Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовый разрыв: что это и как избежать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.
Что делать, чтобы избежать кассового разрыва?
При наличии платежного календаря есть время и возможность среагировать на приближение кассового разрыва. Однако можно так выстроить процессы, чтобы такие ситуации не возникали.
1. Измените платежную политику. Попробуйте добиться гибкости исходящих платежей и точности поступлений. В идеале нужно, чтобы клиенты перешли на предоплату, а сама компания могла оплачивать свои счета с отсрочкой. Безусловно, это вопрос переговоров, но, если вы достигните в них успеха, компания будет более финансово устойчивой.
2. Выстройте работу с должниками. Отлаженная работа с задолженностью клиентов ускоряет расчеты и получение денег. Для этого можно обсудить сроки платежей с должниками, составить индивидуальные графики выплат, назначить штрафы за нарушение и просрочку. В компании должны быть ответственные лица за работу с дебиторами, чтобы своевременно напоминать о платежах, работать с просроченной задолженностью, вести переписку и переговоры. Бонусная система поощрения тех, кто вовремя платит, тоже срабатывает.
3. Снижайте запасы. Еще один способ противостоять кассовым разрывам – своевременно делать специальные предложения по сезонным товарам, устраивать распродажи запасов, превращая неликвид в наличные. Оптимально, конечно, не доводить до затоваривания и закупать минимальные партии товаров, пользующихся спросом. Тогда деньги не будут надолго выпадать из оборота и будут быстро возвращаться в кассу без длительных пауз.
Эти способы помогут контролировать все деньги, чтобы избежать кассового разрыва.
Завести платежный календарь. Это таблица, куда вы запишете будущие поступления и расходы. Календарь — простейший финансовый инструмент, который помогает компаниям следить за денежным потоком и вовремя реагировать на форс-мажоры.
Скачать шаблон платежного календаря
Брать столько предоплаты, сколько хватит до конца проекта. Учтите все расходы и непредвиденные риски.
Давать клиентам отсрочки платежа, при которых у вас всегда будет хватать денег на выполнение обязательств перед поставщиками, сотрудниками и арендодателями.
Следить за сроками проекта. Когда сроки растягиваются, проект теряет в цене, а значит, уменьшается ваша прибыль.
Иметь деньги про запас. Всегда должны быть деньги на случай, если что-то пойдет не так: сломается станок или сотрудник «уйдет в загул». Когда растут продажи, смотрите не на рост денег в кассе, а ведите учет обязательств и считайте чистую прибыль.
Покупать себе айфон и макбук после того, как все посчитаете: выручку, чистую прибыль, будущие расходы и оставите на развитие бизнеса. Не забудьте про налоги, кредиты и амортизацию.
Определить приоритетность платежей. Решать, кому платить, а кто подождет, предстоит часто. Нужно понять, какие оплаты можно отложить, а по каким вас накажут, даже если просрочить всего на день. Разберитесь один раз, чтобы потом не задумываться всякий раз о важности платежа.
Стимулировать покупателей к предоплате. Небольшие скидки, бесплатная доставка или подарки помогут их склонить заплатить всю сумму или часть денег раньше. Что-то вы потеряете, но это лучше, чем оказаться в кассовом разрыве и в панике его устранять.
Как избежать кассового разрыва
Вероятность возникновения подобных ситуаций сведут к минимуму простые, однако действенные меры:
-
как возможно реже пользоваться кредитными средствами;
-
следить за всеми платежами и постоянно работать с дебиторами, а при просрочке, возникшей даже на день, принимать меры экстренного порядка;
-
работать с постоянными, проявившими себя как надёжные и добросовестные покупателями. Если заказчик новый, следует рассмотреть и возможно потребовать предоплату, дав понять, что в дальше условия взаимодействия станут более лояльными;
-
вести постоянный финансовый анализ ситуации работы предприятия;
-
грамотно составлять и вести платёжный календарь, оптимизировать распределение ресурсов и отслеживать поток денежных средств.
Что делать, если кассовый разрыв уже случился?
Если кассовый разрыв наступил и денег нет, то разбираться почему так случилось уже нет времени. Необходимо срочно закрыть кассовый разрыв. Понять причины возникновения можно после выхода из него, и то при условии, что в компании ведется управленческий учет и данных будет достаточно. Ниже мы опишем необходимые меры по предотвращению и планированию источников покрытия кассовых разрывов.
Путь выхода из сложившейся ситуации можно представить в виде последовательности шагов.
