатить ему эти деньги не позднее чем на следующий день.
Законодатель предусматривает жесткие санкции за задержку выплаты компенсации. Так:
- может наступить административная ответственность по ст. 5.27 КоАП;
- в случае если будет доказано, что у работодателя был корыстный умысел на неуплату компенсации, и задержка длилась более 2 или 3 месяцев в зависимости от обстоятельств, может наступить и уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ;
- кроме того, работодателю придется выплатить и неустойку за каждый день просрочки выплаты согласно ст. 236 ТК РФ;
- а если работник подаст исковое заявление в суд — придется компенсировать еще и моральный вред.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Статья актуальна на 2021 год
Предоставление отпуска в Украине регулируется Кодексом законов Украины о труде и Законом Украины «Об отпусках», а также рядом других нормативных актов. Для отдельных категорий работников ежегодный основной отпуск предоставляется по особым правилам.
Например, особенности предоставления отпуска педагогическим работникам установлены Постановлением Кабинета Министров Украины от 14 апреля 1997 р. № 346, а государственным служащим – Законом Украины «О государственной службе» № 889-VIII.
В этой статье мы рассмотрим особенности предоставления ежегодного отпуска: сколько дней составляет отпуск в Украине в 2020 году, как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск и какие категории работников имеют право на более продолжительный отпуск.
Законом Украины «Об отпусках» предусмотрено, что ежегодный отпуск бывает двух видов:
- основной (предоставляется в обязательном порядке);
- дополнительный (предусмотрен в связи с особыми, вредными или тяжелыми условиями труда).
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год, который отсчитывается с момента приёма на работу.
По общему правилу трудового законодательства работодатель может установить, что на его предприятии ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам большей длительностью, чем предусмотрено законом. Но никак не меньше.
Право работника на основной отпуск полной длительности за первый год работы наступает, если он проработал на предприятии как минимум 6 месяцев.
Это не означает, что до истечения этого срока сотрудник не имеет права на отпуск. До окончания 6-месячного срока работы отпуск рассчитывается пропорционально отработанному времени.
На ежегодный отпуск полной длительности вне зависимости от периода работы имеют право следующие категории сотрудников (если они изъявили желание на уход в отпуск):
- инвалиды;
- несовершеннолетние;
- мужчины, чьи жены пребывают в отпуске по беременности;
- женщины перед отпуском по беременности или после отпуска;
- женщины, которые имеют двух и более детей до 15 лет или ребенка-инвалида;
- те, кто работают по совместительству;
- работники, которые имеют путёвки в санатории;
- работники, которые не использовали отпуск на предыдущем месте работы и не получили компенсацию за неиспользованный отпуск;
- воспитатели детдомов семейного типа.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении – 2020
Расходы на оплату труда (в том числе компенсация за неиспользованный отпуск) согласно нормам П(С)БУ 16 отражаются в составе прямых расходов на оплату труда или в составе общепроизводственных расходов в момент их начисления.
Кроме того, ЕСВ, начисленный на сумму компенсации, также относится к расходам предприятия, начисляющего компенсацию.
В бухгалтерском учете начисление компенсации за неиспользованный отпуск отражают по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», а начисление на нее ЕСВ — по кредиту субсчета 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию».
Если на вашем предприятии создается резерв отпусков, тогда субсчета 661 и 651 должны корреспондировать с дебетом субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».
Работник при увольнении может либо использовать причитающиеся ему дни отпуска, либо получить денежную компенсацию.
Когда предприятие создает резерв отпусков, оно учитывает всех работников, которые не использовали свои отпуска, в том числе и тех, которые вместо причитающихся им дней отпуска захотят получить денежную компенсацию.
Таким образом суммы, выплачиваемые как компенсация за неиспользованные дни отпуска, уже отражены в расходах предприятия при помесячном начислении обеспечения на оплату отпусков.
Следовательно, в бухгалтерском учете компенсацию надо отражать как обычные отпускные (по дебету субсчета 471), чтобы искусственно не были завышены расходы предприятия.
В случае если в соответствии с П(С)БУ резерв отпусков не создавался или его сумма не покрывает размера выплачиваемой компенсации, расходы, связанные с начислением компенсации за неиспользованные дни отпусков, отражают в зависимости от места работы сотрудника по дебету счетов:
♦ 15 «Капитальные инвестиции»;
♦ 23 «Производство»;
♦ 91 «Общепроизводственные расходы»;
♦ 92 «Административные расходы»;
♦ 93 «Расходы на сбыт»;
♦ 94 «Прочие расходы операционной деятельности».
