Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вопросы о разъездном характере работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Компенсации при разъездном характере работ
Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.
Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Особенности оформления разъездного характера работы
Работодатель самостоятельно устанавливает перечень должностей, по которым возможен разъездной характер работы. Этот список фиксируется в приказе или отдельном положении, а сноска на него указывается в коллективном договоре.
В документе-основании присутствуют следующие сведения:
-
перечень должностей, для которых установлен специальный порядок работы;
-
список принимаемых первичных документов, подтверждающих поездку;
-
механизм финансирования расходов;
-
размер компенсации.
Сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с локальными актами под роспись. В таком случае можно избежать трудовых споров и недовольства.
Рекомендуем зафиксировать возможность разъездного характера работы в отдельном положении даже при отсутствии явных предпосылок. Ситуация в бизнесе может резко измениться, а выезды сотрудников стать обычным явлением. Для внесения изменений в коллективный договор потребуется проведение переговоров с работниками (ст. 44 и 49 ТК РФ) и регистрация изменений в соответствующем уполномоченном органе по труду, что требует определенных трудозатрат.
Для исключения трудовых споров необходимо изложить порядок возмещения расходов на служебные поездки в письменном виде. В частности, механизм можно прописать в положении о разъездном характере работы или отдельном внутреннем документе, с которыми нужно ознакомить всю целевую аудиторию сотрудников.
У разъездного характера работы есть неоспоримые преимущества для работодателя:
-
уменьшение документооборота, поскольку не формируются внутренние распоряжения и приказы под каждую поездку;
-
сокращение затрат на ведение учета рабочего времени (авансовый отчет не требуется);
-
получение налоговых преимуществ;
-
минимизация затрат по сравнению с отправкой в служебную командировку.
В чём сущность разъездной работы?
Разъездная работа – это разновидность трудовой занятости, при которой работник постоянно находится в различных поездках с целью проведения деловых встреч и выполнения своих обязанностей за пределами организации. Работодатели обязаны прописывать такой характер работы в трудовом договоре, а также оговаривать все особенности такого типа занятости в устной форме при принятии нового сотрудника на работу.
Точных требований относительно оформлений всех поездок работника при разъездном характере работы в законодательстве не установлено, поэтому они полностью зависят от работодателя. Чаще всего, работодатели самостоятельно разрабатывают весь перечень документов для учёта служебных поездок, который может включать маршрутные листы, служебные задания и многое другое.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатели должны возмещать сотрудникам, которые находятся в постоянных служебных разъездах, следующие виды расходов:
- Расходы на дорогу и транспорт.
- Расходы на аренду жилого помещения.
- Дополнительные расходы, которые связаны с проживанием в арендуемом помещении, например, суточное питание.
- Прочие расходы, совершённые работниками по разрешению работодателя.
Все вышеперечисленные расходы, их размеры и порядок возмещения должны прописываться в коллективных договорах, устанавливаться нормативными актами организации, или же трудовым договором.
Недостатки разъездного характера работы
Несмотря на привлекательные условия работы и оплаты труда, постоянные разъезды и путешествия по различным уголкам страны и мира на такой тип занятости соглашаются далеко не все сотрудники. Такая позиция оправдывается минусами данного типа занятости, среди которых выделяют:
- Создание определённых неудобств тем людям, у которых есть собственные семьи. Из-за того, что данная деятельность предполагает постоянные переезды и удалённость от привычного места работы и жительства, семейные люди редко соглашаются на такие условия, так как им необходимо ежедневно проводить время со своими семьями.
- Наличие определённых физических нагрузок, связанных с постоянными перелётами, сменами климатических зон и погодных условий не позволяет работать сотрудникам, имеющим проблемы со здоровьем. Для большого количества людей, особенно не молодых, характерна такая особенность, как зависимость от погоды и климата, из-за которой они могут чувствовать проблемы с самочувствием в силу смены места постоянного пребывания.
- Разъездная работа требует больше времени. Несмотря на повышенную оплату труда и различные денежные бонусы, сотрудники, находящиеся в постоянных служебных разъездах, проводят на своей работе значительно больше времени. Конечно, работник с таким типом занятости не обязан работать сутками, но из-за определённых условий у него появляется обязанность находиться в том месте, в котором он не планировал проводить своё свободное время. Это создаёт некоторые проблемы с планированием своего личного досуга.
- Риск нарушения требований Трудового кодекса со стороны работодателя. В небольших компаниях, которые только начали своё расширение на национальном рынке, сотрудники нередко сталкиваются с недобросовестным отношением работодателя к условиям их занятости. Чаще всего, это выливается таким образом, что работодатель из-за желания сэкономить на служебных поездках не прописывает в трудовом договоре всех особенностей и условий разъездного характера работы. Из-за этого работники выполняют свои обязанности в соответствии с обычным трудовым договором без компенсаций расходов и дополнительных выплат.
Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.
Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.
Незаменимая компенсация
Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация – это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.
Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.
Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.
Оформление в Трудовом Кодексе
При оформлении работника с разъездным характером работы кадровик должен руководствоваться статьей 168.1 главы 24 ТК РФ. Данная статья дает основание на определение компенсации расходов на командировки. До определенного времени все виды выездной деятельности сотрудников списывалось именно на эту статью. Но здесь важно учитывать, что статья 166 дает точное определение командировки. Согласно ей, командировкой в 2020 году считается выполнение служебных обязанностей вне пределов рабочего места в течение определенного срока. Такая формулировка дает основание разделить командировку от выездного характера работы, так как первое предполагает определенный срок времени, второе – один рабочий день.