1. Исключение низкоприоритеных платежей
В первую очередь необходимо распределить, какие платежи являются обязательными, а какие можно заплатить позже без существенных штрафов. Счета с наибольшим приоритетом оплачиваются в первую очередь – налоги, кредиты, аренда и другие платежи с определенной датой, нарушение которой может повлечь такие санкции, как пени, штрафы или другие взыскания. Так же к первой группе можно отнести оплату сырья, без которого компания не может продолжать выполнять текущие обязательства.
Оплата персонала, выплаты поставщикам и некоторые обязательные офисные платежи не имеют определенных сроков выплат – такие платежи возможно сдвинуть на несколько дней.
В третью группу попадают все необязательные платежи, от которых можно отказаться – затраты на обучение, представительские расходы и другие. Платежи из этой группы можно не осуществлять вообще.
2. Получить оплату раньше
Проведите работу с дебиторской задолженностью – обзвоните всех клиентов, должников. Если клиент просрочил платеж, можно разослать письма с претензиями, приостановить работы или задержать отгрузку, обратиться в суд.
Если выплата только предстоит, то можно договорится об оплате сейчас под гарантийные обязательства доделать все в срок или раздробить платеж в соответствии с уже проделанной и принятой работой.
3. Увеличить сроки оплаты поставщикам
Если компании необходимо оплатить в ближайшее время крупную сумму поставщикам – договоритесь об отсрочке или постарайтесь разбить платеж на более мелкие суммы. При этом желательно, несмотря на нехватку денег, платить своим поставщикам постоянно, хоть и меньшими суммами. Таким образом, Вы покажете свою заинтересованность в продолжении партнерских отношений и покажите, что прикладываете все силы для погашения задолженности. В противном случае, кредиторы могут обратиться в суд и тогда по решению суда со счетов компании могут списать полную сумму задолженности.
4. Стимулирование продаж
В ситуации, когда деньги в бизнесе не на расчетном счету, а в запасах на складах, может помочь проведение маркетинговых акций, предоставление скидок на сезонные товары, распродажи. Затоваривание одна из основных причин выпадения денежных средств из оборота торговых компаний. Чтобы деньги возвращались быстро обратно необходимо контролировать закупки и вовремя избавляться от лишнего товара.
5. Использование собственных средств
Финансирование деятельности компании за счет собственных средств компании, например, собственники направляют дивиденды на финансирование бизнеса.
Кроме чистой прибыли компания может продать или сдать в аренду неиспользуемое оборудование, автомобили и другое имуществу. Рассмотреть возможность сдачи в аренду помещений, которые принадлежат компании или собственнику.
Для выхода из кассового разрыва собственники могут внести собственные средства на расчетный счет компании, это поможет оперативно закрыть кассовый разрыв в случае его возникновения.
6. Использование заемных средств
Кредит на погашение задолженности — хоть и очевидное решение, но крайне нежелательное. Получить кредит на хороших условиях в кратчайшие сроки крайне проблематично, когда кассовый разрыв уже наступил. Поэтому кредит с такими может и не помочь, а только усугубить ситуацию, когда подойдет срок платить по кредиту и процентам.
Помимо кредита можно воспользоваться и другими финансовыми инструментами: овердрафтом и факторингом. Факторинг позволяет получать деньги сразу после подписания акта за вычетом комиссии фактора. А овердрафт к расчетному счету позволяет уходить в минус при нехватке средств на согласованный лимит. При этом в счет погашения овердрафта будут списываться все последующие поступления на расчетный счет.
Что делать, если разрыв уже случился
Попробовать выбраться из финансовой ямы без займа. Договориться с поставщиками, сотрудниками, заплатить налоги частями. Сделать все, чтобы ликвидировать разрыв и не брать в долг у банка.
Если таким образом не получилось, можно воспользоваться овердрафтом, кредитом, инвестициями или выручить компанию личным капиталом.
Ну и самая ужасная идея, которая может прийти вам в голову, — задержать зарплату. Мы не рекомендуем так делать ни как бухгалтеры, ни как предприниматели. Ведь таким образом вы уроните боевой дух сотрудников и будет еще сложнее выбраться из разрыва.
Перестать копать финансовую яму и начать считать. Теперь к расходам, которые компания несет каждый месяц, добавились долговые обязательства.
Чтобы ситуация от ввода денег не усугубилась, нужно понимать, где находится отметка «ноль». Сколько товара нужно продать, чтобы выручка покрыла обязательства, а прибыль — расходы. Эта отметка «ноль» и будет точкой безубыточности (ТБУ).
Она может быть выражена сразу в нескольких показателях: в деньгах (выручке), количестве продуктов или услуг, которые нужно продать, или количестве клиентов, которых нужно обслужить.