Согласно пп. 14.1.48 п. 14.1 ст. 14 разд. I НК Украины компенсационные выплаты, осуществляемые в связи с отношениями трудового найма (в рассматриваемом случае — компенсация за неиспользованный отпуск), являются заработной платой.
В соответствии с пп. 164.2.1 п. 164.2 ст. 164 разд. IV НК Украины они подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).
На том же основании суммы компенсации облагаются военным сбором (п.161 поразд. 10 разд. ХХ НК Украины).
Кроме того, поскольку компенсационные выплаты входят в состав заработной платы, сумма компенсации за неиспользованный отпуск является базой для начисления ЕСВ (ст. 7 Закона о ЕСВ). К сумме компенсации применяют те же ставки ЕСВ, что и для заработной платы, то есть в общем случае — 22 %, а для инвалидов, работающих у юридических лиц, — 8,41 %.
Таким образом, необходимо произвести все стандартные начисления и удержания (НДФЛ, военный сбор и ЕСВ).
При этом нужно помнить, что если компенсация по каким-либо причинам начисляется после увольнения работника, сумма компенсации не подлежит обложению ЕСВ, поскольку является платой за неотработанное время.
Такой вывод можно сделать на основании норм ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ.
Если работник увольняется, не отработав месяц полностью, из-за чего база начисления ЕСВ по такому работнику оказалась меньше минимальной зарплаты (МЗП), требование о ЕСВ с МЗП применять не нужно.
Это следует из п. 8 разд. ІІІ Инструкции № 449, в котором прямо сказано, что «минимальное» правило применяют только в том случае, когда работник находился в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработал все календарные дни отчетного месяца. Следовательно, если работник уволен последним рабочим днем месяца, отработав его полностью, правило о начислении ЕСВ с МЗП соблюдать надо.
Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск, как правило, начисляется одновременно с заработной платой, поэтому сумма компенсации включается в состав месячного налогооблагаемого дохода.
Следовательно, для определения объекта обложения НДФЛ и военным сбором будет учитываться вся сумма дохода за месяц (зарплата + компенсация за неиспользованный отпуск).
Если из дохода работника производятся удержания по исполнительным листам (например, алименты), сумма компенсации за неиспользованный отпуск также является объектом взыскания, поскольку согласно ст. 73 Закона об исполнительном производстве она не относится к выплатам, на которые не может быть обращено взыскание.
Предприятие, осуществляющее начисление суммы компенсации, является по отношению к работнику налоговым агентом.
Следовательно, все налоги и удержания (НДФЛ, военный сбор и ЕСВ) должны быть уплачены в бюджет в момент перечисления суммы компенсации в адрес нового места работы работника (пп. 168.1.2 п. 168.1 ст. 168 разд. IV НК Украины).
Предприятие, с которого увольняется работник, в отчетности отражает сумму «переводной» компенсации в общем порядке, аналогично компенсации, выплачиваемой на руки.
Если по каким-либо причинам компенсация начислена, но не перечислена, то в течение 20 дней, следующих за последним днем отчетного периода, в котором было произведено начисление, необходимо уплатить ЕСВ (абзац 1 ч. 8 ст. 9 Закона о ЕСВ).
Кроме того, в течение 30 дней необходимо уплатить НДФЛ (пп. 168.1.5 п. 168.1 ст. 168 разд. IV НК Украины).
Предприятие, получившее такие денежные средства, не отражает их в составе доходов и, соответственно, в составе расходов при выплате работнику.
Суммы компенсации, выплачиваемые работнику на новом месте работы, нужно отражать на субсчете 663 «Расчеты по прочим выплатам», а не на субсчете 661 «Расчеты по заработной плате».
Иногда случается, что работник хочет взять отпуск перед увольнением — в этом случае возможны два варианта оформления, подробно о которых рассказано в статье «Отпуск с последующим увольнением». А для того чтобы сделать расчеты без ошибок — можно использовать онлайн калькулятор расчёта при увольнении по собственному желанию 2021; он поможет быстро и без труда расчитать сумму, которую необходимо выплатить работнику. При этом важно помнить, что гражданам, увольняющимся или уволенным по другим основаниям, компенсация также полагается.
- Увольняясь, вам выплатят деньги за все оставшиеся дни отдыха. Это обязанность работодателя, которую недопустимо игнорировать. Если вы не отдыхали два года подряд, то деньги выплатят за 54 дня.
- Разрешено уйти на отдых с дальнейшим увольнением. При таком варианте развития событий вам будут выплачены в полном размере положенные за весь период отпускные, вы сможете спокойно отдохнуть, а потом уже начать искать новую работу. Важно понимать, что делать это придется либо по утвержденному в компании графику, либо по согласованию с начальством. Если просто написать заявление и завтра не прийти, получится прогул.