Такое отличие было замечено при оформлении НДФЛ и страховых взносов, так как их сумма при оплате командировочных снижается. В целях внесения корректировок был принят закон №90 от 30.06.2006, в котором рассматривалась целесообразность применения статьи 168 для определения разъездного характера работы.
Внимание
Учитывая актуальность этого положения, кадровикам следует брать во внимание, что компенсацию расходов по работе выездного характера нельзя оформлять в 2020 году как однодневные командировки. Это уже классифицируется как правонарушение и влечет за собой доначисление не только налогов, но и пеней и штрафов.
Отношения, которые возникают между сторонами трудового соглашения, регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации.
Там указывается, как должен приниматься на должность человек, какие у него вследствие этого возникают права и обязанности, а также в этом нормативном акте оговариваются и прочие нюансы.
При этом самой формулировки выездной работы в нормах нет, но многие компании имеют подобные должности в штатном расписании.
Такие люди должны быть оформлены с обязательным учетом условий труда в рамках законодательства, и за этим следит трудовая инспекция.
При обнаружении правонарушений, сотрудник может инициировать проверку, обратившись в инспекцию самостоятельно, предприятие при подтверждении информации будет оштрафовано.
Ведь важно, чтобы человек, работающий преимущественно вне офиса, получал все необходимое обеспечение, включая надбавки за особенности труда, премии и возмещения понесенных расходов.
Рассмотрим конкретный пример расчета для лучшего понимания процедуры.
К примеру, наемный рабочий, у которого имеется гражданство России, дополнительно к установленной сумме заработной плате получил от непосредственного работодателя еще несколько выплат, в частности:
- 20 тысяч рублей – начислено в качестве компенсации за наем жилплощади в ином населенном пункте;
- 20 тысяч рублей – начислена надбавка за разъездной характер трудовой деятельности.
Положенная компенсация предусмотрена в полном объеме, без каких-либо удержаний. В случае с надбавкой, работодатель должен удержать 2,6 тысячи рублей подоходного налога (по всем регионам России действует единая ставка в 13% — для резидентов).
Дополнительно из начисленной суммы надбавки, наемный сотрудник платит:
- взнос в Пенсионный фонд;
- взнос в ФСС и обязательного медицинского страхования.
Дополнительно возникает необходимость перечислить взнос на травматизм, сумма которого напрямую зависит от используемого тарифа по классу профриска.
Как оформляется разъездная работа
Для командировки руководитель организации издает приказ, работнику оформляются служебное задание и командировочное удостоверение (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»), авансом выдаются денежные средства на оплату расходов. При разъездной работе порядок документооборота и учёта служебных поездок работодатель утверждает самостоятельно.
А как быть с учётом рабочего времени? Вера Игнаткина отмечает, что работодатель в любом случае ведет учёт рабочего времени персонала в унифицированной форме № Т-12 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), где напротив каждого числа месяца проставляет соответствующий буквенный код. Для разъездной работы не установлен собственный код, поэтому она табелируется как обычные рабочие дни.
Помимо кода, необходимо указывать количество часов, что проблематично при такой работе. На практике, как правило, эти часы проставляются согласно указанному в трудовом договоре режиму рабочего времени и отдыха.
Как видите, законодательно не определено, в каких случаях должен быть установлен разъездной характер работы, что в определенном смысле развязывает работодателю руки. Ключевым моментом в данном вопросе является прописание порядка направления сотрудников в служебные поездки, размеров компенсаций, порядка их выплат в локальных нормативных актах работодателя, а также утверждения перечня должностей работников, которым полагаются такие выплаты. Главное — не упускать из виду те соглашения в рамках социального партнерства, которые могут распространяться на сферу деятельности организации.
При грамотном подходе работодатель облегчает себе жизнь. Ведь если работник «путешествует» во время исполнения трудовых обязанностей, установление разъездного характера работы минимизирует риски компании.
Отличие от командировок
Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.
Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто – средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.
Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.
Трудовой договор с водителем-экспедитором
Работнику производятся соответствующие доплаты: 3.5.1.
Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается в двойном размере, за исключением случаев, предусмотренных законом РФ (ст.153 ТК РФ). 3.7. Условия и размеры поощрительных выплат Работодателем Работнику устанавливаются в .
4.3. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им Работодателю, так и за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. 5.2. Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.
6.1. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ. 8.1. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат. 8.2.
Отличия разъездного характера работы от командировок
Рассмотрим отличия в сравнительной таблице.
| Основания отличия | Разъездной характер работы | Командировка |
| Поездки за пределы территории компании | Периодические | Эпизодические |
| Цели поездки | Связаны с трудовой деятельностью непосредственно | Осуществляются для выполнения конкретных поручений |
| Оплата труда за время поездок | Определяется в трудовом договоре | Средний заработок |
| Документальное оформление | Приказ, положение, коллективный или трудовой договор | Приказ в обязательном порядке |
| Возмещаемые расходы | За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с поездками и разрешенные работодателем | За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с выполнением поручения и разрешенные работодателем |
| Способ возмещения | Либо оформление надбавки, либо возмещение на основании подтверждающих документов | В соответствии с подтверждающими расходы документами |
| Сроки | Устанавливается на неопределенный промежуток времени | Имеет конкретные даты начала и окончания |
В чем выгода работодателя
Работодатель ставит такое условие работникам из-за важных преимуществ:
- документооборот, связанный с оформлением поездок, сокращается. Нет необходимости в авансовых отчетах;
- снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, учет рабочего времени. Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок. (по ст. 166 ТК РФ, служебные поездки при разъездном характере командировками не считаются);
- преимущество по оплате налогов;
- нет необходимости создавать обособленные подразделения там, где их нет, и оборудовать рабочие места;
- увеличивается время пребывания иностранных работников на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.