Что такое кассовый разрыв
Кассовый разрыв — это ситуация, когда в бизнесе есть временный недостаток денег на выполнение обязательств. Например, предприниматель взял крупный заказ, потратился на его выполнение, а клиент просрочил платеж на несколько месяцев. В итоге бизнесмену нечем платить аренду, хотя компания прибыльная. Так часто случается, если бизнес работает по постоплате с отсрочкой платежа.
Важно определиться с терминами: не путайте кассовый разрыв и убыток, это разные явления.
-
Кассовый разрыв — это ситуация, когда компания прибыльная, но временно не может пользоваться уже заработанными деньгами.
-
Убыток — когда бизнес работает в минус, то есть если из выручки вычесть все расходы, получается отрицательная сумма.
Как решить проблему возникшего разрыва
Кассовый разрыв — это временная нехватка денег. Значит, чтобы решить проблему с разрывом, нужно или достать деньги, или избежать расходов. Вот какие существуют варианты действий.
Оптимизировать обязательства. Редкий случай в борьбе с кассовым разрывом, но может сработать в кризисной ситуации. Например, если у бизнеса не хватает денег на оплату аренды офиса, можно от него вовсе отказаться и перевести сотрудников на удаленный формат работы. Или проанализировать загрузку склада, и если он часто пустует, переехать в другой, меньше и дешевле.
Этот способ может помочь, только если бизнес долго отслеживает денежные потоки и занимается долгосрочным прогнозированием, то есть может увидеть перспективу кассового разрыва за несколько месяцев до его появления.
Попросить отсрочку. Часто причиной кассового разрыва становится рост дебиторской задолженности. Она же является одним из способов дождаться гонораров за выполненную работу — только должником должен стать сам бизнес.
Если кассовый разрыв возникает из-за обязательства оплатить договор аренды или поставку каких-то материалов, стоит попробовать договориться с арендодателем и контрагентами.
Как посчитать кассовый разрыв
Подобные финансовые провалы временны и устраняются по мере поступления на счета организации денежных средств, основанием для перевода которых являются ранее выполненные работы или оказанные услуги, а также реализация товарной продукции. Расчет вероятности наступления основывается на простой модели, и реализуется в рамках любой отрасли или сферы. Одна из ключевых задач в грамотном управлении бизнесом — предупреждение локальных дефолтов, и оперативное решение вопросов, связанных с поиском ресурсов для критически важных выплат.
Важно отметить, что определение кассового разрыва не является тождественным ситуациям, при которых отсутствие денег на расчетных счетах становится следствием убыточной деятельности. Если причина невозможности погашения долгов на конкретный момент времени кроется в этом — речь идет уже о потенциальном банкротстве, либо о радикальном пересмотре ключевых бизнес-процессов, выявлении недостатков и их оперативном устранении.
Минимизировать последствия, или вовсе предотвратить наступление локального дефолта, можно различными способами. Услуги, предоставляемые банковскими организациями, ведущими расчетно-кассовое обслуживание корпоративных клиентов, предусматривают возможность использования овердрафта, факторинга или получения займа. Кроме того, в современных реалиях небольшая просрочка по платежам — при условии налаженной коммуникации между контрагентами — обычно не считается критичным поводом для применения штрафных санкций и расторжения контрактов.
Однако все перечисленные варианты так или иначе создают дополнительные сложности, снижают маржу и уменьшают прибыль. Говоря о том, как избежать покрытия временных кассовых разрывов на предприятии, отметим, что это следует делать до их наступления, а не после. Среди актуальных инструментов:
- Организация грамотного финансового планирования.
- Контроль за кредиторской и дебиторской задолженностью.
- Обеспечение запаса наиболее востребованной продукции.
- Поддержание стабильного денежного потока.
- Формирование резервного фонда.
В теории также рекомендуется заранее согласовывать с клиентами размер неустойки — суммы штрафа, которую контрагент должен будет выплатить за каждый день просрочки. Однако на практике подобные меры применяются не столь часто.
Как быстро и эффективно устранить кассовый разрыв
Решение проблемы осуществляется в три этапа: выяснение причины, ее устранение, ликвидация последствий. Самая распространенная ошибка ИП и ООО — начинать сразу с последствий, без выявления причины.