Шаг 2. Выберите длительность вашего отпускного периода по закону: калькулятор расчета компенсации при увольнении в 2021 году предлагает выбор из списка с подсказками, вы можете ввести количество дней отпуска вручную.
Однако есть важные исключения. Представители Минфина выразили определенную позицию, что денежная выплата дополнительного отпуска за вредные условия труда не облагается НДФЛ. Выплата освобождается от налогообложения при соблюдении следующих условий:
Составляется такое заявление только в том случае, если работник хочет заменить отдых денежной выплатой. В случае увольнения или выхода на пенсию писать его не нужно. В этих случаях возмещение за оставшиеся дни рассчитают и выплатят автоматически.
Дата выдачи: последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ), так как и эти выплаты являются частью полного расчета, который производится в указанный день. Помните, что в этот день работнику необходимо не только выплатить положенные зарплату, премию и все возможные компенсации (те, что предусмотрены законом, трудовым или коллективным договором либо локальным нормативным актом), но и выдать справки и трудовую книжку.
- 28 — в большинстве случае;
- 30 — работникам-инвалидам;
- 31 — несовершеннолетним с ненормированным рабочим днем;
- 35 — занятым на работах с вредными (2, 3 и 4 степени) и(или) опасными условиями труда;
- 44 — трудящимся в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
- 52 — трудящимся в районах Крайнего Севера;
- другое.
Далее — за каждый год человеку положено 28 календарных дней отпуска (это в общем, однако нельзя забывать, что есть категории, которым положены удлиненные оплачиваемые отпуска, например за ненормированный рабочий график).
Сначала посчитаем количество дней в каждом из неполных отработанных месяцев — июле и октябре: разделим 29,3 дня на количество календарных дней в месяце и умножим на количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом месяце время.
- ликвидация организации (отдельных ее частей) или реорганизация;
- сокращение штата (работ) или временная приостановка работ;
- поступление на действительную военную службу;
- выяснившаяся непригодность к работе.
Воспользоваться отпуском можно после 6 месяцев непрерывной работы у одного работодателя. По общему правилу количество дней отпуска складывается из 2,33 календарных дня за каждый отработанный в году месяц: 2,33 * 12 = 27,96.
После определения «отпускного» стажа бухгалтер должен высчитать количество дней неиспользованного отпуска. Как рассчитать компенсацию при увольнении, зависит от того, в каких днях сотруднику начислялся отпуск — календарных или рабочих.
ВАЖНО! Под месяцем в целях расчета понимается не отдельный календарный месяц, а месяц фактического выполнения трудовых функций сотрудником в конкретной фирме с момента, когда он был принят в компанию (например, с 16 июня по 16 июля).
Список использованных документов
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются (ст. 121 ТК РФ):
- время отсутствия на работе без уважительных причин
- время отпусков по уходу за ребенком
- время отпусков за свой счет свыше 14 календарных дней в течение рабочего года
Компенсировать неиспользованный отпуск работодатель может при условии увольнения работника, а также вместо ежегодного отпуска, превышающего 28 дней за отдельный, отработанный год на основании заявления сотрудника. Это право оговорено в ст.126 и 127 Трудового кодекса РФ. Но во многих предприятиях именно на 4 недели предоставляется отдых сотрудникам. Следовательно, денежное возмещение отпуска возможно, в основном, при освобождении специалиста от должности, то есть при его увольнении из организации.
Приведенный выше калькулятор позволяет онлайн рассчитать денежное возмещение не только при увольнении, но и при замене дополнительных дней деньгами.
Далеко не все категории сотрудников могут заменить отдых материальной компенсацией без увольнения. Трудящиеся, не имеющие оснований на возмещение отдыха:
- несовершеннолетние;
- беременные девушки;
- специалистам, работающим по гражданско-правовому соглашению (договор подряда, оказанию услуг);
- сотрудники вредного и опасного производства;
- лица, проработавшие в организации меньше 2-х недель.
Выплата компенсации (без увольнения) вместо отпуска грозит штрафом для юридических и должностных лиц и доначисленным налогом на прибыль.
Когда сотрудник уходит из компании, чаще всего у него есть “неотгулянные” дни отпуска. Бухгалтер рассчитывает сумму этих условных отпускных по особым правилам, удерживает НДФЛ и выплачивает вместе с последней зарплатой и выходным пособием.
Компенсацию не платят сотрудникам, которые просто переводятся из одного подразделения в другое без увольнения. Также ее не выдают внешним совместителям, которые переводятся на основное место работы. А еще ничего не получит работник, которого приняли в штат меньше половины месяца назад и теперь увольняют.
Ответственность за невыплату компенсации
Каждый сотрудник организации, отработавший больше половины месяца, имеет право на получение компенсации за неиспользованный отпуск. Отметим, что оплачиваемый отпуск он заработает только спустя полгода. Но это не имеет отношение к компенсации, которая выплачивается при увольнении.
Если же трудовой договор расторгается, но при расчете эта выплата не фигурирует, то речь идет о нарушении работодателем законодательства. Это влечет за собой ответственность, предусмотренную КоАП РФ, и налагает следующие штрафные санкции:
- на организацию, предприятие и т.д – от 30 до 50 тысяч рублей;
- на индивидуального предпринимателя – от 1 до 5 тысячи рублей;
- на должностное лицо – штраф от 1 до 5 тысяч рублей или предупреждение.
При этом, выплатив штраф, работодатель обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованный отпуск и компенсацию на задержку выплаты. Последняя рассчитывается по нормам Трудового кодекса РФ (статьи 136 и 236).
Расчет при увольнении после отпуска
Практика показывает, что при оформлении увольнения после отпуска, работодатели часто допускают ошибки.
Согласно ст. 3 Закона Украины «Об отпусках», если работник увольняется по собственному желанию, работодатель предоставляет ему неиспользованный отпуск полностью или частично, а потом увольняет. При этом работник считается уволенным последним днем отпуска. Обратите внимание, что данная норма не действует, если работника увольняет работодатель за допущенные нарушения трудовой дисциплины.
Чтобы уволиться в таком порядке, работнику следует написать заявление об увольнении (по собственному желанию), в котором попросить предоставить ему неиспользованный отпуск полностью или частично.
При этом, законодательство предусматривает, сколько отрабатывать при увольнении по собственному желанию. Как мы уже говорили в предыдущих статьях, срок отработки составляет 2 недели, если нет уважительных причин для увольнения без соблюдения этого срока. Однако можно включить неиспользованный отпуск в данные 2 недели закон умалчивает, а значит, вы сможете урегулировать данный вопрос только по согласованию с работодателем.
Если ваше заявление об увольнении не хотят принимать, вы можете отправить его по почте. При этом днем подачи заявления будет считаться дата его регистрации на предприятии.
На основании заявления работодатель должен издать приказ об увольнении. Указанная в приказе дата увольнения будет считаться последним днем отпуска.
Помните также, что, помимо расчета, работодатель обязан выдать в день увольнения трудовую книжку и копию приказа об увольнении в случае, если увольнение было по инициативе работодателя, а в остальных случаях – по вашему требованию.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Отпускные рассчитываются по простой формуле: Отпускные = Средняя дневная зарплата * Количество отпускных дней.
Как узнать среднюю дневную зарплату? Для этого берут последние 12 рабочих месяцев, отнимают от них отпуск за свой счет и нерабочие дни.
Как правильно вычислить период с какого дня нужно отсчитывать год, для определения средней дневной зарплаты? Воспользуемся примерами:
- Если начало отпуска первого числа месяца, к примеру, с 1 августа 2020 года, то расчет берется за период с 1 августа 2019 и по 31 июля 2020 года.
- Если же начало отпуска не с первого числа, к примеру, с 5 августа 2020 года, то расчет берется за полный период с 1 августа 2019 и по 31 июля 2020 года.
- В случае, если отработанных месяцев менее 12-ти, в расчет берется весь отработанный период.
Для быстрого просчета можно воспользоваться онлайн-калькулятором отпускных или провести расчет вручную. Для этого можем воспользоваться реальным примером:
Сотрудник отработал более 1 года в компании и хочет взять оплачиваемый отпуск на 24 календарных дня, начиная с 10 июля 2020 г. Чтобы рассчитать заработную плату необходимо взять период с 10 июля 2019 по 30 июня 2020 года. За этот период было заработано:
- Зар. плата в месяц: 10 000 грн.
- Надбавки в месяц: 500 грн.
- Больничные (первый в январе 2020 года на 7 дней, второй в марте 2020 года на 4 дня): 2000 грн.
- Премиальные (за февраль и май 2020): 3000 грн.
В течении этих 12 месяцев было 8 выходных праздничных дней, которые не включаются в расчет.
В каких ситуациях работник может получить компенсацию за неиспользованный отпуск:
- При увольнении.
- В результате перевода на другое отделение компании.
- При желании заменить отпуск денежной компенсацией.
- При уходе из жизни сотрудника (выплачивается наследникам).
Пример расчета компенсации. В качестве примера возьмем данные:
- Зар. плата: 10 000 грн;
- Отработано более года;
- Отпуск 24 дня;
- В году 365 дней из которых отработано до момента отпуска/увольнения/перевода 158 дней;
- Количество праздничных выходных дней за этот период: 15.