Начнем с первого шага и разберемся, что входит в финансы компании. Все деньги бизнеса условно разделены на три сектора: основные фонды (ОФ), оборотные средства (ОС), прибыль. Первый сектор — это хозяйственный объект, оборудование, мебель, в общем, все, что нужно для организации бизнеса. Сюда нужно ежемесячно отчислять средства на амортизационные расходы. Оборотные финансы — конкретная сумма, которая нужна для текущей деятельности компании. Прибыль — чистый доход предприятия, который образуется в результате правильных операционных процессов.
Кассовый разрыв возникает в секторе с оборотными средствами. Чтобы эффективно устранить его, вы должны знать, как выявить причину по бух отчетности.
Проанализируйте направление денежных потоков. Возможно, вы забираете из бюджета больше денег, чем фактически зарабатываете, либо развиваете ОФ за счет оборотных средств, а не прибыли. Еще одной причиной может быть изначальное недостаточное обеспечение компании нужным объемом ОС. Как определить, какой именно объем нужен сейчас вашему бизнесу?
Для наглядного примера составим в Excel 2 таблицы для подсчета прямых и косвенных затрат.
Прямые затраты.
Как составить платежный календарь и работать с ним
Платежный календарь — это таблица, в которой все поступления и расходы денег распределены по дням. В его составлении участвуют несколько отделов:
- Служба продаж предоставляет данные о поступлениях.
- Отдел снабжения дает сведения о предстоящих оплатах за материалы, товары, услуги.
- Финансовая служба заносит в календарь информацию о зарплате, налогах, платежах по кредитам.
При формировании платежного календаря обратите особое внимание на строку «Остаток на конец периода». По итогам каждого дня в ней должна быть положительная величина.
Минус в этой строке означает, платить за расходы этого дня будет нечем. Поправить ситуацию можно так:
- Договориться с покупателями, чтобы заплатили пораньше.
- Договориться с поставщиками об отсрочке.
- Запланировать получение кредита.
Как возникает кассовый разрыв
Разрыв возникает вне зависимости от прибыльности и масштабов бизнеса. Доходит до того, что в многомиллионной компании не хватает денег на самые небольшие операции. Причина для этого одна — рассинхронизация прихода и расхода денежных средств. То есть деньги приходят позже, чем они были нужны. Случиться это может в одном из трех случаев:
В производстве мороженого есть явная сезонность — выручка летом перекрывает затраты прохладных месяцев. Чем ближе к высокому сезону, тем меньше денег на счету. Рассчитывать на дополнительные вливания не приходится, а каждый потраченный впустую рубль может отправить компанию в кассовый разрыв.
Самое неприятное, когда эти ситуации совпадают — вы должны предоплатить сырье, дождаться оплаты от покупателей и рассчитаться по налогам, чтобы счета не заморозили. Такие совпадения могут вывести компанию из бизнеса, поэтому их нужно планомерно просчитывать.
Формирование предварительной версии платежного календаря осуществляется путем сведения в единую таблицу всех планов поступлений и предполагаемых расходов.
Для этого все планы поступлений и предполагаемых расходов подвергаются контролю и согласованию и в обязательном порядке ранжируются по приоритетам.
Ведение фактического платежного календаря и сравнение с запланированным платежным календарем дает возможность ежедневно осуществлять контроль и оперативно принимать решения по проведению всех необходимых платежей предприятия, производить как плановые платежи, так и срочные внеплановые платежи.
Отметим, что грамотно спланированный платежный календарь при должном уровне финансовой дисциплины позволяет правильно распоряжаться временно свободными денежными средствами, поступающими от результата основной деятельности и получать максимальный результат от использования временно свободных денежных активов предприятия.
Меры по предотвращению кассовых разрывов и планированию источников их покрытия
Компаниям необходимо разработать и внедрить систему мер по предотвращению кассовых разрывов и находить источники покрытия кассовых разрывов.
К обязательным элементам этой системы можно отнести следующие мероприятия:
-
планирование бюджета расходов и платежей;
-
планирование бюджета доходов и поступления денежных средств;
-
контроль за заявками на платеж;
-
составление кассового плана;
-
составление платежного календаря;
-
разработка критериев для очередности платежей.
Кассовый разрыв: что это такое простыми словами
Кассовый разрыв — это ситуация, когда предприятие должно оплатить кредитору (одному или нескольким) поставку, но не имеет на это средств по той причине, что перед ним к моменту, когда наступил срок платежей, не рассчитался другой контрагент (один или несколько).
Или — по другим причинам. Например — чисто техническим, когда деньги в кассе (или на расчетном счету) есть, но воспользоваться ими нельзя. Так, в случае с кассой с наличными может элементарно сломаться и перестать открываться денежный ящик. В случае с расчетным счетом проблема может быть серьезнее — например, блокировка счета налоговой.